TESIS Nº 446 ADMINISTRACION

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÒN RODRIGUEZ” NÚCLEO VALLES DEL TUY PLAN ESTRATÉGICO PARA LA CREACIÓN DE LA OFICINA DE TESORERIA EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSE DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJIAS” CARACAS Autora. Belkis Pérez Tutora: Msc. Xiomara Manzano Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÒN RODRIGUEZ” NÚCLEO VALLES DEL TUY PLAN ESTRATÉGICO PARA LA CREACIÓN DE LA OFICINA DE TESORERIA EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSE DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJIAS” CARACAS Proyecto del Trabajo Especial de Grado como requisito para optar al Grado de Licenciado en Administración. Mención: Recursos Materiales y Financieros Autora. Belkis Pérez Tutora: Msc. Xiomara Manzano Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 APROBACIÓN DEL TUTOR En mi carácter de Tutor del Trabajo Especial de Grado presentado por la ciudadana Belkis B., Pérez Ch., titular de la Cédula de Identidad N° 6.101.821, para optar al título de Licenciado en Administración, Mención Recursos Materiales y Financieros, considero que dicho Trabajo (Tesis) reúne los requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe. En la Ciudad de Santa Teresa del Tuy a los Diecisiete días del mes de Enero de Dos Mil Cinco. Msc. Xiomara Manzano C.I. N° 4. 579.519 DEDICATORIA A Jehová mi Dios, que esta más cerca de mí, que mi respiración y los latidos de mi corazón… A ese ser tan especial, que siempre me ha dado su amor, me ha brindado su apoyo y nunca le han faltado palabras de aliento cuando más la he necesitado, esa eres tú “mi viejita” A mis hijos: Jimmy: Ese pedacito de mí, que paso a ser, mi mejor amigo y mi apoyo en todo momento. Rosita: La luz que llego para iluminar nuestras vidas, con su dulzura, amor y alegría. Y a mis hermanos y sobrinos, por constituir esa base tan elemental en la sociedad, mi familia. A ustedes... AGRADECIMIENTO Durante el tiempo que transcurrieron mis estudios, fueron muchas las personas que de una u otra manera intervinieron de una forma positiva en el. A esas personas les agradezco que me hayan servido de apoyo. Entre ellas me tomo la libertad de mencionar: En primer lugar, a Jehová mi Dios, que siempre esta conmigo. A mi viejita (mi madre), por su paciencia y acompañarme en el trayecto de mi vida. A mis dos hijos: Jimmy y Rosita por apoyarme en todo momento, para poder alcanzar las metas que me he trazado. A la Sra. Yauri de Ziegler, por haber llegado a nuestras vidas en el preciso momento. Por otra parte, doy un especial agradecimiento a las siguientes personas: A la Msc. Manzano, Xiomara; por haberme educado e impartido sus principios profesionales. A la Msc. Juarez, Sol; por su asesoría profesional para el desarrollo de este trabajo especial de grado. Lic. Mendoza, Victor; por haberme dado la oportunidad y confiar en mí. Lic. Miñonis, Coromoto; por compartir conmigo sus conocimientos. Lic. Barreto, Jesika; por su valiosa colaboración en la realización de este trabajo. T.S.U. García, Inerfe, por su motivación y ayuda a lo largo de este camino. A las Sras. Ortega, Mirian; Paz, Rosaura; Nuñez, Sonia; Tortolero, Mercedes; que en los momentos más cruciales siempre estuvieron allí, brindándome su apoyo y colaboración. Igualmente al Sr. Delgado, Juan; por ser lo que es, un amigo incondicional. Finalmente a todo personal docente, administrativo y obrero de las siguientes casas de estudios: la Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”, Núcleo Valles del Tuy (UNESR) y la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Núcleo Charallave. La primera, por formarme como profesional y la segunda por su apoyo en el transcurso de mi carrera. Que Jehová mi Dios, los bendiga… ÍNDICE GENERAL Dedicatoria…………………………………………………………………… iv Agradecimiento………………………………………………………………. v LISTA DE CUADROS.................................................................................... xi LISTA DE GRÁFICOS……………………………………………………… xv RESUMEN………………………………………………………………….. xviii INTRODUCCIÓN............................................................................................ 1 CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema.............................................................. 3 Objetivos de la Investigación............................................................. 6 Justificación........................................................................................ 7 Alcances y Limitaciones.................................................................... 8 II MARCO TEÓRICO Reseña Histórica…………………………………………………… 9 Antecedentes de la Investigación…………………………………... 11 Bases Teóricas.................................................................................... 12 La Administración……………………………………………. 12 Organización Empresarial……………………………………. 19 Planificación Estratégica…………………………………….. 21 Bases Legales..................................................................................... 27 Definición de Términos Básicos........................................................ 30 III MARCO METODOLÓGICO Tipo y Diseño de Investigación........................................................ 34 Población y Muestra........................................................................... 35 Pp. Técnica e Instrumentos de Recolección de Datos.............................. 36 Validez y Confiabilidad..................................................................... 36 Validez……………………………………………………….. 36 Confiabilidad…………………………………………………. 37 Procedimiento para Analizar los Resultados...................................... 39 IV PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS Presentación……………………………………………………….. 40 V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones……………………………………………………….. 68 Recomendaciones………………………………………………….. 68 VI LA PROPUESTA Presentación………………………………………………………... 70 Justificación de la Propuesta………………………………………. 71 Objetivos de la Propuesta………………………………………….. 72 Objetivo General………………………………………………. 72 Objetivos Específicos…………………………………………. 72 Alcances……………………………………………………………. 72 Estructura de la Propuesta…………………………………………. 73 Factibilidad de la Propuesta……………………………………….. 102 Factibilidad de Recursos Humanos……………………………. 102 Factibilidad Institucional………………………………………. 102 Factibilidad Económica……………………………………….. 102 Factibilidad Técnica…………………………………………… 102 Pp. REFERENCIA BIBLIOGRAFICAS 103 ANEXOS A-1 Instrumento de Recolección de Datos dirigido al Coordinador de Administración……………………………………………………... 107 A-2 Instrumento de Recolección de Datos dirigido al Personal de las Dependencias Administrativas……………………………………... 111 B-1 Lista de Cotejo dirigido a la Oficina de Habilitaduría…………….. 115 B-2 Lista de Cotejo dirigido a la Oficina de Contabilidad……………… 117 C-1 Matriz de Confiabilidad……………………………………………. 119 D-1 Instrumento de Validación dirigido a los Expertos………………… 121 E Matriz FODA………………………………………………………. 125 F Diagnóstico Estratégico……………………………………………. 130 G Clima Organizacional de la Institución a Nivel Financiero………... 132 H Análisis del os Recursos…………………………………………… 134 INDICE DE CUADROS Pág. CUADRO 1. Matriz Metodológica………………………………………………. 33 2. Población objeto de Estudio.………………………………………. 35 3. Interpretación de un Coeficiente de Confiabilidad………………… 38 4. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 1. ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría responde a las exigencias de la Coordinación Administrativa?............................... 41 5. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 2. ¿La gestión actual de la Oficina de Habilitaduría es eficiente?.. 42 6. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 3. ¿El cumplimiento con las obligaciones a terceros ha sido efectivo?............................................................................................ 43 7. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 4. ¿Ha sido usted, informado por parte de la Oficina de Habilitaduría de cualquier irregularidad detectada en el movimiento bancario?....................................................................... 44 8. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 5. ¿Sabe Ud., si la Oficina de Habilitaduría mantiene relación directa con las entidades bancarias?.................................................. 45 9. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 6. ¿Le suministran a usted, la Oficina de Habilitaduría información confiable sobre la disponibilidad financiera para que pueda programar los desembolsos a realizar?................................... 46 Pp. 10. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 7. ¿La Oficina de Habilitaduría presenta a usted, la relación de los ingresos percibidos por aranceles y donaciones?............................. 47 11. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 8. ¿Recibe usted, de la Oficina de Habilitaduría un plan detallado de la distribución de los ingresos percibidos por el Ejecutivo Nacional?........................................................................................... 48 12. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 9. ¿Le presenta la Oficina de Habilitaduría relación de los egresos efectuados?........................................................................................ 49 13. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 10. ¿Sabe Ud., si la Oficina de Habilitaduría lleva el control del Libro Banco – Institución?................................................................ 50 14. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 11. ¿Recibe usted las Conciliaciones Bancarias diariamente?......... 51 15. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 12. ¿De crearse la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cree usted, que existe el recurso humano capacitado en el área financiera?........................ 52 16. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 13. ¿La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cuenta con los recursos técnicos para la creación de la Oficina de Tesorería?........... 53 17. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 1. ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría responde a las exigencias de las demás dependencias administrativas?................................................................................ 54 18. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 2. ¿La gestión actual de la Oficina de Habilitaduría es 56eficiente?........................................................................................ 55 19. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 3. ¿El cumplimiento con las obligaciones a terceros ha sido efectivo?..................................................................................... 56 20. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 4. ¿Existe un contacto directo entre la Oficina de Habilitaduría con los organismos públicos, encargados de procesar las órdenes de pago para la institución?............................................ 57 21. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 5. ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría informa sobre la disponibilidad financiera de la institución?........... 58 22. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 6. ¿La Oficina de Habilitaduría dirige y coordina la entrada y salida de efectivo?.............................................................. 59 23. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 7. ¿Las decisiones financieras que toma la Oficina de Habilitaduría se basan en la información de un flujo de efectivo?.... 60 24. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 8. ¿La Oficina de Habilitaduría realiza las Conciliaciones Bancarias?......................................................................................... 61 25. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 9. ¿Se determina las disponibilidades bancarias, a través del análisis y control del movimiento de efectivo, cheques y transferencias?................................................................................... 62 26. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 10. ¿Cree usted, que la Oficina de Habilitaduría envía diariamente a las entidades bancarias, la relación de los cheques emitidos?............................................................................................ 63 Pp. 27. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 11. ¿Mantiene custodia de los fondos de la institución la Oficina de Habilitaduría?................................................................... 64 28. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 12. ¿De crearse la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cree usted, que existe el recurso humano capacitado en el área financiera?........................ 65 29. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 13. ¿La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cuenta con los recursos técnicos para la creación de la Oficina de Tesorería?........................................................................ 66 30. Observación realizada a la Oficina de Habilitaduría………………. 67 INDICE DE GRÁFICOS Pág. GRAFICOS 1. Organigrama Organizacional……………………………………… 10 2. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 1. ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría responde a las exigencias de la Coordinación Administrativa?............................... 41 3. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 2. ¿La gestión actual de la Oficina de Habilitaduría es eficiente?.. 42 4. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 3. ¿El cumplimiento con las obligaciones a terceros ha sido efectivo?............................................................................................ 43 5. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 4. ¿Ha sido usted, informado por parte de la Oficina de Habilitaduría de cualquier irregularidad detectada en el movimiento bancario?....................................................................... 44 6. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 5. ¿Sabe Ud., si la Oficina de Habilitaduría mantiene relación directa con las entidades bancarias?.................................................. 45 7. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 6. ¿Le suministran a usted, la Oficina de Habilitaduría información confiable sobre la disponibilidad financiera para que pueda programar los desembolsos a realizar?................................... 46 8. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 7. ¿La Oficina de Habilitaduría presenta a usted, la relación de los ingresos percibidos por aranceles y donaciones?............................. 47 Pp. 9. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 8. ¿Recibe usted, de la Oficina de Habilitaduría un plan detallado de la distribución de los ingresos percibidos por el Ejecutivo Nacional?........................................................................................... 48 10. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 9. ¿Le presenta la Oficina de Habilitaduría relación de los egresos efectuados?........................................................................................ 49 11. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 10. ¿Sabe Ud., si la Oficina de Habilitaduría lleva el control del Libro Banco – Institución?................................................................ 50 12. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 11. ¿Recibe usted las Conciliaciones Bancarias diariamente?......... 51 13. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 12. ¿De crearse la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cree usted, que existe el recurso humano capacitado en el área financiera?........................ 52 14. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 13. ¿La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cuenta con los recursos técnicos para la creación de la Oficina de Tesorería?........... 53 15. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 1. ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría responde a las exigencias de las demás dependencias administrativas?................................................................................ 54 16. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 2. ¿La gestión actual de la Oficina de Habilitaduría es eficiente?........................................................................................ 55 Pp. 17. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 3. ¿El cumplimiento con las obligaciones a terceros ha sido efectivo?..................................................................................... 56 18. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 4. ¿Existe un contacto directo entre la Oficina de Habilitaduría con los organismos públicos, encargados de procesar las órdenes de pago para la institución?............................................ 57 19. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 5. ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría informa sobre la disponibilidad financiera de la institución?........... 58 20. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 6. ¿La Oficina de Habilitaduría dirige y coordina la entrada y salida de efectivo?.............................................................. 59 21. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 7. ¿Las decisiones financieras que toma la Oficina de Habilitaduría se basan en la información de un flujo de efectivo?.... 60 22. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 8. ¿La Oficina de Habilitaduría realiza las Conciliaciones Bancarias?......................................................................................... 61 23. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 9. ¿Se determina las disponibilidades bancarias, a través del análisis y control del movimiento de efectivo, cheques y transferencias?................................................................................... 62 24. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 10. ¿Cree usted, que la Oficina de Habilitaduría envía diariamente a las entidades bancarias, la relación de los cheques emitidos?............................................................................................ 63 Pp. 25. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 11. ¿Mantiene custodia de los fondos de la institución la Oficina de Habilitaduría?................................................................... 64 26. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 12. ¿De crearse la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cree usted, que existe el recurso humano capacitado en el área financiera?........................ 65 27. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 13. ¿La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cuenta con los recursos técnicos para la creación de la Oficina de Tesorería?........................................................................ 66 28. Organigrama de la Oficina de Tesorería…………………………… 71 29. Fases de la Creación para la Oficina de Tesorería…………………. 73 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÒN RODRIGUEZ” NÚCLEO VALLES DEL TUY PLAN ESTRATÉGICO PARA LA CREACIÓN DE LA OFICINA DE TESORERIA EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSE DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJIAS” CARACAS Autora. Belkis Pérez Tutora: Msc. Xiomara Manzano RESUMEN El presente estudio tuvo como objetivo general Proponer un Plan Estratégico para la creación de una Oficina de Tesorería a fin de administrar el Uso de los Recursos Financieros de la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, ubicado en el Kilómetro “0” del Junquito. Para ello el estudio se sustentó en las conceptualizaciones de la administración de Stphen y Chiavenato (1998), las funciones del administrador y principios de Chiavenato, lo referido a la administración financiera se sustentó por los postulados de Van (1999) y la planificación del control financiero, En cuanto al aspecto metodológico fue manejado a través de la investigación de campo con un diseño descriptivo a partir de las definiciones de Ramírez (1999), además el estudio se apoyó en la modalidad de proyecto factible, la muestra fue la misma población por ser ésta finita, para recabar la información se utilizaron las técnicas de observación y encuesta, para utilizar instrumentos como una lista de cotejo y el cuestionario, este último con respuestas sí/no, el cual se validó a través del juicio de expertos, la confiabilidad se realizó con la aplicación de una prueba piloto y a sus resultados se les aplicó la técnica de Kuder-Richarson obteniéndose 0.8748, luego de mejorados los instrumentos se aplicaron, analizaron y registrados los datos en cuadros, arrojando entre otras conclusiones coincidieron en opinar que la Oficina de Habilitaduría No responde a las exigencias de la misma, por cuanto que en la actualidad su función se encuentra limitada a la emisión y recepción de cheques, lo que implica la necesidad de ampliar las funciones administrativas con la creación de una Oficina de mayor envergadura como lo es Tesorería. INTRODUCCIÓN La administración consiste en la racionalización de los recursos con que cuenta una organización, esta racionalidad implica adecuar los medios utilizados a los fines y objetivos que desea alcanzar, de aquí de se desprendan diversas ramas. Al respecto Terry (1997), señala: que la administración “es un conjunto de conocimientos sistematizados, acumulados y acertados como referencia a la comprensión de las verdades generales relativas a la administración” (p. 24), lo que obliga a la organización a ubicar un especialista con un amplio campo de conocimiento y juicio equilibrado, capaz de manejar las herramientas necesarias para el control de los recursos que se poseen. Estos últimos, manejados por la administración financiera, que tiene funciones claves en la distribución del flujo de fondos de la operación de una empresa. El administrador financiero está directamente relacionado con la toma de decisión de las inversiones exitosas y la forma en que éstas se administran. De tal manera, que debe contar con funciones específicas distribuidas en departamentos, que compartan responsabilidades, con el fin de tener fluidez de caja, control de finanzas, registros reales y actualizados, entre otras. Además, la función de las finanzas está muy cercana a la parte más alta de la estructura organizacional de la empresa, puesto que las decisiones financieras son cruciales para la supervivencia y éxito de la empresa. Uno de los departamentos en los cuales la administración financiera otorga mayor peso, en lo que se refiere a manejo de recursos del capital, es la tesorería; la cual es responsable de la obtención del financiamiento, mantener relación con los bancos, y otras instituciones financieras y asegurarse que la empresa cumpla sus obligaciones con terceros, de allí su importancia en la estructura organizativa de cualquier organización. Tomando en cuenta lo anterior, la presente investigación se propone un Plan Estratégico para la creación de una Oficina de Tesorería a fin de administrar el uso de los recursos financieros de la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, ubicado en el Kilómetro “0” del Junquito. En tal sentido, el estudio correspondió a una investigación de campo, apoyado en la modalidad de proyecto factible y de un diseño descriptivo, cuya población fue 23 sujetos que laboran en las diferentes dependencias adscritas a la administración encargada de los aspectos financieros de la mencionada casa de estudio. Con la necesidad de organizar el informe escrito, el presente proyecto se divide en seis capítulos distribuidos de la siguiente forma: Capítulo I: Plantea el problema seleccionado, objetivos de la investigación, justificación, alcances y limitaciones. Capítulo II: referido al marco y basamento teórico que sustenta a la investigación. Capítulo III: relacionado con el marco metodológico en el cual se desarrollan aspectos como el tipo y diseño de investigación, población y muestra, técnicas e instrumentos de recolección de datos y análisis de los procedimientos a utilizar. Capítulo IV, en el cual se presentan los análisis de la información producto de la aplicación de los instrumentos. Capítulo V, se presentan las conclusiones y recomendaciones. Capítulo VI, la propuesta con la información referida a: la presentación, objetivos, justificación, metas, actividades, entre otros aspectos. Finalmente, se muestran las referencias bibliográficas y los anexos. CAPÍTULO I EL PROBLEMA Planteamiento del Problema En Latinoamérica ha sido característica común de la Legislación Hacendaria considerar a ésta como el conjunto de todos los posibles conocimientos relativos a la hacendaria y a lo fiscal; por ello es que se incluyen dentro de ella los aspectos relacionados con la administración de los bienes, de las rentas, de la deuda, con el presupuesto, contabilidad, control y la auditoría e inclusive con el personal que sirve en tales ramos fiscales. Ahora bien, el término de Hacienda implica estudiar el de Tesorería, el cual es la parte especializada de la administración, tal como los señala Carillo (1998), este término tiene dos acepciones: objetiva y subjetiva. “La parte objetiva es el conjunto de acciones especializadas para administrar los recursos financieros y los recursos del tesoro; y en su acepción subjetiva es el ente o la pluralidad de entes encargados de llevar a cabo tales especializadas acciones”. (p. 16). En tal sentido, es la responsable de los mencionados recursos. Así mismo, Quero y Rodríguez (1994), señalan que: La esencia de la Tesorería emana principalmente en la necesidad que tienen las empresas en realizar todo lo referente a la Gestión del Dinero o Gestión Financiera, que siempre ha sido reconocida como una necesidad bien definida de las empresas, que exige una formación y unas cualidades especiales. (p. 47). De tal modo que, Tesorería es la encargada de todo el ciclo productivo de la empresa en marcha, se produce una circulación continua de capital, que discurre desde el propio dinero metálico que se mantiene en caja y bancos, los bienes materiales y los financieros semilíquidos, los que finalmente terminan convirtiéndose en efectivo. Los recursos financieros son el oxígeno de una organización pública o privada y se necesitan en la adquisición de materia prima, equipos y otros activos necesarios para generar los productos y/o servicios ofrecidos por la organización. También, es utilizado en el cumplimiento de las obligaciones contractuales, lo quiere decir, que los recursos financieros es el medio de intercambio que permite a la gerencia llevar a cabo, día a día las variadas actividades de la organización. Por su parte, la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, maneja una serie de recursos financieros asignados presupuestariamente por el Estado, para ejecutar con eficacia durante cada año fiscal y los cuales son administrados por la Alta Gerencia de la institución a través de la Dirección Administrativa con el apoyo técnico operativo de dos Oficinas como son Habilitaduría y Contabilidad. La primera Oficina es Habilitaduría, la cual tiene como objetivo principal en esta casa de estudio, el recibir las diferentes órdenes de pago con sus respectivos soportes para proceder a la elaboración de los cheques, que luego son entregados a sus beneficiarios y cancelar los pagos programados en las instituciones financieras. La segunda Oficina es Contabilidad, que dentro de sus funciones realizan las conciliaciones bancarias, después haber recibido los estados de cuentas emitidos por las entidades bancarias en un lapso de tiempo de 15 días después de haber trascurrido el mes anterior. Para que esta oficina esté informada de la disponibilidad financiera que posee la institución en el banco, encarga a una persona para comunicarse telefónicamente con la entidad bancaria y solicita el saldo que posee disponible la universidad en dicha entidad. Sin embargo, a pesar de las actividades que realizan las Oficinas de Contabilidad y Habilitaduría, respectivamente; se mantuvo una conversación con el Coordinador de Administración de esta casa de estudios, en la cual se determinó que se han suscitado problemas en la emisión de pagos sin respaldo financiero en las entidades bancarias, lo que trae como consecuencia cheques devueltos, incomodidades por parte de los beneficiarios y pérdida de credibilidad antes los proveedores de la institución. Esto se pudo constatar por los reclamos que la Oficina de Contabilidad ha tenido y las diferencias que se han presentado en las conciliaciones bancarias, según Libro-Banco de la institución, después que la Oficina de Habilitaduría elabora y emite los cheques, lo cual ocurre porque existe un desconocimiento del efectivo que se tiene en las cuentas bancarias, debido a que la Oficina de Habilitaduría no realiza los procesos que permiten la comparación de los saldos presentados por las entidades bancarias con los cheques a emitir, por tal razón, no se tiene conocimiento de los movimientos habidos el día anterior ni de los saldos de apertura del día, es decir, la disponibilidad diaria. Lo anteriormente expuesto demuestra que la Oficina de Habilitaduría presenta deficiencias, en cuanto a los procesos administrativos que garantizarían la fluidez en el manejo de los recursos financieros que posee esta casa de estudios. Así mismo, se presenta la necesidad de adaptar la actual dependencia administrativa a la realidad del momento. Tomando en cuenta lo antes expuesto, surgen las siguientes interrogantes: ¿Es posible crear la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas? ¿Cuáles son los procesos administrativos que se emplean actualmente en el manejo de los recursos financieros en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas? ¿Es factible la elaboración de un Plan Estratégico para la creación de la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas? Objetivos de la Investigación Objetivo General Diseñar un Plan Estratégico para la Creación de una Oficina de Tesorería a fin de administrar el uso de los recursos financieros en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, ubicado en el Kilómetro “0” del Junquito, Caracas. Objetivos Específicos 1.- Diagnosticar la necesidad de la creación de una Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. 2.- Determinar los procesos administrativos que se emplean actualmente en el manejo de los recursos financieros en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. 3.- Establecer la factibilidad de la elaboración de un Plan Estratégico para la creación de una Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. 4.