Estudios de Factibilidad:

Estudios de Factibilidad: En general los análisis de factibilidad más profundos, o los estudios de factibilidad, se completan durante la fase de diseño de sistemas, en general durante la consideración de la evaluación de las diferentes alternativas de solución propuestas. Los estudios de factibilidad consideran la factibilidad técnica, económica y operacional de cada alternativa, así como si el proyecto es o no apropiado dados los factores políticos y otros del contexto institucional. Factibilidad operacional: Esta factibilidad comprende una determinación de la probabilidad de que un nuevo sistema se use como se supone. Deberían considerarse cuatro aspectos de la factibilidad operacional por lo menos. Primero, un nuevo sistema puede ser demasiado complejo para los usuarios de la organización o los operadores del sistema. Si lo es, los usuarios pueden ignorar el sistema o bien usarlo en tal forma que cause errores o fallas en el sistema . Segundo, un sistema puede hacer que los usuarios se resistan a él como consecuencia de una técnica de trabajo, miedo a ser desplazados, intereses en el sistema antiguo u otras razones. Para cada alternativa debe explorarse con cuidado la posibilidad de resistirse al cambio al nuevo sistema. Tercero, un nuevo sistema puede introducir cambios demasiado rápido para permitir al personal adaptarse a él y aceptarlo. Un cambio repentino que se ha anunciado, explicado y “vendido” a los usuarios con anterioridad puede crear resistencia. Sin importar qué tan atractivo pueda ser un sistema en su aspecto económico si la factibilidad operacional indica que tal vez los usuarios no aceptarán el sistema o que uso resultará en muchos errores o en una baja en la moral, el sistema no debe implantarse. Una última consideración es la probabilidad de la obsolescencia subsecuente en ele sistema. La tecnología que ha sido anunciada pero que aún no está disponible puede ser preferible a la tecnología que se encuentra en una o más de las alternativas que se están comparando, o cambios anticipados en las practicas o políticas administrativas pueden hacerse que un nuevo sistema sea obsoleto muy pronto. En cualquier caso, la implantación de la alternativa en consideración se convierte en impráctica. Un resultado frecuente de hallazgos negativos acerca de la factibilidad operacional de un sistema es que éste no se elimina sino que se simplifica para mejorar su uso. Otras posibilidades son que los programas de relaciones públicas o de entrenamiento estén diseñados para enfocarse a sobreponerse a la resistencia a un nuevo sistema, o se desarrollan formas para hacer fases en el nuevo sistema en un largo periodo para que el cambio total, que traumatizaría a los usuarios u operadores, se convierta en una serie de pequeños cambios . ________________________________________ Factibilidad Técnica: El análisis de factibilidad técnica evalúa si el equipo y software están disponibles (o, en el caso del software, si puede desarrollarse) y si tienen las capacidades técnicas requeridas por cada alternativa del diseño que se esté considerando. Los estudios de factibilidad técnica también consideran las interfases entre los sistemas actuales y nuevo. Por ejemplo, los componentes que tienen diferentes especificaciones de circuito no pueden interconectarse, y los programas de software no pueden pasar datos a otros programas si tienen diferentes formatos en los datos o sistemas de codificación; tales componentes y programas no son compatibles técnicamente. Sin embargo, puede hacerse una interfase entre los sistemas no compatibles mediante la emulación, la cual son circuitos diseñados para hacer que los componentes sean compatibles, o por medio de la simulación, que es un programa de cómputo que establece compatibilidad, pero con frecuencia estas formas de factibilidad técnica no están disponibles o son demasiado costosas . Los estudios de factibilidad técnica también consideran si la organización tiene el personal que posee la experiencia técnica requerida para diseñar, implementar, operar y mantener el sistema propuesto. Si el personal no tiene esta experiencia, puede entrenársele o pueden emplearse nuevos o consultores que la tengan. Sin embargo, una falta de experiencia técnica dentro de la organización puede llevar al rechazo de una alternativa particular. ________________________________________ Factibilidad Económica: Los estudios de factibilidad económica incluyen análisis de costos y beneficios asociados con cada alternativa del proyecto. Con análisis de costos/beneficio, todos los costos y beneficios de adquirir y operar cada sistema alternativo se identifican y se hace una comparación de ellos. Primero se comparan os costos esperados de cada alternativa con los beneficios esperados para asegurarse que los beneficios excedan a los costos. Después la proporción costo/beneficio de cada alternativa se compara con las proporcionan costo/beneficio de las otras alternativas para identificar la alternativa que sea más atractiva e su aspecto económico. Una tercera comparación, por lo general implícita, se relaciona con las formas en que la organización podría gastar su dinero de modo que no fuera en un proyecto de sistemas . Los costos de implementación incluyen comúnmente el costo remanente de la investigación de sistemas (ara este