- Proponer un Plan Estratégico para la creación de una Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Justificación de la Investigación La razón principal que impulso el desarrollo de esta investigación, es la de Diseñar un Plan Estratégico para la creación de una Oficina de Tesorería en el Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, la relevancia se encuentra en facilitar y promover la programación de los flujos de pagos, a fin de lograr eficiencia en la administración de los recursos, además de proporcionar a los funcionarios que intervienen en los procesos, información eficaz sobre las cuentas de ingresos, egresos y de los saldos del registro auxiliar del Libro Banco, a través del proceso de conciliación bancaria que permitirá establecer los niveles de competencia y responsabilidad de los funcionarios. Por tal razón, se justifica, debido a la necesidad de sustituir a la Oficina de Habilitaduría y descargar a la Oficina de Contabilidad de las tareas y funciones que son propias de Tesorería, y así maximizar el uso de los recursos y fortalecer a la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, a través de una Oficina de Tesorería y dar cumplimiento a lo establecido en las leyes: en especial la Ley Orgánica de Hacienda Pública, (2000), en el Artículo 82, que indica: “la necesidad de establecer entidades auxiliares para confiar atribuciones relacionadas con la custodia de fondos, valores y pagos autorizadas por el presupuesto nacional conforme a la ley”. (p. 12). Asimismo, aportando a la Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”, un patrón que servirá de apoyo a los estudiantes de Administración de Recursos Materiales y Financieros que se interesan por resolver problemas en la administración de los recursos financieros de las organizaciones tanto públicas como privadas. Alcances y Limitaciones Alcances Esta investigación se realizó en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cuyo alcance es la elaboración en el 1er Semestre del año 2005 de un Plan Estratégico para la creación de una Oficina de Tesorería en esta casa de estudios, para que de este modo, se canalicen todas las gestiones presupuestarias y darle el uso adecuado a los recursos financieros que se adquieren, logrando con eficacia y eficiencia el fortalecimiento de la institución. Limitaciones Para la realización de este estudio no se encontraron limitantes que impidieran el desarrollo del mismo. CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO Antecedentes de la Organización Reseña Histórica La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías”, comenzó con la semilla de Escuela Industrial Los Chaguaramos. Posteriormente, en 1979 mediante el Decreto 3087 se crea el Instituto Universitario Politécnico “Luis Caballero Mejías”. En 1991 paso a ser Vice-Rectorado de la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” como consolidación del sueño de: Iván Olaizola, Félix Adams y Ramón Vielma quienes quisieron alguna vez formar una universidad que abarcará casi todo el territorio nacional. Es por ello, que el rectorado funciona, en Barquisimeto con un Núcleo en Carora, Vice-Rectorado Puerto Ordaz con un Núcleo en Guasipatti y Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” con un Núcleo en Charallave y Guarenas. Su objetivo es formar profesionales de alta calificación, en las áreas de Ingeniería Industrial, Mecánica y Sistemas. Asimismo, forma Técnicos Superiores en Construcción Civil, Mecánica y Electricidad. Actualmente tiene una matrícula estudiantil de 4300 estudiantes en las especialidades antes mencionadas, acompañada por los Servicios Estudiantiles, Comedor, Servicio Médico, Odontología, Oftalmología, Estudiantina, Coral, Teatro y Servicios de Transporte. En cuanto al personal, dispone de 422 profesores ordinarios y 96 contratados; 207 administrativos ordinarios y 45 contratados; y 142 obreros ordinarios y 25 contratados. Este Vice-Rectorado está ubicado en el Kilómetro “0” del Junquito. Actualmente esta dirigido por el Ing. José Scrimaldi Malpa (2003), quien es egresado de esta casa de estudios y fue electo por un período de dos años por el claustro universitario. Misión La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, es una institución orientada hacia la búsqueda de la verdad, el afianzamiento de los valores transcendentales del hombre y a la realización de una función rectora en la educación, la cultura, la ciencia y la tecnología, mediante actividades de docencia, investigación, innovación y extensión. Posee una estructura dinámica adaptable al ensayo de nuevas orientaciones en la formación integral del individuo. A continuación se presenta la Estructura Organizacional. Gráfico 1. Estructura Organizacional UNEXPO (2005) Antecedentes de la Investigación Entre las investigaciones que se relacionan con el presente estudio se pueden mencionar: Montilla (2001), elaboró una “Propuesta para la Creación del Departamento de Compras para la Empresa Bimbo de Venezuela C.A.” y concluyó que el problema radica en la descentralización de la gestión de compras, así como la desorganización de la misma, la falta de personal especializado, la duplicidad de tareas y funciones, falta de controles que permitan tomar acciones correctivas, una falta de planificación integral de compras, al igual que una mala utilización de los recursos humanos y financieros. Por tal razón el citado autor recomienda que se implemente la propuesta, ya que con la misma se obtendrá una clara y apropiada difusión de trabajo, así como también se contribuirá a una adecuada toma de decisiones y controles que permitan corregir las posibles desviaciones que se presenten en la puesta en marcha del mismo. Esta investigación es importante, porque una vez descentralizada la gestión de compras, las funciones y tareas serán ejecutadas, coordinadas y controladas por este departamento, asimismo se fortalece la organización. Por otra parte, Dini (1999), realizó una investigación titulada “Propuesta de un Sistema de Tesorería para la Alcaldía del Municipio Carrizal del Estado Miranda”, dirigida a dar respuesta a los problemas contables y financieros que confrontaba la Alcaldía de Carrizal, por lo que se consideró un proyecto factible, apoyado en una investigación documental y de campo de tipo descriptivo. El diagnóstico permitió concluir que en vista de que el Sistema de Tesorería era totalmente manual, se observaron una serie de errores operativo en los registros, que no se corregían a tiempo porque los registro contables no estaban actualizados. Por tales motivos, surge la necesidad de proponer un Sistema de Tesorería para la Alcaldía del Municipio Carrizal del Estado Miranda, con el objeto de garantizar el eficaz flujo de caja, la emisión oportuna de la información, que luego servirá para elaborar los estados financieros del Municipio. Coincidiendo con el anterior, Rondón (1999), realizó una investigación titulada “Propuesta de un Sistema de Tesorería Corporativa para Administrar y Controlar el Excedente de Flujo de Caja de las Oficinas Regionales de Seguros la Seguridad”, se hizo un estudio descriptivo de la empresa como organización social-formal, en el cual se detecto fallas de supervisión y control en cuanto a los excedentes de flujo de caja de las oficinas de Seguros la Seguridad C.A. Los resultados del estudio señalaron las necesidades presente en tal organización, las cuales demanda acciones inmediatas. Por lo tanto, se diseñó una propuesta, que optimizara los procesos de planificación de flujo de caja, controlen las operaciones en función del nivel de riesgo y procuren el desarrollo y mantenimiento de un eficiente sistema de monitoreo del mercado financiero. Tomando el estudio de Dini como el de Rondón se consideran de gran ayuda para esta investigación, por lo cual se observó lo importante y necesario de mantener un control de los movimientos de entradas y salidas de efectivos a través de una eficiente gestión financiera, igualmente se evita que afecte la liquidez de la organización. Bases Teóricas La Administración La administración consiste en saber racionalizar los recursos con que cuenta una organización. Es fijar metas e implementar actividades para alcanzar logros mediante el empleo eficiente de los recursos humanos, los materiales y los financieros, al respecto Chiavenato (2000), la refiere como: “la conducción racional de las actividades de una organización implica la planeación, organización, dirección, coordinación y control de todas las actividades diferenciadas del trabajo presente en una organización” (p.1), mientras que Stephen (1998), señala que se refiere “al proceso de lograr que las actividades lleguen a su término eficientemente con otras personas y por medio de ellas”. (p. 5). Tomando en cuenta las definiciones anteriores, la administración es una función vital, dinámica, evolutiva, que tiene la particularidad de adaptarse al medio social donde actúa y, además, esta influenciada por la economía y las decisiones políticas que pudieran seguir. En cuanto a los elementos de la administración Gulick citado en Chiavenato (2000, p. 101), propuso siete elementos de la administración como las principales funciones del administrador. - Planeación (planning): actividad de trazar las líneas generales de lo que debe hacerse y fijar los métodos de hacerlo, con el fin de alcanzar los objetivos de la empresa. - Organización (organizing): establecimiento de la estructura formal de autoridad, que integre, defina y coordine las subdivisiones de trabajo, en pos del objetivo buscado. - Asesoría (staffing): función de preparar y entrenar al personal, y mantener coordinaciones adecuadas de trabajo. - Dirección (directing): actividad continúa de tomar decisiones y traducirlas en órdenes e instrucciones específicas y generales; así mismo, asumir el liderazgo de la empresa. - Coordinación (coordinting): debe de establecer relaciones entre las diferentes partes del trabajo. - Información (reporting): actividad de mantener informados de lo que pasa a aquellos ante quienes el jefe es responsable; esta actividad presupone la existencia de registro, documentación, investigación e inspecciones. - Presupuestación (budgeting): función que incluye lo relacionado con la elaboración, ejecución y fiscalización presupuéstales, o sea el plan fiscal, la contabilidad y el control. Es evidente que mediante los elementos de la administración, las organizaciones resuelven sus problemas de manera eficaz, eficiente en beneficio del buen funcionamiento de las mismas y el óptimo aprovechamiento de los recursos. Por otra parte, Urwick citado en Chiavenato (2000, p. 103), indica que los Principios de la Administración son: 1. Principio de Especialización: cada persona debe realizar una sola función lo cual determina una división especializada del trabajo. Este principio origina la organización lineal, la de staff y la funcional. La coordinación de las especializaciones, según Urwick, debe ser efectuada por los especialistas de staff. 2. Principio de Autoridad: debe existir una línea de autoridad claramente definida, conocida y reconocida por todos, desde la cima de la organización hasta cada individuo de la base. 3. Principios de Amplitud Administrativa: este principio (span of control) determina que cada superior sólo debe tener cierto número de subordinados. El superior supervisa a las personas y principalmente, las relaciones entre esas personas. La cantidad óptima de subordinados varía enormemente, dependiendo del nivel y la naturaleza de los cargos, la complejidad y la variabilidad del trabajo y la preparación de los subordinados. 4. Principio de Definición: los deberes, la autoridad y la responsabilidad de cada cargo y sus relaciones con los otros deben ser definidos por escrito y comunicados a todos. Basándose en lo planteado, el autor estableció las condiciones y normas dentro de las cuales deben aplicarse y desarrollarse las funciones del administrador a fin de orientar los procesos administrativos financieros que se llevarán a cabo en la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. En cuanto a la administración financiera, ésta consiste en el uso eficiente de los recursos financieros para incrementar las metas de cualquier organización. En tal sentido, Van (1999), señala que: La administración financiera está interesada en la adquisición, financiamiento y administración de los activos, con una meta global en mente. Así, la función de decisiones de administración financiera puede dividirse en tres grandes áreas: las decisiones de inversión, financiamiento y administración de activos. (p. 2). La administración financiera ha desarrollado un conjunto de conceptos y técnicas aplicables en la programación y evaluación del rendimiento del capital invertido a corto, mediano y largo plazo. La ampliación de rasgo de responsabilidad de tales decisiones financieras, ha conllevado la dinámica y éxito de la empresa moderna. Lo que lleva a suponer que en la UNEXPO, se requiere de una administración financiera adecuada que permita la coordinación, control y distribución de los ingresos y egresos de la institución y de este modo mejorar el proceso financiero para cumplir a cabalidad con los compromisos adquiridos con los proveedores, personal, becarios, materiales, entre otros. La administración financiera, para tomar decisiones que concuerden con los objetivos de la organización, debe tener en cuenta ciertas herramientas de análisis financieros y de planeación. Una de estas herramientas la constituye los estados financieros, según, Stoner, Freeman y Gilbert (1996, p. 618), expresan que se usan para seguir la pista del valor monetario de los bienes y servicios que entran y salen de la organización. Ofrecen una forma de vigilar tres condiciones financieras básicas de la organización: 1. La liquidez: la capacidad para convertir los activos en dinero, con objeto de cumplir con las obligaciones y las necesidades financieras corrientes. 2. Situación financiera general: el equilibrio a largo plazo entre el endeudamiento y el capital contable (los activos que quedan después de descontar los pasivos). 3. La rentabilidad: la capacidad para obtener utilidades en forma constante, a lo largo de un periodo. Otra herramienta, es el flujo de caja, Visciones (199l), plantea que “donde, el flujo de caja constituye el indicador sumario de los resultados financieros, y esta constituido por los aportes de Ganancias y Pérdidas y por las variaciones del Balance General” (p. 26), de esta manera, se incluyen los resultados de todas las actividades de la empresa, mediante la medición de las variaciones en los elementos de los estados financieros ya que éstos reflejan de una forma especial las operaciones de la empresa. Al respecto, Riebold (1975), señala que es “flujo interno de fuentes y empleos de dinero durante un periodo determinado. Es el flujo del dinero disponible” (p. 24), lo que quiere decir, que constituye una adecuada herramienta para medir la eficiencia financiera de estas actividades de allí su importancia en la planificación y control gerencial. Por otra parte, la Planificación Financiera según Emery y Finnerty (2000), señalan que: Crea un programa detallado para el futuro de una empresa. La planificación es necesaria para establecer las metas de la empresa, elegir las estrategias de operación y financieras, pronosticar los resultados de la operación contra los cuales se supervisa y evalúa el desempeño, y crear planes de contingencia para enfrentar circunstancias imprevistas. (p. 687). Es así como se constituye en la clave del éxito de toda organización, los planes financieros toman mucha forma pero, un buen plan debe estar relacionado con los puntos fuertes y débiles de la empresa y sobre los requerimientos financieros futuros, según los procedimientos de presupuesto y su pronóstico. Después de toda planificación se hace necesario el seguimiento y la supervisión de la misma por medio de un sistema de control adecuado. Según, Stoner, Freman y Gilbert (1999), definen al control como: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de retroinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existe desviaciones y para medir su importancia, así para tomar aquellas medidas que necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera mas eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa. (p. 610). De acuerdo a la cita anterior, se puede afirmar que el control es indispensable en la obtención de la información certera y veraz de los recursos con que se disponen. Es por ello que con la propuesta de este estudio, la UNEXPO dispondrá de un control financiero de los ingresos y egresos con el fin de administrarlos en relación con el presupuesto. Además, tanto en el área administrativa y en la financiera es una etapa del proceso de planeación no sólo para limitarse a analizar variaciones del presupuesto; sino también vigilar el cumplimiento de metas; a evaluar la misión, los objetivos, las estrategias, las políticas, los programas y procedimientos. Ahora bien, toda esta organización y administración requiere de una toma de decisiones que implica el proceso para identificar y seleccionar un curso de acción, para resolver un problema específico. Según Welsch, Hilton, Gordon (1990), manifiestan que “entraña un compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer algo, o de adoptar o rechazar una actitud” (p. 5). Es decir, que una adecuada toma de decisiones requiere de creatividad y confianza. Se ve cercada por el riesgo, la incertidumbre, la crítica y los posibles cambios futuros. Es importante comprender que no hacer nada respecto a un asunto o a un problema, es en sí, una decisión, ya que la gerencia indica que el factor primordial del éxito en una empresa es la competencia de la dirección para planificar y controlar el destino de la organización llevando a cabo una corriente continua de toma de decisión. Según Bedejan y Demski (1980) muestran los pasos que normalmente se incluyen en el proceso de toma de decisiones: Paso 1 Reconocer un problema: Si existe un problema, necesita hacerse una elección, o ver si hay obstáculo para alcanzar una meta empresarial. Paso 2 Identificar alternativas: Se hace un esfuerzo sistemático por identificar las opciones disponibles. Por lo general existe un número limitado de alternativas, registradas, demás, por el tiempo y los recursos monetarios. Paso 3 Especificar las fuentes de incertidumbre: Se efectúa un análisis cuidadoso de los posibles suceso que pueda ocurrir. Hasta donde es posible, quizás excitan probabilidades o posibilidades asociadas con estos sucesos. Paso 4 Escoger un criterio: Se elige el criterio conforme al cual se evaluarán las alternativas. Pueden escogerse criterios tales como la utilidad, el margen global de contribución, las tasas de rendimiento o el valor actual neto. Paso 5 Considerar preferencias de riesgo: Se toma en consideración el punto hasta el cual la dirección está dispuesta a elegir una alternativa riesgosa. De manera equivalente, la dirección considera la proporción entre el riesgo y el rendimiento. ¿Qué mayor rendimiento es necesario que brinde una alternativa riesgosa para que pueda justificar su riesgo inherente? Paso 6 Evaluar alternativas: A la luz del menú de opciones en el paso 2, las fuentes de incertidumbre identificadas en el paso 3, el criterio establecido en el paso 4 y las preferencias de riesgo precisadas en el paso 5 determinan el resultado final asociado con cada alternativa. Paso 7 Elegir la mejor alternativa: La evaluación de alternativas en el paso 6, junto con una cuidadosa consideración de los objetivos y las metas de la empresa, tiene como resultado la elección de una alternativa. Paso 8 Implantar el curso de acción seleccionado: Se implantan las acciones aprobadas para iniciar la alternativa escogida. Ninguna decisión eficaz será posible a menos que se lleven a cabo acciones eficaces que la hagan realidad. La toma de decisiones es fundamental en todo proceso administrativo por cuanto está estrechamente vinculada a los objetivos, misión y visión de la empresa una decisión acertada o equivocada marcará el proceso administrativo de la misma. Por lo tanto, la toma de decisiones se orienta a la búsqueda de caminos que conduzcan a la selección de la alternativa más adecuada en función no al bien común sino a la organización. Organización Empresarial Una organización puede definirse como la participación de dos o más personas para alcanzar una meta común. Hodge, Anthony y Gales (2001), señalan que “están compuestas por personas, donde se subdividen el trabajo entre sus individuos y persiguen metas compartidas” (p. 11). Además, se relacionan con los medios que tiene a su alcance (recursos humanos, financieros, técnicos y de servicios) para lograr concatenadamente los objetivos y metas trazadas en beneficio del bien común. Para Ricardi (1998), organizar es: Nivelar y coordinar los medios a disposición (hombre, capital, técnica, mercado) para alcanzar la producción (bienes, servicios, ideas) en forma más económica posible y en el ámbito de los límites fijados por la línea política (interna), creando además los presupuestos y asegurando su mantenimiento a fin de que lleguen al vértice fiel y oportunamente todos aquellos que puedan servir de ayuda (ambiente, tecnología, finanzas, mercado, contenido externo) en la dinámica de la determinación de la línea política. (p. 29). Con respecto a la estructura de la organización, Hodge, Anthony y Gales (2001) señalan que es “La suma social de las formas en las que una organización divide su trabajo en diversas tareas, coordinándolas entre sí posteriormente” (p. 27), y toda organización viene representada por organigramas, tal como lo señalan los mismos autores, éstos “muestran las relaciones de autoridad, los canales de comunicación formales, los equipos de trabajo formales, departamentos o divisiones así como líneas formales de responsabilidad” (p. 27), de tal manera que no son grupos aleatorios de personas, necesitan una estructura para dividir y coordinar el trabajo. En el caso de este estudio, la oficina que se desea crear no se encuentra en la actualidad dentro de la estructura organizativa de la UNEXPO, por lo tanto, implica un cambio significativo es su estructura al sustituir Habilitaduría por Tesorería quien llevará el control de los ingresos y egresos de la organización antes mencionado, permitiendo así un mejor flujo de los recursos. En tal sentido, la Tesorería tiene como objetivo primordial el de obtener y gestionar el capital de la organización, al respecto Grullón y Prieto (1994), señalan que: Es la unidad operativa encargada de la custodia e inversión del dinero, la gestión de crédito y provisión del capital. De ella depende el mantenimiento de la estructura de capital de la empresa, utilizando todos los recursos existentes de la misma y aquellos que le ofrece el mercado de dinero y de capitales que constituyen su entorno. (p. 20). Sobre la base de lo anterior expuesto, por los citados autores que la Tesorería tiene bajo su cargo la adquisición y custodia de los fondos de la organización, esta responsabilidad central incluye actividades tales como: - Evaluación de proyectos. - Administración de efectivo. - Relación con los bancos comerciales y de inversión. - Adquisición de efectivo. - Análisis de crédito. - Planeación financiera. - Administrar las cuentas por pagar. - Preparación diaria de reportes sobre la posición del efectivo. - Formulación del presupuesto de efectivo. - Reportar los flujos de efectivos. - Administrar las cuentas por pagar. Todas esta actividades forman parte esencial de la administración de la organización, Van (1999), plantea que “la administración de Tesorería está ubicada en el manejo y control por parte de la organización, obteniéndose una disponibilidad de mayor magnitud y el máximo de ingresos por intereses sobre cualquier fondo que no esté utilizado” (p. 15). Es decir, es el proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas. Planificación Estratégica Conducir bien una organización supone la necesidad de planificar adecuadamente lo que se desea lograr a un corto, mediano y largo plazo. Pero en sí misma es producto de un proceso de reflexión que involucra diversas actividades, reflexión sistemática y ordenada. Entendida así, la planificación constituye una herramienta metodológica e instrumental que contribuye a mejorar la calidad de las decisiones. Ahora bien, la estrategia es, en sentido amplio, es la filosofía que desde el sistema político se transmite a toda organización, utilizando el pensamiento estratégico, que combina el análisis con la intuición y la creación. En tal sentido, Goodstein, Nolan y Pffeiffer (2000) definen a la Planificación Estratégica como “el proceso por el cual los miembros guía de una organización prevén su futuro y desarrollan los procedimientos y operaciones necesarias para alcanzarlo” (p. 5). En tal sentido, la planificación estratégica debe integrar varias funciones y departamentos de una organización para que estos se coordinen entre sí y logren alcanzar los objetivos de toda la organización, trasladando este término a la administración, David (1997), define la administración estratégica como: El arte y la ciencia de formular, implementar y evaluar las decisiones interfuncionales que permiten a la organización alcanzar sus objetivos. Esta definición implica que la administración estratégica pretende integrar la administración, la mercadotecnia, las finanzas y la contabilidad, la producción y las operaciones, la investigación y el desarrollo y los sistemas computarizados de información para obtener el éxito de la organización. (p. 4). El proceso de planificación estratégica proporciona una dirección y administración a toda la organización para responder adecuadamente a los cambios que muchas veces ocurren rápidamente. En tal sentido, Donnelly, Gibson e Ivancevich (1997), manifiestan que: Los gerentes que deban responder con mayor exactitud, rapidez y con un curso de acción estratégico en mente están optando por la planificación estratégica, que es un proceso que incluye el examen de las condiciones del mercado; las necesidades del consumidor; las fuerzas y debilidades competitivas, las condiciones socio políticas, legales y económicas, los desarrollo tecnológicos y la disponibilidad de recursos que llevan a las oportunidades o amenazas específicas que enfrenta la organización. (p. 172). La herramienta de planificación estratégica es considerada útil porque ayuda a observar las perspectivas futuras de una organización y escoger la alternativa o alternativas de acción que mejor se adapte a él. Existen diferentes modelos de planificación estratégica, para esta investigación se tomó la propuesta por David (1997) quien considera pertinente para la realización de este proyecto. Según este autor “... es un modelo global, bastante aceptado, del proceso de la administración estratégica” (p. 12), además acota que está compuesto por los siguientes componentes: - Declaración de la misión. - Evaluación Externa. - Evaluación Interna - Establecimiento de objetivo. - Formulación de estrategias. Al formular la misión de una organización, Goodstein, Nolan y Pfeiffer (2000) desarrollan un enunciado claro del tipo de negocio en el que se halla la compañía, una definición concisa del propósito que trata de lograr en la sociedad y/o en la economía. Al formular su misión, una empresa debe responder a cuatro preguntas básicas: 1.- ¿Qué función (es) desempeña la organización?. 2.- ¿Para quién desempeña esta (s) función (es)?. 3.- ¿De qué manera trata de desempeñar la (las) función (es)?. 4.- ¿Por qué existe esta organización?. Toda organización se constituye para lograr algo y aunque este propósito o misión pueda estar claro al principio se puede ir olvidando con el paso del tiempo. Si a esto se suma que el entorno cambia con el tiempo se hace necesario establecer una misión que proporcione una dirección y un significado para todos los miembros de una organización y renovaría según los cambios que se presenten en el entorno. En cuanto a la Evaluación Externa, David (1997), señala que: “revela las oportunidades, amenazas claves que tiene una organización, de tal manera que los gerentes puedan formular estrategias para aprovechar las oportunidades y para eludir las amenazas o reducir sus consecuencias” (p. 114). De manera que, las oportunidades es una situación favorable, actual o futura, que ofrece el ambiente externo a la organización, cuyo aprovechamiento adecuado y oportuno mejoraría la posición y adaptación de la empresa en dicho ambiente. Igualmente, las amenazas, es una situación desfavorable, actual o futura, que presenta el ambiente externo a la empresa, la cual debe ser enfrentada con miras a evitar o minimizar los daños potenciales sobre el desempeño, el crecimiento y aún la supervivencia de la organización. La evaluación interna, indica el mismo autor que: “se utiliza para analizar y evaluar las interrelaciones entre las áreas funcionales de una empresa, detectar las fuerzas y debilidades mediante unas funciones básicas”. (p. 156). Por tal razón, las fortalezas en un determinado recurso o capacidad de la empresa que puede ser utilizado por ésta en forma efectiva, para alcanzar sus propósitos y las debilidades es una limitación o deficiencia en las empresas que puede impedirle alcanzar sus propósitos. Cada empresa tiene diferentes áreas funcionales pero las más comunes son administración, mercado, finanzas, producción, investigación y desarrollo y sistema de información. Las funciones del área administrativa constan de cinco (5) actividades, David (1997, p. 163), las describe de la siguiente manera: - Planificación: Consiste en realizar todas aquellas actividades gerenciales que se relacionan con el hecho de prepararse para el futuro. Las tareas específicas incluyen hacer pronósticos, establecer objetivos, diseñar estrategias, elaborar políticas y fijar metas. - Organización: Incluye todas las actividades gerenciales que producen una estructura de tareas y relaciones de autoridad. Las áreas específicas incluyen diseño de la organización, especialización de puesto, descripción del puesto, especificación del trabajo, tramo de control, unidad de mando, coordinación, diseño de puestos y análisis de puestos. - Motivación: Incluye los esfuerzos dirigidos a dar forma al comportamiento humano. Los temas específicos incluyen liderazgo, comunicación, grupos de trabajo, modificación de conducta, delegación de autoridad, enriquecimiento del trabajo, satisfacción con el trabajo, satisfacción de necesidades, cambios organizacionales, moral de los empleados y moral de los gerentes. - Integración del Personal: Las actividades de la integración del personal giran en torno a la administración de personal o de recursos humanos. Incluyen administración de sueldos y salarios, prestaciones para empleados, entrevistas, contrataciones, despidos, capacitación, desarrollo de gerentes, seguridad de los empleados, acciones afirmativas, igualdad en las oportunidades de empleo, relaciones sindicales, desarrollo de carreras, investigaciones de personal, políticas de disciplinas, procedimientos para quejas y relaciones públicas. - Control: Se refiere a todas las actividades gerenciales que pretende asegura que los resultados reales sean consistentes con los resultados proyectados. Las áreas claves de interés incluyen control de calidad, control financiero, control de ventas, control de inventarios, control de gastos, análisis de variaciones, recompensas y sanciones. Las funciones del Área de Finanzas corresponden a: La posición financiera de una organización, es esencial para formular estrategias, para determinar las fortalezas y debilidades en cuanto a su liquidez. El análisis de los índices financieros es una de las herramientas más utilizadas para determinar las fuerzas y debilidades financieras de una organización, los índices financieros utilizados para este estudio son: - Balance General: Según Van (2000) es un “resumen de la posición financiera de una organización en una fecha dada que muestra que activos totales = pasivos totales + capital” (p. 145). Proporcionan los datos necesarios para determinar el grado de liquidez, solvencia y rentabilidad de la organización y en conjunto la eficiencia de su administración. - El Estado de Ganancias y Pérdidas, para Gómez (1986), indica que fundamentalmente comprende de cuatro secciones: “Fuentes de ingresos, exposición de los costos, resumen de los gastos de operación, y otros ingresos y egreso. Para elaborar el estado de ganancias y pérdidas se desarrolla la fórmula que permite conocer el resultado económico: Resultado = Ingreso - Egresos”. (p. 60). De modo que muestra en resumen el monto de fuente de ingresos, exposición de los costos y los gastos incurridos; es una relación aritmética que demuestra el total de la utilidad obtenida o pérdida incurrida. - Flujos de Caja: para Ortiz (2000), expresa que: “es un estado financiero básico que presenta, de una manera dinámica, el movimiento de entradas y salidas de efectivos al final del mismo período, teniendo en cuenta que más corto sea el periodo, más preciso serán los resultados y mas útil el análisis” (p. 25). En tal sentido, este indicador financiero permite visualizar y determinar la disponibilidad financiera de la organización. Las funciones del Área de Recursos Humanos: Una organización está compuesta por las personas que laboran en ella. La calidad del recurso humano que se contrata para trabajar en las diferentes áreas funcionales y departamentos de la empresa debe ser de buena calidad para que la empresa tenga buenos resultados, de lo contrario la empresa quedaría perjudicada. La administración de recursos humanos involucra el reclutamiento, selección, capacitación, desarrollo, remuneración y motivación del personal con el objeto de que ese personal logre ventajas competitivas en aquellas actividades en que se desempeñen. Y por último, Las Funciones del Sistemas de Información: para David (1997), la señala como “el propósito del sistema de información computarizada es mejorar el desempeño de la empresa mejorando la calidad de las decisiones gerenciales” (p. 180). En tal sentido, es vital para cualquier organización y es la base para las decisiones que tome la gerencia, por lo tanto la información puede ser una ventaja o desventaja competitiva según el estado de los sistemas. Un buen sistema debe reunir, guardar y presentar información proveniente de las áreas que conforman la organización y además de datos externos, de tal manera, que sea útil para los gerentes. Igualmente, la organización debe Establecer sus objetivos, para David (1997), consiste en que: Los resultados específicos que pretende alcanzar una organización por medio del cumplimiento de su misión básica. Largo plazo significa más de un año. Los objetivos son esenciales para el éxito de la organización porque establecen un curso, ayudan a la evaluación, producen sinergia, revelan prioridades, permiten la coordinación, y sientan las bases para planificar, organizar, motivar y controlar con eficacia. (p. 10). Es decir, toda organización debe establecer sus propios objetivos y establecer técnicas que les permita cumplirlos. Las técnicas más importantes para la Formulación de estrategias se pueden integran en un marco de tres etapas para tomar decisiones, David (1997), expresa que: “el análisis y elección de estrategias pretende determinar los cursos alternativos de acción que permitirán a la empresa alcanzar de la mejor manera su misión y sus objetivos” (p. 194), por su parte, la Formulación de estrategias es un proceso mayormente subjetivo y abstracto. Sin embargo, existen algunas técnicas representadas por matrices que sirven de apoyo para la formulación y elección de estrategias, entre las cuales se encuentran: - FODA: Esta matriz es una de las más conocidas y utilizadas por planificadores y gerentes. La matriz de las fortalezas-oportunidades-debilidades-amenazas combina las fortalezas y debilidades de la empresa junto con las oportunidades y amenazas presentes en su entorno para crear estrategias. Son cuatro las combinaciones existentes: (a) utilizar las fortalezas para aprovechas las oportunidades; (b) superar las debilidades aprovechando las oportunidades; (c).