propósito, los costos en los que ya se ha incurrido no son relevantes), los costos de hardware y software, los costos de operación del sistema para su vida útil esperada, y los costos de mano de obra, material, energía, reparaciones y mantenimiento. A través del análisis de costo/beneficio, la organización debe apoyarse en los conceptos tradicionales de análisis financiero y las herramientas como teoría del valor presente, análisis de costos diferenciales y análisis de flujos descontados. Algunos costos y beneficios pueden cuantificarse fácilmente. Los beneficios que pueden cuantificarse con facilidad son de dos tipos generales: Ahorros en costos, tales como una disminución en costos de operación y aumentos en las utilidades directas. Como un ejemplo de lo último, un cliente podría haber contratado la suministración de pedidos de una cantidad conocida si la organización implanta un sistema que información que proporcione al cliente información continua acerca del estado de la producción en proceso de los embarques planeados de mercancía, de tal forma que a los clientes de dicho cliente pueda dárseles estimaciones exactas de cuándo estará disponible la mercancía. Un problema importante con el análisis de costos/beneficio es la atención inadecuada de costos y beneficios intangibles. Éstos son aspectos de las alternativas de los nuevos sistemas que sí afectan los costos y utilidades y deberían evaluarse pero que los afectan en formas que no pueden cuantificarse fácilmente. Los factores intangibles con frecuencia están relacionados a la calidad de la información proporcionada por el sistema y a veces a formas sutiles en que esta información afecta a la empresa, tal como alternando las actitudes para que la información sea vista como un recurso. Con frecuencia los diseñadores de sistemas no están a gusto basando sus recomendaciones en intangibles "vagos" que deben estimarse en forma contraria a lo que se llama "hechos Duros" de costos y beneficios fácilmente cuantificables; prefieren justificar sus recomendaciones con datos determinados objetivamente. Cuando se da mayor importancia a los costos y beneficios cuantificables que a los costos y beneficios intangibles, quizá haya una desviación contra el nuevo sistema por que la mayoría de los costos pueden cuantificarse de manera fácil, mientras muchos de los beneficios más importantes pueden ser intangibles y por lo tanto no se consideran correctamente. Dos beneficios intangibles son el servicio a clientes y mejor información administrativa. Por ejemplo, los clientes pueden recibir información puntual y exacta acerca de los envíos, estados y otros informes más exactos, y nuevos servicios. Los cajeros electrónicos en los bancos que permiten a los clientes realizar operaciones 24 horas al día y que pueden resultar en un mayor número de clientes y utilidades para el banco, son un ejemplo de un servicio al cliente. Además, un nuevo sistema puede proporcionar una mejor imagen de la organización a sus clientes, vendedores, y empleados, que ayuda a atraer más clientes a que ayuda a retener a los empleados. Los beneficios intangibles importantes pueden ser adquiridos de un nuevo sistema de información. Es cierto que el principal ímpetu al desarrollar un nuevo sistema puede ser la expectativa de información más exacta y a tiempo, un mejor formato de los informes, o informes que estén más enfocados a áreas particulares de problemas. Por ejemplo, los informes pueden recibirse más pronto después del cierre del periodo, o el nuevo sistema puede hacer que la información esté disponible con base en preguntas durante todo el tiempo. Además en muchos casos el nuevo sistema proporciona información que antes no estaba disponible, como información de los costos estándares o incrementos en los costos. También pude haber menos beneficios intangibles obvios. Un nuevo sistema puede proporcionar mejor control sobre las operaciones de la organización, o puede ser que la auditoría sea más rápida o a un costo menor. Un beneficio intangible final es que la experiencia obtenida de la investigación de sistemas y del uso de un sistema de información más avanzado a menudo coloca a la organización en una mejor posición para tomar ventajas de desarrollos futuros en tecnología de computación y sistemas de información. Por ejemplo, es posible que la experiencia obtenida del desarrollo de una base de datos de personal tenga mucho valor si la organización decide implantar una base de datos financiera; no sólo estará afectando positivamente l diseño de la base de datos financiera, sino que también existirá una reducción en los costos de su desarrollo, que es un ahorro en costos hacia el siguiente proyecto de sistemas que debería considerarse como un beneficio proporcional por el proyecto actual. La mayoría de los costos y beneficios intangibles de una alternativa afectan en forma indirecta las utilidades, pero esto es difícil de medir. La siguiente es una forma de cuantificar los costos y beneficios intangibles: 1. Identificar las causas y efectos directos. Por ejemplo, el efecto directo de computarizar tareas repetitivas puede ser que un nuevo sistema mejore los trabajos actuales y mejore la moral. 2. Identificar los efectos indirectos. Por ejemplo, una mejor moral puede resultar en cerca de 5% menos ausentismo y un 10% menos en el índice de rotación de empleados. 3. Estimar el impacto económico de los efectos indirectos para la vida estimada del sistema. Por ejemplo, una reducción en los retrasos de la programación y horas extras debidas a la reducción del ausentismo puede ahorrar casi $2,000 al año, y una reducción en los costos de entrenamiento debidos a una reducción en la rotación de los empleados puede ahorrar hasta $3,000 al año. El beneficio total (ahorro en costos) debido a una mejora en los empleos sería entonces $5,000 al año o de $20,000 para una vida estimada de 4 años del sistema. Esta forma puede usarse para una gran variedad de costos y beneficios intangibles. Aunque arbitraria y subjetiva, es preferible a ignorar los intangibles. Esta forma puede describirse como “hacer tangibles los intangibles”. Una forma alternativa es dejar sin cuantificar a los intangibles. Después, los usuarios y diseñadores de sistemas los estudian y llegan a un acuerdo acerca de la importancia relativa de lo cuantificado y de los costos y beneficios intangibles. Sin embargo, con frecuencia los costos y beneficios intangibles no se analizan completamente, y no se hace ningún intento para llegar a un acuerdo acerca de su importancia. Estudio de factibilidad Consideraciones previas para evaluar la eleccion de un equipo ¿Qué debemos evaluar para seleccionar un equipo? En primer lugar, la arquitectura del equipo que analizamos, esto implica evaluar cual es la arquitectura que mejor se adapta para el procesamiento de las aplicaciones que pensamos desarrollar en nuestro futuro equipo. En este punto, debemos evaluar la filosofía con que fue construida la computadora y la orientación técnica de sus componentes, en relación con el tipo de procesamiento para el que fue pensado originalmente. Según la filosofía de su construcción, el procesamiento puede ser: centralizado, descentralizado o distribuido, y de acuerdo a la envergadura de algunas compañías, una mezcla e ellos. Cada una de estas filosofías apunta a resolver los distintos problemas que puede enfrentar una Empresa, en relación con el procesamiento de datos, y a su vez, contemplan las pautas políticas con que cada Empresa encara la resolución de sus problemas. Como vemos, los equipos de computación abarcan un amplio espectro en lo que hace a la problemática empresarial, y esto es así, porque de esta forma los proveedores de equipos se aseguran una mayor penetración en el mercado. Cada filosofía establece un diseño o arquitectura de construcción de cada dispositivo de la "maquina", y es en función de esas pautas que se determinan el tamaño, capacidad, velocidad, etc., de cada componente del sistema. Por lo expuesto, resulta imprescindible el conocimiento del "problema" de la Empresa, antes de iniciar la evaluación técnica que permita definir la filosofía, arquitectura y tipo de procesamiento a emplear. Por tal motivo, será necesario conocer y comprender las particularidades del "Negocio" de la Empresa, que además evitara desvíos en la caracterización de sus problemas por consideraciones de tipo teórico fuera de su contexto. Por otra parte, se deberán analizar los motivos por los cuales la Empresa decide invertir en equipos de computación. Estos pueden ser: 1. Por encontrarse en etapa de expansión 2. Por prever una futura etapa de expansión 3. Por encontrarse en etapa de recesión (Necesidad critica de reducir costos) En los dos primeros casos, el desarrollo de sistemas esta ligado al desarrollo de la Empresa, por tal motivo, invierte en computación. En el tercer caso, la inversión en computación forma parte de un "Plan de Austeridad" y entonces, solo el ahorro inmediato justifica la misma. Puede observarse que, en cada caso, las restricciones sobre el proyecto actúan de manera diferente, y son un condicionante critico tanto para definir la configuración, como para dimensionar la instalación, si bien en los tres casos estamos frente a un "Estudio de Factibilidad para incorporar un computador". Generalmente, suele pensarse que el diseño de la configuración de una instalación solo depende del volumen de información a procesar, y que una vez cuantificada esta variable el responsable del proyecto decide cuantas terminales, impresoras, etc., necesita. Sin lugar a dudas, esto es un grave error, dado que el volumen de la información, como parámetro, incide en la evaluación de las velocidades de cada dispositivo y en la forma de almacenamiento de los datos, pero no determina el diseño de la configuración, que necesariamente estará condicionada a las políticas que encuadran al proyecto. Como hemos visto, la configuración debe contemplar los aspectos políticos que la condicionan, los volúmenes, las velocidades y capacidad de los dispositivos, y finalmente los aspectos técnicos referidos al hardware y software. La complejidad que presenta la evaluación de un proyecto de inversión como la toma de un computador, impone la utilización de una metodología que establezca una disciplina de trabajo que permita el planeamiento y control del proyecto, facilite la asignación de tareas y mejorar las estimaciones, y en definitiva nos permita reducir el riesgo. En el presente trabajo se formula una metodología para efectuar un Estudio de Factibilidad para la toma de un computador que contempla los aspectos mencionados anteriormente, si bien este no es el único proyecto de inversión en informática que requerirá ser evaluado, también se pueden dar los siguientes casos: • Reemplazo del actual computador • Reestructuración del área de sistemas • Revisión parcial de la instalación • Procesamiento de determinadas aplicaciones • Aplicaciones especificas (Robótica, Sistemas Expertos, etc.) En cada caso, se deberá evaluar que etapas y fases de la metodología se deberán utilizar, pero el común denominador será que el Estudio de Factibilidad tiene por objeto transformar un acto aventurado de inversión, en una decisión de riesgo calculado. La ausencia de una metodología se debe más a la falta de apreciación del riesgo involucrado, que a la dificultad para su formulación y posterior ejecución. 2. Establecer la estrategia La Estrategia De Negocio Como hemos visto resulta imprescindible conocer el problema de la Empresa, las particularidades de su Negocio y los motivos que la impulsan a estudiar la Factibilidad de un proyecto de inversión en informática. Todos estos aspectos y las estimaciones sobre la evolución del Negocio, se contemplan en la estrategia global de la compañía y es esta la que define las políticas que condicionan el proyecto. Las fluctuaciones del mercado, la competencia, el volumen de la demanda, el análisis del producto o servicio que provee la Empresa, entre otros, determinan factores esenciales para definir una estrategia de Negocio, que considere, por ejemplo, las inversiones a realizar para el mediano y largo plazo, su volumen y rubros específicos; reequipamiento fabril, utilización de tecnología de punta, desarrollo de nuevas marcas y productos, ampliar su participación en el mercado, posibilidades de diversificación del Negocio; mejorar la oficina operativa, incursionar en mercados extranjeros, etc. Sobre el análisis de la situación actual de la Empresa y la evolución de sus operaciones, se formularan las alternativas estratégicas de Negocio, las que luego de ser evaluadas permitirán establecer los objetivos de Negocio a mediano y largo plazo, en el marco de un plan estratégico. La evaluación de un proyecto de inversión informática como ser la toma de un computador, no puede sustentarse exclusivamente en las necesidades de información actuales de la Empresa, ya que se estaría obviando una parte importante del problema, por lo tanto, la evaluación de la situación actual de la Empresa como restricción para el desarrollo del proyecto deberá confrontarse con la visión que tiene la organización de sus problemas y los cursos de acción que define a partir de un plan estratégico, lo que significa analizar las necesidades de información a partir de los objetivos de Negocio y de la estrategia. Al efecto se deberán revisar los planes a largo plazo y evaluar sus posibles requerimientos en materia de procesamiento de datos. Para resumir esta fase, podemos decir que será necesario: • Evaluar la situación actual de la Empresa como restricción para el desarrollo del proyecto. • Analizar las necesidades de información a partir de los objetivos de Negocio y la estrategia global. • Revisar los planes a mediano y largo plazo. • Establecer los alcances del proyecto. 3. Desarrollar estrategia de sistemas Con el mismo criterio con que se desarrolla una estrategia de Negocio y se confecciona un Plan Estratégico, será necesario establecer una estrategia de sistemas que contemple tanto las necesidades actuales como de mediano y largo plazo en materia de información. No existe a priori una receta para desarrollar la estrategia de una organización, y si bien podemos hablar de aspectos generales, determinar el peso de cada variable forma parte del estudio que necesariamente se encontrara asociado a la problemática de cada Empresa. A continuación, detallamos algunos de los aspectos a considerar, si bien como hemos mencionado, carecen de universalidad y sólo sirven como referencia. Estrategia De Hardware • Establecer requerimientos globales • Establecer la filosofía de procesamiento • Definir arquitectura • Pautar crecimiento para el mediano y largo plazo • Pautar envergadura de procesamiento en los nodos, en caso de procesamiento distribuido • Definir grado de sofisticación técnica Estrategia De Software • Definir disyuntiva: Desarrollo interno de sistemas vs. Adquisición de paquetes • Establecer criterios para fijar prioridades en el desarrollo e instalación de sistemas • Pautar desarrollo interno de sistemas • Establecer criterios para la adquisición de sistemas preplaneados • Establecer pautas para el desarrollo de metodologías • Pautar desarrollo de software de base • Establecer pautas para determinar dotación afectada al desarrollo, instalación y mantenimiento de sistemas • Establecer requerimientos básicos de documentación de sistema Sistemas De Comunicación De Datos • Establecer alcance del sistema • Definir la utilización de arquitectura de Teleprocesamiento • Especificar los sistemas de información afectados • Establecer requerimientos globales • Fijar pautas para el diseño de la red de comunicaciones • Pautar alcance del procesamiento en los nodos de la red Automatizacion De Oficinas Establecer requerimientos globales sobre: • Procesamiento de Textos • Correo electrónico • Sistemas de Modelización • Computadoras Personales • Notebooks • Etc. 4. Resumir la estrategia de sistemas Finalmente se deberán resumir la estrategia de sistemas, documentando los objetivos de Negocio, sus implicancias en sistemas como así también los resultados del Relevamiento general. Factibilidad Tecnica Evaluacion preliminar A efectos de diseñar la configuración del equipo será necesario, en forma previa, dimensionar la instalación, es decir, establecer la cantidad de dispositivos, su capacidad y velocidades para cada tipo de proceso, según los requerimientos de las aplicaciones a procesar, como así también, definir el tipo de dispositivos periféricos a configurar. Estos elementos se deberán evaluar dentro del encuadre que fija la Estrategia de Sistemas en cuanto a la filosofía de procesamiento y arquitectura de los grupos, desarrollo de software de base y aplicación, sistemas de comunicación de datos y automatización de oficinas. Para dimensionar la instalación será necesario conocer los volúmenes por tipo de operación, tamaño de los archivos, nivel de actividad sobre los mismos, cantidad de caracteres por tipo de documento a procesar, crecimiento anual del volumen de operaciones y archivos, y tipo de procesamiento para cada aplicación, de forma tal, que se pueda definir la capacidad y forma de almacenamiento de los datos. Disponer de esta información supone el conocimiento a priori de los sistemas de información cuyas funciones computarizadas serán procesadas en el nuevo equipo, y si bien la estrategia de Software puede definir criterios para la asignación de prioridades en el desarrollo de sistemas, y aun las modalidades de procesamiento; difícilmente pueda dilucidar los inconvenientes que presenta el dimensionamiento de la instalación. Por lo tanto, será necesario efectuar un Relevamiento que permita acopiar la información señalada anteriormente. Al efecto, se deberán relevar, entre otras, las siguientes actividades y funciones de Negocio: Producción • Características de la línea de producción • Planeamiento (Planes de producción, abastecimiento, etc.) • Programación de la producción • Gestión y administración de stocks • Control de inventarios • Materias primas • Producción en proceso • Repuestos y materiales • Costos industriales • Análisis de consumo • Mano de obra • Control de calidad • Ingeniería industrial (Métodos, tiempos y control de eficiencia) • Administración de producción • Mantenimiento de planta (Plan de mantenimiento, costeo de ordenes de trabajo, etc.) • Desarrollo de nuevos productos (Prototipos y especificaciones) • Requerimientos contables para producción Gestión de Compras • Emisión de requisiciones • Plan de Compras • Activamiento • Control de Recepciones • Circuito compras-proveedores Comercialización • Canales de distribución • Pedidos-facturación • Plan de ventas • Investigación de mercado • Marcas y nuevos productos • Estadísticas y reportes gerenciales • Mailing Administración • Contabilidad general • Proveedores • Deudores-facturación • Caja-bancos • Proyección de pagos y cobranzas • Planificación financiera • Bienes de uso (Activo Fijo) • Créditos y cobranzas • Costos • Presupuestos • Planes económicos • Control de gestión • Impuestos y seguros Administración de Personal • Inventario de personal • Análisis de desempeño • Empleos • Capacitación • Remuneraciones • Accidentes • Liquidación de sueldos Si bien se han detallado las actividades principales a considerar en una industria, el alcance del Relevamiento en cada caso dependerá del tipo de Negocio de cada Empresa y de sus características principales, según se trate de entidades financieras, empresas de servicios, etc., y estas a su vez sean, estatales o privadas, nacionales o extranjeras, etc. El análisis de la información obtenida en el Relevamiento permitirá establecer las necesidades en materia de información tanto operativas, administrativas y de gestión; como así también respecto de la toma de decisiones. En cada caso se deberán considerar: volúmenes, confidencialidad, frecuencia, complejidad para su obtención, integridad, redundancia, seguridad, oportunidad, control interno y los factores particulares inherentes a la Empresa. Sobre la base de los resultados del Relevamiento y la estrategia de sistemas se deberá: • Efectuar una revisión de la estrategia de sistemas a efectos de detectar posibles incongruencias en las definiciones previas, respecto a los resultados que arroja el Relevamiento. • Establecer una hipótesis sobre los sistemas de información cuyo caudal de procesamiento deberá ser absorbido por la nueva instalación. • Analizar la modalidad de procesamiento global, estableciendo porcentajes para cada tipo de proceso. • Establecer requerimientos especiales de hardware y software (Dispositivos especiales). • Analizar requerimientos de técnicas especiales de procesamiento de datos a emplear para el corto y mediano plazo. 5. Dimensionamiento de la instalacion En primer lugar se procederá a calcular la capacidad por tipo de dispositivo y a establecer el perfil técnico de los periféricos en función de los sistemas que serán procesados por la futura instalación, como ser: Unidad Central de Proceso • Tamaño y organización de la memoria • Velocidad de transferencia • Capacidad de la unidad de control • Niveles de interrupción Discos • Tiempo medio de acceso • Capacidad • Fijos o removibles • CD’s y reproductoras de CD’s Cintas • Densidad • Velocidad • Pistas Terminales de Vídeo • Inteligentes o no inteligentes • Funciones avanzadas de hardware • Tamaño de la pantalla o buffer • Velocidad de transferencia Impresoras • Chorro de tinta o láser • Tamaño • Velocidad Software • Multiprogramación • Despacho de tareas • Seguridad en el manejo de datos • Edición interactiva • Procesamiento en lotes de programas de aplicación • Medios para manejos de formatos • Servicios de tipo general Si el estudio incluye la utilización de técnicas de procesamiento como el teleproceso, se deberá evaluar por un lado los nodos (Componentes de hardware que pueden realizar procesamiento de la información y control de la red) y por otro los enlaces (Medios que emplean para transmitir información entre los nodos). En relación con los nodos, además de los dispositivos señalados anteriormente se deberá evaluar: Controlador de Comunicaciones • Programable • Requerimientos para conexión de líneas • Serialización para transmisión asincrónica, serie o paralelo • Posibilidad de almacenar y retransmitir • Manejo de prioridades • Detección y corrección de errores • Manejo de tiempo agotado • Manejo de respuestas o llamadas en forma automática • Conmutación de circuitos Modems • Facilidad de acoplamiento acústico • Cantidad de hilos • Ecualización automática • Velocidad • Indicadores de estado • Facilidades para manejo de más de un modo de transmisión En relación con los enlaces se deberá definir el tipo de enlace y la modalidad y velocidad de transmisión que el mismo deberá soportar. En cuanto al software de comunicaciones se deberá evaluar por un lado la utilización de una arquitectura de teleprocesamiento y una disciplina de control de líneas, y por otro disponer de un monitor de teleprocesamiento con las funciones básicas. Automatización de oficinas • Procesamiento de textos • Correo electrónico • Distribución de computadoras personales conectadas a la instalación central • Software para modelización • Desarrollo de aplicaciones 6. Diseño de la configuración Una vez definidos los parámetros de capacidad y perfil técnico de los componentes se procederá a su cuantificación; fundamentalmente de los dispositivos periféricos. Para definir la cantidad de terminales de vídeo se deberán considerar variables como: horas pico, colas de espera, tiempo para reingreso de datos por errores de digitación, aspectos funcionales como adyacencia física de ciertos usuarios, terminales especializadas según su uso (Para programación, sistemas con altos tiempos de uso, etc. ). A efectos de calcular la cantidad de terminales a instalar, se podrá aplicar una fórmula de cálculo que arroja un valor que es una aproximación y que deberá ser ajustada por las variables anteriormente mencionadas: Cantidad de documentos * Caracteres documento Cantidad de terminales = Horas de trabajo * Velocidad digitación por hora El mismo procedimiento se podrá aplicar para el cálculo de las impresoras. Una vez cuantificados los dispositivos de la instalación se analizará la flexibilidad para el crecimiento futuro de la instalación y la dotación requerida para su funcionamiento. A partir de este análisis se establecerán los ajustes finales y se diseñará la configuración. 7. Evaluacion de los equipos ofrecidos en el mercado Cada compañía proveedora de equipos de computación suele confeccionar sus propuestas a partir de sus pautas de comercialización y generalmente describen con mayor amplitud los aspectos favorables de su producto en relación con la competencia, y no se profundiza (y en algunos casos no se hace mención) sobre los elementos que están en desventaja frente a otros proveedores. Por tal motivo, se suelen presentar dificultades en el momento de la selección de propuestas. Para evitar estos inconvenientes se deberá confeccionar un informe para las compañías proveedoras que contenga las variables a fin de estandarizar las propuestas sobre las cuales se efectuará la selección. En dicho informe se deberá requerir la cotización de: • Configuración a cotizar • Apertura del costo por dispositivo • Cargos por importación • Cargos por instalación • Modalidades de contratación • Forma de pago • Plazos de entrega • Recargos o impuestos • Servicio técnico (Características y costo) • Asesoramiento y apoyo • Equipo de backup • Horas de máquina para desarrollo (Cantidad, lugar y costo) • Posibilidades de ampliación • Lista de usuarios con equipos instalados similares al cotizado Una vez recibidas las propuestas se deberán fijar los criterios para seleccionar las mismas con el objeto de seleccionar una terna. 8. Resumir el resultado del estudio de factibilidad tecnica Es esta fase se procederá a confeccionar el informe con los resultados del estudio de Factibilidad técnica que contendrá los fundamentos técnicos de las decisiones adoptadas y resumirá los resultados de la etapa. Factibilidad Operativa Evaluacion Del Impacto Del Proyecto Sobre La Organización Dependiendo de las características del proyecto y de la modalidad con que la Empresa encaró el mismo, los aspectos organizacionales pueden haber sido evaluados al definirse la estrategia de sistemas, en cuyo caso, no se requerirá la ejecución de esta fase. En caso contrario, se deberá efectuar el estudio correspondiente que tiene por objeto evaluar el impacto del proyecto sobre la organización. Para ver con mayor claridad la importancia del estudio de Factibilidad operativo recurriremos a un ejemplo: Tomemos el caso de un banco que en la actualidad maneja el conjunto de sus operaciones en forma tradicional cuyos sistemas tienen un gran porcentaje de procesamiento manual y en algunos casos batch (en la casa matriz), que decide utilizar tecnología de punta, y automatizar el grueso de sus operaciones, incorporar cajeros automáticos, conectar todos sus sistemas a una red de comunicaciones, y distribuir capacidad de procesamiento para sus 50 sucursales. Desde el punto de vista técnico y económico, el proyecto resulta a priori, viable, dado que este tipo de instalación está ampliamente aprobada por otras entidades financieras, los beneficios que resultan de un proyecto de inversión de esta naturaleza son de fácil comprobación no hay más que consultar a las otras empresas y además las compañías proveedoras de equipos ya han adquirido experiencia suficiente, con un gran parque instalado y hasta existe la posibilidad de adquirir sistemas preplaneados de buen rendimiento y bajo costo. En este caso el estudio de Factibilidad operativo adquiere, su mayor significación, ya que la viabilidad del sistema no está en duda, pero lo que falta verificar es si este Banco, está en condiciones de absorberlo; ya que, el personal no tiene experiencia en el manejo de este tipo de sistemas, los gerentes verán modificados los procedimientos del conjunto de su operatoria y además deberán estar a la cabeza del cambio. Surgirán además los temores de una racionalización, además de la resistencia natural al cambio en todos los niveles; la operatoria de cada sucursal sufrirá profundas modificaciones, se requerirá la capacitación del personal en gran escala; la participación como usuario (Una nueva función) en la definición de los futuros sistemas, podrán surgir modificaciones en la estructura de poder de la organización que tendrán relación directa con la reestructuración orgánica, etc. y además de todo esto se deberá seguir cumpliendo con las actividades diarias para que el Negocio siga funcionando. Como vemos un cambio de esta envergadura puede generar una sucesión interminable de conflictos que si se dejan librados al azar las posibilidades de éxito del proyecto tendrán un alto grado de aleatoriedad. Como vemos no se puede relativizar el estudio operativo y a efectos de reducir los márgenes de riesgo se deberá: • Establecer el alcance de los cambios organizacionales • Evaluar las normas, métodos y funciones organizacionales vigentes. • Evaluar el desarrollo organizativo alcanzado. • Analizar las relaciones de poder actuales y futuras y su efecto sobre el proyecto. • Trazar una hipótesis de conflictos potenciales. • Efectuar un análisis sobre la oportunidad del proyecto. 9. Definicion de los cambios organizacionales a efectuar En esta fase se deberá: • Efectuar una estimación sobre las áreas que deberán ser reestructuradas y la envergadura del cambio en cada caso. • Diseñar la estructura del área de sistemas en relación con los resultados del estudio de Factibilidad técnico. • Definir roles y funciones. • Establecer criterios para planificar la capacitación del personal afectado. • Estimar costos y beneficios operativos (Tangibles e intangibles Finalmente se debe resumir los resultados de la Factibilidad operativa. Factibilidad economica-financiera Cuantificacion de la inversion Para efectuar el estudio de Factibilidad económico-financiera resulta imprescindible conocer la totalidad de los gastos en que incurrirá la Empresa para incorporar el nuevo sistema, como así también el incremento de los costos por cargas de estructura que demandará su funcionamiento a posteriori de la puesta en marcha. Dado que los cotos de hardware y software se incluyen en el estudio técnico, será necesario conocer los siguientes costos complementarios: Dotación Con el detalle de los sueldos más las cargas sociales, para la totalidad de puestos y vacantes. Mobiliario Con el detalle de los elementos y el costo unitario de los mismos. Se deberá especificar los muebles de oficina (Escritorios, sillas, etc. ), y los de computación (Cintotecas, archivos, mesas para terminales, etc. ) Instalación eléctrica • Tablero de comando • Regulador de tensión • Ramal trifásico • Puesta a tierra (Jabalinas de cobre) • Alimentación de grupos de computación (Con seguridad antillama u otros) • Tendido del lazo • Etc. Suministros • Formularios • Cartuchos de tinta para impresoras (Color y Negro) • Toner para impresoras láser • Disquetes • CD’s • Cintas para backups • Etc. Layout • Planos • Modificación de artefactos de iluminación, mamparas, etc. Sistema de Seguridad • Caja ignífuga • Sistema contra incendios (Con detectores de humo) • Servicios de microfilmación para documentación • Etc. Cursos de Capacitación • Detalle y costo Seguro • Detalle de cobertura y costo Fletes • Detalle y costo Para establecer estos costos se deberá consultar a tres proveedores como mínimo y en cada caso se deberá conocer: • Tiempo de vigencia de los presupuestos • Formas de pago • Fecha de iniciación estimada de los trabajos • Tiempo de ejecución de las tareas • Plazos de entrega • Etc. A estos costos se deberán agregar los que tiene el estudio técnico: • Costo de Hardware • Costo de Software • Cargos por importación • Cargos por instalación • Recargos e impuestos • Servicio Técnico • Garantía para la modalidad de alquiler • Cargos por backup de instalación Con todos estos datos se procederá a cuantificar la inversión y evaluar la modalidad de contratación más ventajosa. 10. Análisis Comparativo En primer lugar se establecerá el monto de inversión inicial, que incluye gastos por única vez, y luego, el cargo mensual del nuevo centro de costos. A efecto de medir la incidencia del cargo mensual, de deberá tomar un índice que permita visualizar el grado de participación en el cargo total de la compañía, como por ejemplo las ventas o cualquier otro índice que permita visualizar el grado de participación en el cargo total de la compañía, como por ejemplo las ventas o cualquier otro que utilice la Empresa para efectuar estas mediciones. Finalmente se deberá: • Efectuar una revisión de la evaluación de costos • Analizar la inversión frente a la posición financiera de la Empresa • Establecer los beneficios totales (Incluyendo los intangibles) • Analizar el retorno de la inversión (VAN – Valor actualizado Neto, TIR – Tasa Interna de Retorno) • Medir en términos de producto la inversión total 11. Resumir los resultados del estudio económico-financiero Se deberá confeccionar un informe que resuma el estudio de Factibilidad económico-financiero. Por último, se confeccionará el informe final para la alta dirección, con el resumen del Estudio de Factibilidad del Proyecto de inversión en Informática. El mismo deberá contener: • Introducción • Antecedentes y necesidades • Estrategia • Resultados del estudio técnico • Resultados del estudio operativo • Resultados del estudio económico-financiero • Sugerencia del equipo de proyecto • Anexo con las propuestas recibidas y los cuadros comparativos Sobre la base de este informe se podrá tomar la decisión, pero en el caso que la Empresa decida poner a consideración el estudio efectuado, se podrá contar con la documentación de cada etapa del estudio y la totalidad de la información utilizada. 12. Consideraciones sobre la contratacion de un servicio externo de computacion La contratación de un servicio de computación no difiere, en sus aspectos formales, de la contratación de cualquier otro tipo de servicio, por parte de una Empresa. En nuestro caso corresponderá la evaluación técnica del tipo de servicio a contratar para el procesamiento electrónico de datos, y en particular la contratación de un servicio de computación. Es importante considerar que es esta una alternativa para resolver el procesamiento de la información de una Empresa, dependiendo de la relación costo-beneficio y, una vez más, la política que define la Empresa para la resolución de sus problemas. Las variables a considerar para la contratación de este tipo de servicios, no solo estarán presentes en la evaluación de los proveedores, sino también en el contrato legal a suscribir entre las empresas. A continuación se exponen las variables más relevantes: 13. Costos Detallados por: • Costo de proceso • Registro grabados • Volumen básico a procesar y grabar • Excedentes • Según la frecuencia de cada proceso • Formularios • Procesos especiales • Listados a pedido Aspectos A Evaluar • Modalidad para la actualización de precios • Condición de pago • Vigencia de la contratación • Riesgos de pérdida de documentación • Modificación de programas y archivos (Procedimiento y costo) • Uso del computador del servicio • Lenguaje de programación utilizado • Cargos por capacitación • Obligaciones por incumplimiento de las partes • Prueba de programas • Aprobación por sistema • Carpeta por sistema (Documentación) • Lugar de recepción y entrega de información • Duplicación de archivos (Que se puedan requerir en cualquier momento) • Seguridad del servicio (Definición de backup para el procesamiento) • Propiedad de programas y archivos Deberá contemplarse que todas estas variables estén cuidadosamente explicitadas en el contrato legal que regulará la operatoria de este servicio. A los efectos legales se deberán agregar: • Modalidades para definir la rescisión del contrato • Pago del sellado (a cargo de quién) • Ubicación y domicilio legal (ante eventuales juicios) Dado que el servicio a contratar puede sufrir distorsiones en el tiempo, ya sea respecto del costo, como así también por la eficiencia del servicio, la Empresa deberá disponer de los elementos necesarios que le permitan adoptar las decisiones más adecuadas al respecto, para lo cual requerirá evitar un nivel de dependencia con el servicio, que le impida resolver los inconvenientes planteados de la forma más adecuada para sus intereses. Los problemas mencionados o bien por el crecimiento del volumen de la información procesada, podrán sugerir alternativas tales como: el cambio de servicio o la incorporación de un sistema. En ambos casos será sumamente valioso disponer de la propiedad de los programas y archivos, como así también contar con la documentación de cada sistema. La seguridad del servicio, la prueba de programas, su mantenimiento, la definición respecto de la aprobación de cada sistema implementado, etc. son variables que aseguran un servicio eficiente, y la explicación de las mismas en un contrato, representan el respaldo legal con que cuenta la Empresa entre los diversos inconvenientes que pudieron ocurrir en el tiempo. La evaluación de los aspectos señalados permitirán detectar omisiones que a corto o largo plazo podrán perjudicar seriamente a la Empresa.