- Utilizar las fortalezas para evitar las amenazas; y (d) reducir las debilidades y evitar las amenazas mediante tácticas defensivas. (Ver anexos: E, F, G y H). - PEYEA: La matriz es la posición estratégica y evaluación de la acción sirve para identificar el perfil de las estrategias que debe seguir una empresa. Funciona analizando cuatro macro-variable que son: función financiera, ventajas competitivas, estabilidad del ambiente y fuerza de la industria. A partir de esas cuatro variables se trazan unas coordenadas en un marco de cuatro cuadrantes. Según el cuadrante resultante se determinará si las estrategias de la empresa deben tener un perfil agresivo, conservador, competitivo o defensivo. - La Matriz de la Gran Estrategia, es muy sencilla pero reveladora. En ella se miden las variables de posición competitiva y crecimiento del mercado. Previamente se debe definir si la posición competitiva es débil o fuerte y si el crecimiento del mercado es rápido o lento. Esta matriz sugerirá algunas estrategias a seguir según las cuatro combinaciones posibles. Bases Legales Esta investigación se basa legalmente en las siguientes leyes: Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2000), Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional (2000), Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (2002), Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público sobre las Tesorerías (2000) y Ley de Universidades (1979) las cuales se desarrollan a continuación: En primer lugar, la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (2000) en su Artículo 300 señala que: La Ley Nacional establecerá las condiciones para la creación de entidades funcionalmente descentralizadas para la realización de actividades sociales y empresariales, con el objeto de asegurar la razonable productividad económica y social de los recursos públicos que ellas se inviertan. Este artículo sustenta la creación de la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías”, de modo que permite la descentralización de algunas funciones que realizan otros departamentos. En cuanto a Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional (2000) en su Artículo 82 indica que: La Tesorería Nacional comprende al servicio de percibir por sí o por medio de sus agencias u otras entidades auxiliares, los productos en numerarios de los ingresos nacionales, custodian dichos fondos y demás valores pertenecientes al Tesoro, hacer los pagos autorizados por el Presupuesto conforme a la ley, recibir y custodiar las especies fiscales y entregarles a las oficinas administradoras, conforme lo determine las disposiciones legales respectivas. La recepción y custodia de dichos fondos, valores y especies fiscales, podrán también encomendarse a otras oficinas o Institutos, cuando así lo disponga el Ejecutivo Nacional. (p. 12). Se evidencia la afianza las actividades que deben cumplir las oficinas de Tesorería, las cuales coinciden con las que realiza en la actualidad Habilitaduría y Contabilidad. Por otra parte, la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (2002) en su Artículo 2 expresa que: La administración financiera del sector público comprende el conjunto de sistema, órganos, normas y procedimientos que interviene en la captación de ingresos públicos y en su aplicación para el cumplimiento de los fines del Estado común, y estará regida por los principios constitucionales. (p.3) Artículo 4: El Servicio de Tesorería, en lo que se refiere a las actividades de la custodia de fondos, percepción de ingresos y realización de pagos, se extenderá hasta incluir todo el sector público nacional centralizado y los entes descentralizados de la República sin fines empresariales, a objeto de cumplir lo estipulado en el artículo 107 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Para ello promoverá la evolución progresiva y consiste de la modalidad y atributos funcionales de la citada Ley, de conformidad con la normativa especial que al efecto dicte el Ejecutivo Nacional. (p. 46). Artículo 108: Se crea la Oficina Nacional del Tesoro, como órgano rector del Sistema de Tesorería que actuará como unidad especializada para la gestión financiera del tesoro, la coordinación de la planificación del sector público nacional y las demás actividades propias del servicio de tesorería nacional, con la finalidad de promover la optimización del flujo de caja del Tesoro, bajo la modalidad de cuenta única del tesoro. (p. 47). Estos artículos (2, 4 y 108) enfatizan en las funciones del Servicio de Tesorería, entre los cuales destaca la promoción, organización y administración del flujo de caja. Y por último, la Ley de Universidades (2001) en su Artículo 9, señala que Las Universidades son autónomas. Dentro de las previsiones de la presente Ley y de su Reglamento, disponen de: 1.- Autonomía organizativa, en virtud de la cual podrán dictar sus normas internas; 2.- Autonomía académica, para planificar, organizar y realizar los programas de investigación, docentes y de extensión que fueren necesarios para el cumplimiento de sus fines; 3.- Autonomía administrativa, para elegir y nombrar sus autoridades y designar su personal docente, de investigación y administrativo; 4.- Autonomía económica y financiera para organizar y administrar su patrimonio. El artículo 9 de la Ley de Universidades señala que estos aspectos son necesarios para cumplir con los principios de autonomía académica, administrativa y económica. Todos estos artículos sustentan la creación de la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, por cuanto a la necesidad que existe en administrar y controlar los recursos financieros pertenecientes a la nación de una manera clara y transparente. Definición de Términos Básicos Administración: Ciencia social compuesta de principios técnicos y prácticos y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer y mantener sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se puedan alcanzar propósitos comunes que individualmente no es factible lograr. (Jiménez C. W., 1998, p. 13). Análisis financieros: Utilización de técnicas especializadas para examinar los documentos de una empresa y para controlar los flujos de fondos, para descubrir el modo más apropiado de facilitar los procedimientos. (Rosenberg J. M., 1997, p. 22). Control financiero: Factor del proceso de control: presupuesto, análisis financiero y análisis del punto muerto. (Jiménez C. W., 1998, p. 98). Control interno: Método y medición empleado para promover la eficiencia laboral, que incluye políticas y procedimientos propuestos por la dirección de la empresa. (Jiménez C. W., 1998, p. 98). Cuenta: Registro de todas las transacciones, y de la fecha de cada una de ellas, que afecta a una fase particular de una empresa. Se expresan en forma de cargos y abonos, evaluados en términos monetarios y mostrando el saldo actual. (Rosenberg J. M., 1997, p. 108). Estrategia: Es la determinación de metas y objetivos básicos de largo plazo de la empresa, junto con la adopción de los recursos de acción y la asignación de los recursos para alcanzarlos. (Stephen P. R., 1998, p. 4). Financiera: Organización que se dedica a operaciones de préstamo a través del descuento de letras de cambio. (Rosenberg J. M., 1997, p. 189). Finanzas: Término genérico que hace referencia a la obtención de dinero a través de la inversión o la emisión de deuda, y a la administración de los ingresos de una organización gubernamental. Recientemente, esta actividad recibe el nombre de hacienda pública. (Rosenberg, J. M., 1999, p. 189). Flujo de caja: Renta neta de una organización más amortizaciones, mermas, provisiones y dotaciones para reservas, que constituyen deducciones contables no pagadas, de hecho, por caja. El conocimiento de todos estos factores permite hacerse una idea bastante buena de la capacidad de una sociedad para pagar dividendos. (Rosenberg, J.M., 1997, p. 191). Fondo: Dinero en efectivo, valores o en otros activos depositados a nombre del apoderado o administrado fiduciario, con objeto de que los administre de la forma que el contrato de fidecomiso establezca. (Rosenberg J. M., 1997, p. 191). Hacienda: Estudia las necesidades de gastos público y la forma de promover los recursos para atender, por medio de la recaudación de impuesto, tasas, ingresos patrimoniales, empréstitos, etc. Analiza la teoría de la imposición (proporcionalidad, progresividad, etc.). La prestación de servicio público divisible y parcialmente contables con tasas, la emisión de deuda, las inversiones públicas, déficit fiscal, etc. (Rosenberg J.M., 1997, p. 48). Liquidez: Activos de la empresa que son fácilmente realizables, como es el efectivo y los valores realizables. Activos que se pueden convertir en efectivo rápidamente y con pocas concesiones en precios. (Van, J. 1994, p. 842). Materiales: Todos los que forman parte integral de los bienes terminados de formas convenientes a unidades físicas, especificas. (Rosenberg, J. M., 1997, p. 258). Misión: Propósito de una organización. (Stephen, P.R., 1998, p. G. 5). Objetivos: Son las metas o fines por los cuales se lucha. Se caracterizan por ser razonables y deseables. (Stephen, P. R., 1998 p. 6). Plan: Puede ser definido como el conjunto de propuestas de acción que el decidor considera necesario para enfrentar los problemas que son importantes para su gestión. El diseño del plan pasa por la definición de objetivos y diseños de propuestas de acción. Goodstein, Leonard D., Nolan, Timothy y Pfeiffer, 2000 p. 5). Plan Estratégico: El proceso por el cual los miembros guían de una organización prevén su futuro y desarrollan los procedimientos y operaciones necesarias para alcanzarlo. (Goodstein, Leonard D., Nolan, Timothy y Pfeiffer. 2000, p. 5). Presupuesto: Resumen sistemático de las previsiones de los gastos proyectados y de las estimaciones de los ingresos previsto para cubrir dichos gastos. (Rosenberg J. M., 1997, p. 324). Programa presupuestado: Programa de largo alcance que afecta a la toma de decisiones presupuestaria, para cubrir los futuros gastos relaciones con los objetivos definidos por la organización. (Rosenberg, J. M., 1997, p. 189). Recursos: Cualquier forma de riqueza que un país explota para producir bienes y servicios (Rosenberg J. M., 1997. p. 353). Tesorería: Actividad de dirección responsable de la custodia e inversión del dinero, garantía del crédito, cobro de cuentas, suministro de fondos y seguimiento del mercado de los valores de la empresa. (Rosenberg J. M., 1997, p. 497). Cuadro 1. Matriz Metodológica. Objetivo General: Diseñar un Plan Estratégico para la creación de una Oficina de Tesorería a fin de administrar el uso de los Recursos Financieros de la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado Caracas, ubicado en el Kilómetro 0, del Junquito. Objetivos Específicos Variables Indicadores Técnica Instrumentos Ítems Fuentes Coordinador Administrador Personal Administrativo 1.-Diagnosticar la necesidad de la creación de una Oficina de Tesorería. Necesidad de la creación de una Oficina de Tesorería -Recursos Humanos Encuesta Cuestionario respuestas SI/NO 1-2-3-4 1-2-3-4 Hernández, Fernández y Baptista (1998) 2.- Determinar los procesos administrativos que se emplean en el manejo de los recursos financieros. Procesos Administrativos - Coordinación - Control Observación directa Encuesta Lista de Cotejo Cuestionario respuestas SI/NO 5-6 7-8-9-10-11 5-6-7 8-9-10-11 Hurtado de Barrera (2000) 3.-Establecer la factibilidad de un Plan Estratégico para la creación de una Oficina de Tesorería. Factibilidad del Plan Estratégico -Recursos Humanos -Recursos Técnicos Encuesta Cuestionario respuestas SI/NO 12-13 12-13 Hernández, Fernández y Baptista (1998) 4.- Proponer un Plan Estratégico para la creación de una Oficina de Tesorería. NO SE OPERACIONALIZA CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO Tipo y Diseño de la Investigación El presente estudio debido a las características que posee fue una investigación de campo, de acuerdo a Bravo citado en Ramírez (1999) “es aquel tipo de investigación a través de la cual se estudian los fenómenos sociales en su ambiente natural” (p. 76), es decir, la investigadora acudió al sitio de los acontecimientos. En cuanto al diseño fue descriptivo, por cuanto permitió caracterizar de forma detallada cada uno de los eventos que se presentan, con respecto a esto, el mismo autor expresa que son aquellos estudios cuyo objetivo “es que la descripción, con mayor precisión, de las características de un determinado individuo, situaciones o grupos con o su especificación de hipótesis iniciales acerca de la naturaleza de tales características” (p. 84). Por otra parte, con motivo a que este estudio propuso un plan estratégico, se apoyó en la modalidad de proyecto factible, definido por la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (2004) como aquella que: Consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener apoyo en una investigación de tipo documental, de campo o un diseño que incluya ambas modalidades. (p. 14). En tal sentido, se diseñó un Plan Estratégico para la creación de la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Población y Muestra Población La población es el conjunto de elementos a estudiar, Tamayo y Tamayo, (1998) la define como: “la totalidad del fenómeno a estudiar en donde las unidades de población poseen una característica común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación” (p. 92), para este estudio, la población la conformaron 23 sujetos que laboran en las diferentes dependencias relacionadas con la administración como son: La Coordinación Administrativa, Contabilidad, Habilitaduría, Tramites y Control, Auditoria y Presupuesto, adscritos a la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Cuadro 2 Población objeto de Estudio Unidad Sujeto Administración Auditoría Habilitaduría Trámite y Control Presupuesto Contabilidad 01 03 04 04 06 05 Total 23 Fuente: UNEXPO (2004) Muestra La muestra es un subconjunto de la población, al respecto, Hernández, Fernández y Baptista (2002), la define como “un subgrupo de la población” (p. 305). Sin embargo, para el caso de este estudio la población fue finita, en tal sentido, la muestra fue la misma población. Con respecto a la población finita, Ramírez (1999), expresa que “es aquella cuyos elementos en su totalidad son identificables por el investigador, por lo menos desde el punto de vista del conocimiento que se tiene sobre su totalidad” (p. 92), es así como se pudo identificar fácilmente los 23 sujetos que componen la población. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos Técnicas Las técnicas son las estrategias que se utilizaron para la realización de este estudio, para ello, se aplicaron dos técnicas, la primera fue la observación directa, definida por Tamayo y Tamayo (1998), como “aquella en la cual el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observación” (p. 99), la segunda técnica, la encuesta que para Hurtado y Toro (1999) consiste “en formular preguntas directas a una muestra representativa de sujetos a partir de un cuestionario” (p. 87). Ambas técnicas permitieron lograr el objetivo propuesto. Instrumentos Tomando en cuenta las técnicas que se utilizaron, los instrumentos elaborados consistieron en un cuestionario y una lista de cotejo. El primero definido por Hurtado de Barrera (2000), como aquel que “agrupa una serie de preguntas relativas a un cuento, situación o temática particular, sobre el cual el investigador desea obtener información” (p. 469), el mismo se realizó en dos versiones, con preguntas cerradas, de alternativas de respuesta Sí/No, dirigido al Coordinador de Administración y a los sujetos que laboran en las dependencias de administración señalados en el cuadro 2. En cuanto a la lista de cotejo se realizó con el fin de conocer las funciones que realizan cada una de las oficinas de Habilitaduría y Contabilidad. Validez y Confiabilidad Validez La validez es el grado de establece el hecho de que un instrumento mide realmente lo que se desea medir. Al respecto, Hernández, Fernández y Baptista (2002) señala que se “refiere al grado en que un instrumento realmente mide la variable que pretende medir” (p. 236). Para este caso, se consideró la validez de contenido, para ello se sometieron los instrumentos a un Juicio de Expertos, es decir, se entregaron los ejemplares de los instrumentos a tres profesionales en el área de administración para que determinaran la coherencia, pertinencia y redacción de los ítems y su relación de estos con los objetivos planteados. Tomando en cuenta la revisión de los expertos, los mismos coincidieron en eliminar los ítems 3 y 6, los cuales ofrecían igual respuestas. Para los ítems 1, 7 y 9 señalaron mejorar la redacción. En tal sentido, se realizaron las observaciones pertinentes para luego aplicar una prueba piloto en la Empresa Karnicos, ubicada en la Carretera la Raiza, Zona Industrial Dos Lagunas, debido a que la misma posee características administrativas similares. Según Arquímedes (1996), la prueba piloto “consiste en poner a prueba las técnicas e instrumentos de investigación a utilizar con el propósito de garantizar la validez y confiabilidad de los instrumentos diseñados” (p.54). Confiabilidad La Confiabilidad, según Hernández, Fernández y Baptista (2002), “es el grado en que su aplicación repetida al mismo sujeto produce iguales resultados” (p.242), una vez aplicado los instrumentos a los individuos escogidos para realizar la prueba piloto, el resultado fue utilizado para el cálculo de la confiabilidad de los instrumentos, utilizando la técnica de Kuder-Richardson, la cual de acuerdo a Hurtado de Barrera (2000) “es aplicable en aquellos casos en que las respuestas a cada ítem pueden calificarse como 1 ó 0. La fórmula para calcular la confiabilidad fue la siguiente: Donde: K = número de ítems del instrumento P = Porcentaje de personas que responden correctamente cada ítem q = Porcentaje de personas que responden incorrectamente cada ítem St2 = Varianza total del instrumento Aplicando la fórmula se obtiene lo siguiente: De acuerdo a lo anterior, y tomando en cuenta el cuadro de confiabilidad de Hernández, Fernández y Baptista (2002), la confiabilidad es aceptable. Cuadro 3 Interpretación de un Coeficiente de Confiabilidad Muy baja Baja Regular Aceptable Elevada 0 0% de confiabilidad en la medición (la medición está contaminada de error) 0.4 0.5 0.8 1 100% de confiabilidad en la medición (no hay error) Fuente: Hernández, Fernández y Baptista (2002) Procedimiento de Análisis de los Datos Para la realización de los análisis de los datos que se recabaron luego de la aplicación de los instrumentos, se utilizó el nivel de medición nominal a objeto de conocer la frecuencia de las respuestas, se calculó el valor porcentual. Para ello se realizó una matriz donde se ubicaron los ítems y las respuestas de la muestra objeto de este estudio, luego se tabuló la información en cuadros por ítem, se graficaron los resultados y finalmente se hizo un análisis descriptivo con la respectiva sustentación teórica. CAPÌTULO IV PRESENTACION Y ANÀLISIS DE LOS RESULTADOS Presentación En el presente capítulo se presentan los resultados producto de la aplicación del instrumento dirigido al Coordinador de Administración y las diferentes dependencias como son: Contabilidad, Habilitaduría, Auditoria, Trámites y Control, y Presupuesto de la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Para la presentación de los resultados, se procedió a realizar un análisis cuantitativo. De acuerdo a Sabino (2000), “Este tipo de operación se efectúa, naturalmente, con toda la información numérica resultante de la investigación” (p. 188), por lo tanto se procedió en primer término a realizar cuadros por cada ítems de acuerdo al criterio de Méndez (2001), en el cual se indica la frecuencia y el porcentaje obtenido para la respuesta, luego esta información se graficó lo que permitió visualizar con mayor claridad los resultados obtenidos, finalmente, se presenta una análisis descriptivos con su respectiva contrastación teórica. A continuación se presentan los cuadros y gráficos de las respuestas emitidas por la muestra objeto de estudio, en primera instancia se presentan los correspondientes a la opinión del Coordinador de Administración desde el Cuadro 4 hasta el 16, y del 17 al 29 corresponde a el personal que laboran en la Dependencia de Contabilidad, Presupuesto, Auditoría, Coordinador de Administración, Habilitaduría, Trámite y Control. Variable: Necesidad de la creación de una Oficina de Tesorería Indicador: Recursos Humanos. Cuadro 4 Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 1. ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría responde a las exigencias de la Coordinación Administrativa?. Alternativas F % Sí - - No 01 100 Total 01 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 2. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 1. ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría responde a las exigencias de la Coordinación Administrativa? El Cuadro 4 y el Gráfico 2 muestran que el Coordinador de Administración indicó que la Oficina de Habilitaduría No responde a las exigencias de la misma, por cuanto que en la actualidad su función se encuentra limitada a la emisión y recepción de cheques, lo que implica la necesidad de ampliar las funciones administrativas con la creación de una Oficina de mayor envergadura como lo es Tesorería. La cual según Emery y Finnerty (2000) entre sus funciones se encuentra además del control de efectivo supervisar varias funciones financieras. Cuadro 5 Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 2. ¿La gestión actual de la Oficina de Habilitaduría es eficiente?. Alternativas F % Sí - - No 01 100 Total 01 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 3. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 2. ¿La gestión actual de la Oficina de Habilitaduría es eficiente? Para este cuadro se observa que la respuesta del Coordinador de Administración indica que No es eficiente la gestión actual de la Oficina de Habilitaduría, por cuanto sus funciones son limitativas en cuanto a la administración financiera, motivo por el cual toda organización y administración requiere de una toma de decisión que implique identificar y seleccionar un curso de acción en función a la gestión que se realiza. Según esto, Welsch, Milton y Gordon (1990) manifiestan que esta decisión “entraña un compromiso o resolución de hacer, dejar de hacer algo o de adoptar o rechazar una actitud” (p. 5), es decir, si la gestión financiera actual no es la adecuada se deben implementar medidas correctivas, especialmente si afectan el aspecto económico de la misma. Cuadro 6 Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 3. ¿El cumplimiento con las obligaciones a terceros ha sido efectivo?. Alternativas F % Sí - - No 01 100 Total 01 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 4. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 3. ¿El cumplimiento con las obligaciones a terceros ha sido efectivo? En el Cuadro 6, Gráfico 4, se observa que el Coordinador de Administración señaló que el cumplimiento de los compromisos hacia terceras personas No ha sido efectivo, por cuanto se presenta retardo en los pagos, lo que presume deficiencias en el área de finanzas manifestada en el descontrol de liquidez y por ende incumplimiento en los compromisos adquiridos. Con respecto a esto, David (1997) afirma que una de las funciones del área de finanzas es el conocimiento de la posición financiera de una organización. Cuadro 7 Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 4. ¿Ha sido usted, informado por parte de la Oficina de Habilitaduría de cualquier irregularidad detectada en el movimiento bancario?. Alternativas F % Sí - - No 01 100 Total 01 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 5. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 4. ¿Ha sido usted, informado por parte de la Oficina de Habilitaduría de cualquier irregularidad detectada en el movimiento bancario? En el Cuadro 7, Gráfico 5, el Coordinador de Administración indicó que No es informado con regularidad por parte de la Oficina de Habilitaduría de cualquier irregularidad detectada en el movimiento bancario, lo que es contradictorio con respecto a la responsabilidad que tiene la administración del control de todas las actividades gerenciales, David (1997) acota que el control asegura los resultados reales en función a los proyectados, por lo tanto, se requiere de un control de calidad, financiero acorde a las expectativas de la institución. Variable: Procesos Administrativos Indicador: Coordinación Cuadro 8 Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 5. ¿Sabe Ud., si la Oficina de Habilitaduría mantiene relación directa con las entidades bancarias?. Alternativas F % Sí - - No 01 100 Total 01 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 6. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 5. ¿Sabe Ud., si la Oficina de Habilitaduría mantiene relación directa con las entidades bancarias? En el Cuadro 8, Gráfico 6 se observa que según la respuesta emitida por el Coordinador de Administración la Oficina de Habilitaduría No mantiene relación directa con las entidades bancarias. Con respecto a esto, Redondo (2004) afirma que “es muy difícil que una empresa comercial o de cualquier tipo pudiera sobrevivir sin tener ninguna clase de relación y efectuar operaciones con algún banco” (p. 151), en tal sentido, debe existir una oficina con enlace directo a ella y que a su vez lleve el control financiero de la misma, en este caso, la correspondencia sería con la Tesorería que según Grullón y Prieto (1994) “es la unidad operativa encargada de la custodia e inversión del dinero, gestión de crédito y provisión del capital” (p. 20). Cuadro 9 Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 6. ¿Le suministran a usted, la Oficina de Habilitaduría información confiable sobre la disponibilidad financiera para que pueda programar los desembolsos a realizar?. Alternativas F % Sí - - No 01 100 Total 01 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 7. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 6. ¿Le suministran a usted, la Oficina de Habilitaduría información confiable sobre la disponibilidad financiera para que pueda programar los desembolsos a realizar? En el Cuadro 9, Gráfico 7, se observa que la respuesta emitida por el Coordinador de Administración indica que la Oficina de Habilitaduría No ofrece información confiable sobre la disponibilidad financiera para que pueda programar los desembolsos a realizar. Indicador: Control Cuadro 10 Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 7. ¿La Oficina de Habilitaduría presenta a usted, la relación de los ingresos percibidos por aranceles y donaciones?. Alternativas F % Sí - - No 01 100 Total 01 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 8. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 7. ¿La Oficina de Habilitaduría presenta a usted, la relación de los ingresos percibidos por aranceles y donaciones? En el Cuadro 10, Gráfico 8, se observa que la Oficina de Habilitaduría No presenta al Coordinador de Administración la relación de los ingresos percibidos por aranceles y donaciones. Contradiciendo esto lo señalado por Van (1999), cuando plantea la necesidad de garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades planeadas. Cuadro 11 Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 8. ¿Recibe usted, de la Oficina de Habilitaduría un plan detallado de la distribución de los ingresos percibidos por el Ejecutivo Nacional?. Alternativas F % Sí - - No 01 100 Total 01 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 9. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 8. ¿Recibe usted, de la Oficina de Habilitaduría un plan detallado de la distribución de los ingresos percibidos por el Ejecutivo Nacional? Para el Cuadro 11, Gráfico 9 se observa que la Oficina de Habilitaduría No presenta al Coordinador de Administración un plan detallado de la distribución de los ingresos percibidos por el Ejecutivo Nacional, por lo que se hace necesario “un efectivo proceso de control de ingresos. Al respecto, Redondo (2004) señala que “se detectan si se están cumpliendo las normas establecidas para el control interno” (p. 157), que para este caso sobre el manejo de los recursos del Ejecutivo Nacional se debe mantener un control estricto. Cuadro 12 Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 9. ¿Le presenta la Oficina de Habilitaduría relación de los egresos efectuados?. Alternativas F % Sí - - No 01 100 Total 01 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 10. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 9. ¿Le presenta la Oficina de Habilitaduría relación de los egresos efectuados? De acuerdo a la respuesta en el Cuadro 12, Gráfico 10, se observa que la Oficina de Habilitaduría No ofrece al Coordinador de Administración una relación de los egresos efectuados, siendo esto contradictorio con la necesidad de controlar todas las actividades financieras, por cuanto forman parte esencial de la administración de la organización, Van (1999) plantea que “la administración de tesorería está ubicada en el manejo y control por parte de la organización” (p. 9) Cuadro 13 Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 10. ¿Sabe Ud., si la Oficina de Habilitaduría lleva el control del Libro Banco – Institución?. Alternativas F % Sí - - No 01 100 Total 01 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 11. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 10. ¿Sabe Ud., si la Oficina de Habilitaduría lleva el control del Libro Banco – Institución? En el cuadro 13, Gráfico 11, de acuerdo a la respuesta del Coordinador de Administración, se indica que la Oficina de Habilitaduría No lleva el control del Libro Banco – Institución, este hecho presume el desconocimiento de la información al día de las transacciones bancarias que se realizan, lo que impide llevar un control interno efectivo. Al respecto, Redondo (2004, p. 26) afirma que el control interno de las organizaciones debe ser muy eficiente, además la cuenta del Bancos permite el control del dinero que se moviliza en las denominadas cuentas corrientes bancarias. Cuadro 14 Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 11. ¿Recibe usted las Conciliaciones Bancarias diariamente?. Alternativas F % Sí - - No 01 100 Total 01 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 12. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 11. ¿Recibe usted, las Conciliaciones Bancarias diariamente? Tomando en cuenta la respuesta del Cuadro 14, Gráfico 12, se puede afirmar que el Coordinador de Administración No recibe las Conciliaciones Bancarias diariamente, lo que impide llevar un estricto control de cada una de las cuentas que posee la institución. Al respecto, Redondo (2004) señala que “uno de los objetivos de las conciliaciones bancarias es el de determinar las causas que motivaron la diferencia entre ambos saldos; según bancos y según libros” (p. 157), lo que a su vez permite establecer la disponibilidad que se posee y los diversos movimientos que se han realizado durante el mes anterior. Variable: Factibilidad del Plan Estratégico Indicador: Recursos Cuadro 15 Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 12. ¿De crearse la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cree usted, que existe el recurso humano capacitado en el área financiera?. Alternativas F % Sí 01 100 No Total 01 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 13. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 12. ¿De crearse la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cree usted, que existe el recurso humano capacitado en el área financiera? En el Cuadro 15, Gráfico 13, el Coordinador Administrativo afirma que de crearse la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, existe el recurso humano capacitado en el área financiera que pueda atenderla. Ortiz (2000) señala que la calidad del recurso humana debe ofrecer buenos resultados en la empresa por lo tanto su aprovechamiento deberá estar orientado hacia las mejoras significativas, en caso contrario ésta quedaría perjudicada. Cuadro 16 Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 13. ¿La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cuenta con los recursos técnicos para la creación de la Oficina de Tesorería?. Alternativas F % Sí 01 100 No Total 01 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 14. Opinión del Coordinador de Administración en cuanto al Ítem 13. ¿La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cuenta con los recursos técnicos para la creación de la Oficina de Tesorería? En el Cuadro 16, Gráfico 14, se puede observar que el Coordinador de Administración afirma que la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cuenta con los recursos técnicos para la creación de la Oficina de Tesorería. Variable: Necesidad de la Creación de la Oficina de Tesorería Indicador: Recursos Humanos Cuadro 17 Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 1. ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría responde a las exigencias de las demás dependencias administrativas?. Alternativas F % Sí 05 21.73 No 18 78.26 Total 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 15. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 1. ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría responde a las exigencias de las demás dependencias administrativas? Cuadro 17, Gráfico 15, referido al ítem 1, se puede observar que el 78.26 % de la muestra objeto de estudio considera que la Oficina de Habilitaduría No responde a las exigencias de las demás dependencias administrativas, coincidiendo estas respuestas con lo señalado por el Coordinador de Administración, mientras que el 21.73% indicó lo contrario. Cuadro 18 Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 2. ¿La gestión actual de la Oficina de Habilitaduría es eficiente?. Alternativas F % Sí 04 17.39 No 19 82.60 Total 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 15. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 2. ¿La gestión actual de la Oficina de Habilitaduría es eficiente? En el Cuadro 18, Gráfico 16, se puede observar que el 82.60% de la muestra de la Dependencia Administrativa indicó que la gestión actual de la Oficina de Habilitaduría No es eficiente, coincidiendo con la opinión del Coordinador de Administración, mientras que el resto señaló que Sí. Cuadro 19 Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 3. ¿El cumplimiento con las obligaciones a terceros ha sido efectivo?. Alternativas F % Sí 04 17.39 No 19 82.60 Total 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 17. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 3. ¿El cumplimiento con las obligaciones a terceros ha sido efectivo? Con respecto a los resultados del ítem 3 reflejados en el Cuadro 19, Gráfico 17, se observa que el 82.60% de la muestra indicó que el cumplimiento con las obligaciones a terceros No ha sido efectivo, coincidiendo en este aspecto con el Coordinador de Administración, mientras que el resto señaló lo contrario. Cuadro 20 Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 4. ¿Existe un contacto directo entre la Oficina de Habilitaduría con los organismos públicos, encargados de procesar las órdenes de pago para la institución?. Alternativas F % Sí 06 26.08 No 17 73.91 Total 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 18. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 4. ¿Existe un contacto directo entre la Oficina de Habilitaduría con los organismos públicos, encargados de procesar las órdenes de pago para la institución? En el Cuadro 20, Gráfico 18, el 73.91% de la muestra indicó que No existe un contacto directo entre la Oficina de Habilitaduría con los organismos públicos, encargados de procesar las órdenes de pago para la institución, mientras que el 26.08 % señaló que Sí. Estas respuestas permiten inferir la necesidad de una oficina que realmente cumpla con las funciones financieras de la organización, por cuanto que es difícil mantenerse aislado del resto de las dependencias internas y externas de la mima. Variable: Procesos Administrativos Indicador: Coordinación Cuadro 21 Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 5. ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría informa sobre la disponibilidad financiera de la institución?. Alternativas F % Sí 13 56.42 No 10 43.47 Total 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 19. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 5. ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría informa sobre la disponibilidad financiera de la institución? En el Cuadro 21, Gráfico 19, se observa que las opiniones de la muestra con respecto al ítem 5, son aproximadamente similares para los dos indicadores, detectándose sin embargo una tendencia más elevada según el 56.42% de la muestra en considerar que la Oficina de Habilitaduría Sí informa sobre la disponibilidad financiera de la institución, mientras que el 43.47% restante, aunque alto señala que No. Cuadro 22 Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 6. ¿La Oficina de Habilitaduría dirige y coordina la entrada y salida de efectivo?. Alternativas F % Sí 12 52.17 No 11 47.82 Total 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 20. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 6. ¿La Oficina de Habilitaduría dirige y coordina la entrada y salida de efectivo? En el Cuadro 22, Gráfico 20, se observa que el 52.17% de la muestra objeto de estudio perteneciente a las Dependencias Administrativa señaló que la Oficina de Habilitaduría Sí dirige y coordina la entrada y salida de efectivo, mientras que el 47.82% señaló que No lo realiza. Cuadro 23 Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 7. ¿Las decisiones financieras que toma la Oficina de Habilitaduría se basan en la información de un flujo de efectivo?. Alternativas F % Sí 07 30.43 No 16 69.56 Total 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 21. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 7. ¿Las decisiones financieras que toma la Oficina de Habilitaduría se basan en la información de un flujo de efectivo? En el Cuadro 23, Gráfico 21 se observa que el 69.56 de la muestra señaló que las decisiones financieras que toma la Oficina de Habilitaduría No se basan en la información de un flujo de efectivo, mientras que el resto 30.43% manifestó que Sí. Indicador: Control Cuadro 24 Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 8. ¿La Oficina de Habilitaduría realiza las Conciliaciones Bancarias?. Alternativas F % Sí 05 21.73 No 18 78.26 Total 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 22. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 8. ¿La Oficina de Habilitaduría realiza las Conciliaciones Bancarias? En el Cuadro 24, Gráfico 22, referido al Indicador Control se puede observar que el 78.26 de las personas que trabajan en las Dependencias Administrativas señalaron que la Oficina de Habilitaduría No realiza las Conciliaciones Bancarias y el 21.73 % manifestó que Sí lo hace. Cuadro 25 Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 9. ¿Se determina las disponibilidades bancarias, a través del análisis y control del movimiento de efectivo, cheques y transferencias?. Alternativas F % Sí 03 13.04 No 20 86.95 Total 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 23. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 9. ¿Se determina las disponibilidades bancarias, a través del análisis y control del movimiento de efectivo, cheques y transferencias? En el Cuadro 25, Gráfico 23, se detecta que el 86.96% de la muestra consultada con respecto al ítem 9, negó la determinación de las disponibilidades bancarias, a través del análisis y control del movimiento de efectivo, cheques y transferencias, pero el 13.04 % señaló lo contrario. Cuadro 26 Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 10. ¿Cree usted, que la Oficina de Habilitaduría envía diariamente a las entidades bancarias, la relación de los cheques emitidos?. Alternativas F % Sí 19 17.39 No 04 82.60 Total 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 24. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 10. ¿Cree usted, que la Oficina de Habilitaduría envía diariamente a las entidades bancarias, la relación de los cheques emitidos? En el Cuadro 26, Gráfico 24, referido al ítem 10, se observa que el 82.60 % de la muestra consultada considera que la Oficina de Habilitaduría No envía diariamente a las entidades bancarias, la relación de los cheques emitidos. Cuadro 27 Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 11. ¿Mantiene custodia de los fondos de la institución la Oficina de Habilitaduría?. Alternativas F % Sí 05 21.73 No 18 78.26 Total 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 25. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 11. ¿Mantiene custodia de los fondos de la institución la Oficina de Habilitaduría? El Cuadro 27, Gráfico 25, muestran los resultados obtenidos por las respuestas de la muestra en estudio, siendo un 78.26% de opinión de que la Oficina de Habilitaduría No mantiene custodia de los fondos de la institución, mientras que el 21.73% de los entrevistados señaló que Sí lo hace. Variable: Factibilidad del Plan Estratégico Indicador: Recursos Cuadro 28 Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 12. ¿De crearse la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cree usted, que existe el recurso humano capacitado en el área financiera?. Alternativas F % Sí 21 91.30 No 02 8.69 Total 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 26. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 12. ¿De crearse la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cree usted, que existe el recurso humano capacitado en el área financiera? En el Cuadro 28, Gráfico 26, se observa que el 91.30% del personal encuestado de las Dependencias Administrativas manifestó que Sí existe el recurso humano capacitado en el área financiera necesario para atender la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Cuadro 29 Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 13. ¿La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cuenta con los recursos técnicos para la creación de la Oficina de Tesorería?. Alternativas F % Sí 19 82.60 No 04 17.39 Total 100 Fuente: La Investigadora (2005) Gráfico 27. Opinión expresada por el Personal Administrativo en cuanto al Ítem 13. ¿La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cuenta con los recursos técnicos para la creación de la Oficina de Tesorería? Finalmente, en el Cuadro 29, Gráfico 27, referido al ítem 13, el 82.60 % de las personas que trabajan en las Dependencias Administrativas indicaron que la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, Sí cuenta con los recursos técnicos para la creación de la Oficina de Tesorería planteada en esta propuesta. Cuadro 30 Observación realizada a la Oficina de Habilitaduría. DESCRIPCIÓN OPERATIVO NO OPERATIVO Se mantiene constantemente contacto con los organismos públicos (Ejecutivo Nacional) encargados de procesar las transferencias de los recursos asignados X Se mantiene contacto directo con las entidades bancarias. X Se efectúan colocaciones financieras. X Se realizan a diario las conciliaciones bancarias. X Se informa de la disponibilidad financiera de las diferentes cuentas bancarias de la institución. X Se realizan el arqueo y el balance diario de caja. X Se realizan un plan detallado de la distribución de los ingresos percibidos. X Se lleva un control Libro Banco – Institución. X Se envía a banco relación de los cheques emitidos. X Existen políticas, normas y procedimientos para la cancelación de las obligaciones. X Fuente: La Investigadora (2005) En el Cuadro 30 se evidencian aspectos no operativos de la Oficina de Habilitaduría, los cuales coinciden con las opiniones emitidas por la muestra objeto de este estudio. En el aspecto referido al contacto con los organismos públicos (Ejecutivo Nacional) encargados de procesar las transferencias de los recursos asignados y las entidades bancarias, se detectó que no se tiene relación directa con ellos lo que impide el control de los aspectos organizativos y financieros de la UNEXPO. En cuanto a los aspectos contables como son: las conciliaciones bancarias, el arqueo y el balance diario de caja, control Libro Banco no se lleva una CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES El propósito del presente capítulo tiene como finalidad ofrecer las conclusiones y recomendaciones producto de las respuestas emitidas por la muestra objeto de este estudio representada por el Coordinador de Administración y las personas que laboran en las Dependencias Administrativas como son: Contabilidad, Habilitaduría, Tramites y Control, Auditoria y Presupuesto. Conclusiones El Coordinador de Administración y el Personal de las Dependencias Administrativas, coincidieron en opinar que la Oficina de Habilitaduría No responde a las exigencias de la misma, por cuanto que en la actualidad su función se encuentra limitada a la emisión y recepción de cheques, lo que implica la necesidad de ampliar las funciones administrativas con la creación de una Oficina de mayor envergadura como lo es Tesorería. El Coordinador de Administración no es informado con regularidad por parte de la Oficina de Habilitaduría de cualquier irregularidad detectada en el movimiento bancario, de la disponibilidad financiera la relación de los ingresos percibidos por aranceles y donaciones, de las Conciliaciones Bancarias, ni de los ingresos y egresos que por diversos factores son realizados. La Oficina de Habilitaduría no mantiene relación directa con las entidades bancarias ni con los organismos públicos, encargados de procesar las órdenes de pago para la institución. La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cuenta tanto con el recurso técnico como humano capacitado en el área financiera que pueda atenderla. Recomendaciones Tomando en cuenta las conclusiones a que se llegó, la investigadora sugiere las siguientes recomendaciones: Implantar una gestión de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías”, Caracas, a fin de que los recursos financieros reciban el uso adecuado a las necesidades e intereses de la misma. Ampliar las funciones de la Oficina de Tesorería tomando en cuenta los lineamientos establecidos por la OPSU. Tomar en cuenta el recurso humano calificado en el área financiera que se encuentra adscrito en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías”, Caracas, de manera tal que se logre el aprovechamiento al máximo de los diversos recursos. Finalmente, se recomienda la ejecución del plan estratégico propuesto en este estudio. CAPÍTULO VI LA PROPUESTA Plan Estratégico para la creación de la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Presentación La presente propuesta está orientada a cubrir las necesidades existente en el área financiera en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, para ello se sugiere crear una Oficina de Tesorería a través de la aplicación de estrategias administrativas, las cuales deben ser dirigidas con eficacia, transparencia y de manera oportuna; se considera que la planificación, coordinación, control, registro y distribución de los ingresos y egresos de la institución se realizarán de manera más organizada. En este orden de ideas, la Oficina de Tesorería, tiene como objetivo la Evaluación de los Proyectos, Administración de efectivo, Relación con los bancos comerciales y de inversión, Adquisición de crédito, Planeación financiera, Administrar las cuentas por pagar, Preparación diaria de reporte sobre la posición del efectivo y Reportar los flujos de efectivo, observándose que las actividades son más amplias que las brindadas por la Oficina de Habilitaduría, en el diagnóstico realizado se encontró que su actividad se limitaba a la recepción de órdenes de pago y emisión de cheques, sin considerar que estas actividades llevan en sí un proceso administrativo mucho más complejo. Tomando en cuenta lo expuesto, el cambio que se propone influye además de un cambio de estructura organizativa de la institución objeto de estudio, incluir en la Oficina de Tesorería su estructura propia, la cual se presenta a continuación: Gráfico 28. Organigrama de la Oficina de Tesorería. Justificación de la Propuesta Con la propuesta de un Plan Estratégico para la creación de la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, se constituirá un aporte que permitirá dar soluciones a las debilidades presentadas en el área financiera de la institución, centralizando funciones y actividades administrativas en la Oficina de Tesorería, para administrar de forma eficiente los recursos asignados tanto por el Ejecutivo Nacional como los adquiridos por ingresos propios, de manera que su aprovechamiento se encuentre en concordancia con las necesidades e intereses de la institución. Igualmente, la propuesta se justifica debido a la imperiosa necesidad de mantener una comunicación interna como externa, tanto con los entes gubernamentales encargados de asignar los recursos, como también con las entidades bancarias, organizaciones garantes de los fondos. Además, con el Coordinador de Administración quien es el responsable de los recursos financieros que ingresan a esta casa de estudio. Objetivos de la Propuesta Objetivo General Proponer Estrategias Administrativas para Optimizar el Manejo y Control de los Recursos Financieros asignados a la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Objetivos Específicos Determinar el Grado de Cambio Estratégico Requerido en el Área Financiera. Definir las Acciones Específicas en la Implantación de las Estrategias Administrativas en la Oficina de Tesorería. Recomendar la Creación de la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnico “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Alcances El Plan Estratégico para la Creación de la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, está orientado a ofrecer las herramientas necesarias desde el punto de vista estratégico, para la creación de la Oficina de Tesorería, por lo tanto, su uso se dirige a que las Dependencias Administrativas y a la Alta Gerencia de esta casa de estudios promuevan su ejecución en el transcurso del año fiscal 2005. Estructura de la Propuesta La propuesta de un Plan Estratégico para la Creación de la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, se encuentra organizada de la siguiente manera: Fase I: Grado de Cambio Estratégico Requerido en la Área Financiera de la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Fase II: Definición de las Acciones Específicas en la Implantación de las Estrategias Administrativas en la Creación de la Oficina de Tesorería. Fase III: Creación de la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Gráfico 29. Fases de la Creación para la Oficina de Tesorería. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS PLAN ESTRATÉGICO PARA LA CREACIÓN DE LA OFICINA DE TESORERÍA EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS FASE I PLAN ESTRATÉGICO GRADO DE CAMBIO ESTRATÉGICO REQUERIDO EN LA ÁREA FINANCIERA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Cambio de Misión y Visión En el Área Financiera de la Universidad Nacional Experimental Politécnica ”Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, funciona la Oficina de Habilitaduría, la cual tiene como objetivo desde su creación el de la recepción de las órdenes de pagos con sus respectivos soportes y la emisión de cheques previamente autorizados por la Alta Gerencia y la Dirección Administrativa, para cumplir las obligaciones contraídas por la institución con terceros, lo que se resume en una misión y visión de esta dependencia presentada a continuación: Actualidad Misión Visión Ser una unidad que coordine y ejecute los egresos de la institución. Mantener el manejo eficiente de los recursos financieros para cubrir las diferentes necesidades de la institución. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Propuesta Misión Visión Conformar una unidad de Tesorería que adecuada y oportunamente ejerza la planificación, coordinación, control, registro y distribución de los ingresos y egresos conforme a la normativa legal a los fines de facilitar la gestión financiera. Ser una dependencia de la administración financiera en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, reconocida por su productividad y transparencia en la ejecución de sus procesos, con un capital humano de alto desempeño y una plataforma tecnológica de avanzada. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS DETERMINACIÓN DE LOS OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DE LA DEPENDENCIA FINANCIERA Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Análisis Comparativo En la actualidad la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, como todo ente público maneja una serie de recursos financieros, asignados presupuestariamente por el Ejecutivo Nacional, para llevar a cabo sus operaciones durante el año fiscal. Estos recursos son administrados por la Alta Gerencia de la institución a través de la Dirección Administrativa y el apoyo técnico operativo de las dependencias que conforman la estructura administrativa como son: Contabilidad y Habilitaduría, las cuales registran las operaciones financieras y cancelan las obligaciones contraídas por la institución con terceros respectivamente. Sin tener un control adecuado y supervisión de las actividades, a manera de realizar una eficaz gestión financiera; con una comunicación y coordinación de las actividades, para darle el uso adecuado a los recursos financieros. Lo que indica que las estrategias propuestas deben estar dirigidas a optimizar un proceso administrativo dentro del área de estudio. A continuación se presenta un análisis comparativo que refleja la situación actual (Oficina de Habilitaduría) con el grado de cambio que se propone al crear la nueva dependencia (Oficina de Tesorería) en el área financiera de la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS ANÁLISIS COMPARATIVO ¿Cuál es la actividad administrativa de la Oficina de Habilitaduría? - Coordinación y ejecución de los egresos, con previa autorización de la Alta Gerencia y Dirección Administrativa de la institución ¿Cuál debería ser? Una unidad encargada de coordinar, controlar, supervisar y distribuir los ingresos a fin de cancelar las obligaciones contraídas. Todo con la previa autorización de la Alta Gerencia y Dirección Administrativa de la institución. ¿Cuáles son las funciones actuales de la Oficina de Habilitaduría? - Recepción de órdenes de pago. - Chequeo y clasificación de las órdenes de pagos según conceptos y montos. - Elaboración de los comprobantes de pagos, por diversos conceptos. - Emisión de cheques, basado en las órdenes de pagos. - Clasificación de los recibos de pago con sus respectivos anexos. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉNCICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS ANÁLISIS COMPARATIVO ¿Cuáles deberían ser las funciones? - Planificar, coordinar y supervisar las actividades a realizar por la Oficina de Tesorería, delegando responsabilidades al personal a su cargo. - Obtención de información confiable sobre las disponibilidades bancarias, a fin de programar los desembolsos a realizar. - Suministro de información confiable para que la Unidad de Administración conjuntamente con las autoridades tomen decisiones en relación a: colocaciones, aperturas y cierres de cuentas bancarias. - Coordinación del proceso de transferencia de los recursos asignados por el Ejecutivo Nacional, a las cuentas bancarias, de acuerdo con el presupuesto y la programación de gastos aprobados. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉNCICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Análisis Comparativo. (cont…) ¿Cuáles deberían ser las funciones? - Dirigir el proceso de emisión de cheques de acuerdo a las políticas financieras. - Controlar los movimientos de las diferentes cuentas bancarias. - Elaborar relación de irregularidades detectadas en el proceso de análisis de cuentas bancarias para solicitar a las entidades financieras su reintegro o corrección. - Dirigir, coordinar y supervisar los flujos de cajas. - Análisis y control del rendimiento por concepto de colocaciones financieras. - Controlar los ingresos percibidos por aranceles y donaciones. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Análisis Comparativo. (cont…) ¿Cuáles deberían ser las funciones? - Inspección, análisis y evaluación del movimiento de ingresos y egresos de la institución. - Conformación de las órdenes de pago procesadas de acuerdo a los criterios establecidos por las Unidades de Administración, Planificación y Programación Presupuestaria, así como de las Autoridades Universitarias. - Presentación de informes a la Unidad de Administración sobre la disponibilidad financiera de la institución. - Mantener contacto constantemente con los organismos públicos, encargados de procesar las órdenes de pago para la institución. - Aprobar mediante firma: oficios y demás correspondencia de la unidad a su cargo. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS ESQUEMA ESTRATÉGICO Presentación En la Alta Gerencia de la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, se hace necesario el planteamiento de objetivos que permitan a la actual administración el manejo y control de los recursos financieros asignados a la institución. El grado de cambio estratégico esta enfocado a la formulación de estrategias vinculadas con los elementos de la administración las cuales están entre la planeación, organización, coordinación, dirección, información, supervisión, control y comunicación, concluyendo con la creación de una Oficina de Tesorería que posea y cumpla con los lineamientos anteriormente mencionados. A continuación se presenta el Esquema Estratégico que plantea las Estrategias sugeridas: Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS FASE II DEFINICIÓN DE LAS ACCIONES ESPECIFICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS EN LA CREACIÓN DE LA OFICINA DE TESORERÍA Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS ACCIONES ESPECÍFICAS Estrategia 1 Organización para la Unidad Propuesta. Se hace necesario el lograr que exista un esfuerzo coordinado mediante la definición de tareas y las relaciones de autoridad dentro de la dependencia a crear. Se debe determinar quién hará las actividades y quién depende de quién. Por lo tanto, se debe tomar en cuenta el recurso humano capacitado en el área financiera. Para realizar las distintas funciones de la Oficina de Tesorería se presenta la siguiente plantilla estructural, la cual especifica los recursos humanos que conformarán la mencionada unidad. Plantilla de la Oficina de Tesorería 1 Tesorero 1 Analista Financiero 1 Asistente de Tesorería 1 Asistente Financiero 1 Asistente Administrativo 1 Secretaria 1 Cajero Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Estrategia 1. (cont…) Plantilla Oficina de Tesorería Funciones Jefe de Tesorería Debe velar por el cumplimiento de las actividades o procesos que garanticen la recepción y control de los ingresos de la Institución y su adecuada y correcta distribución, coordinando y supervisando la ejecución de los planes y programas de la unidad a su cargo, a fin de garantizar la cancelación de los compromisos de la Institución y apoyar a las autoridades en la colocación acertada de los recursos financieros. Analista Financiero Debe analizar las diferentes cuentas que conforman los balances y estados financieros de diferentes dependencias de la institución, revisando y analizando la información, a fin de determinar la correcta procedencia de los movimientos efectuados y levantar los informes correspondientes. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, de Marzo 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Estrategia 1. (cont…) Plantilla Oficina de Tesorería Funciones Asistente de Tesorería Debe ejecutar los procesos administrativos de los distintos trámites desarrollados en la Oficina de Tesorería, chequeando, clasificando y registrando documentos de diversa índole y aplicando correctamente las normas y procedimientos definidos para ello, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos. Asistente Financiero Debe asistir en el análisis de estados financieros, recopilando, registrando y llevando el control de la información; a fin de apoyar la correcta elaboración de los informes financieros de la institución. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Estrategia 1. (cont…) Plantilla Oficina de Tesorería Funciones Asistente Administrativo Debe ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio. Secretaria Debe ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño acorde con los objetivos de la oficina. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Estrategia 1. (cont…) Plantilla Oficina de Tesorería Funciones Cajero Debe supervisar la recepción, desembolso y custodia de valores, verificando y controlando los movimientos de caja; a fin de lograr la recaudación de ingresos a la institución y la cancelación de pagos que correspondan a través de caja. Referencias Bibliográficas Oficina de Planificación del Sector Universitario (1999). Manual de Cargos. Caracas – Venezuela. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS ACCIONES ESPECÍFICAS Estrategia 2 Planificación La planeación financiera debe realizarse tomando en cuenta la información en cuanto a los ingresos que obtiene la institución para programar los desembolsos en que está incurre. Esto se plantea con el objetivo de llevar un control de las partidas existentes. Dentro de las acciones específicas se deben efectuar las siguientes: 1.- Se debe llevar un control de gastos de las partidas asignadas a la institución. 2.- Se debe elaborar las modificaciones a las partidas presupuestarias. 3.- Efectuar las aplicaciones financieras de acuerdo a las reformulaciones presupuestarias. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Estrategia 2. (cont…) Estrategia 2 Planificación 4.- Revisar los traspasos y rectificaciones de las partidas. 5.- Organizar las fechas de las conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el libro de la institución. 6.- Preparar la programación de depósitos y pagos, tomando en cuenta las fechas de los documentos por pagar y asignación de los recursos. 7.- Preparar el día último de cada mes un inventario detallado de los compromisos adquiridos a la fecha, con el fin de conciliarlos con los registros contables. Elaborado por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo del 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS ACCIONES ESPECÍFICAS Estrategia 3 Coordinación y Dirección de las Actividades y los Recursos Las actividades deben ser coordinadas con el recurso humano existente en la Unidad de Tesorería, estableciendo directrices en cuanto a las mismas y se realizarán dentro de la dependencia anteriormente señalada. Actividades que permitirá llevar una coordinación de las diferentes partidas presupuestarías, otros ingresos y egresos a efectuar, a fin de darle el uso adecuado a los recursos financieros. Las acciones específicas relacionadas a esta estrategia son: 1.- Chequear que las órdenes de pago estén correctamente elaboradas y que contengan los soportes correspondientes. 2.- Verificar la correcta elaboración de los cheques emitidos de acuerdo al soporte que los originan. 3.- Clasificar los recibos de pagos y anexar sus respectivos cheques. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Estrategia 3. (cont…) Estrategia 3 Coordinación y Dirección de las Actividades y los Recursos Financieros 4.- Efectuar los trámites de depósitos de pago al personal activo, pensionado y jubilados, proveedores, ayudas estudiantiles, viáticos, comedor y servicios. 5.- Registrar y enviar las órdenes de pago por concepto de servicios prestados a la Institución. (Retenciones y aportes de Ley). 6.- Clasificar las órdenes de pago según conceptos y montos. 7.- Elaborar comprobantes de pago por diversos conceptos. 8.- Elaborar los depósitos bancarios. 9.- Cumplir al día con las obligaciones financieras que tiene la Institución con terceros. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS ACCIONES ESPECÍFICAS Estrategia 4 Información Confiable de los Ingresos y Egresos Mantener una información confiable es un aspecto necesario para estar actualizado en cuanto a los recursos financieros disponibles con que cuenta la institución en un momento determinado, para poder programar los desembolsos. Las acciones referidas a tal aspecto son: 1.- Realizar y registrar a diario los ingresos y egresos efectuados por la oficina. 2.- Suministrar de manera oportuna información financiera que sirva para la formulación de políticas y toma de decisiones. 3.- Efectuar informes a diario de los ingresos y egresos efectuados en cada una de las cuentas bancarias, para enviarlos a las autoridades de la institución. 4.- Asesorar a las autoridades en cuanto a las colocaciones de acuerdo al índice de rendimiento del mercado financiero. 5.- Reportar y levantar informes de cualquier irregularidad que se presente en los análisis de cuentas. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS ACCIONES ESPECÍFICAS Estrategia 5 Comunicación (Interna) La comunicación tanto interna como externa dentro del área administrativa y financiera de la institución, debe realizarse de una manera directa; manteniendo contacto constantemente con las demás dependencias administrativas, igualmente con los entes gubernamentales y las entidades bancarias. Para así estar al tanto, no sólo de los ingresos, sino también de los egresos efectuados por la institución. Como acciones respectivas se debe: 1. Cotejar la disponibilidad presupuestada e informar a unidades solicitantes. 2.- Presentar relación de cheques cancelados, extraviados y caducados a la Oficina de Contabilidad. 3.- Mantener una comunicación directa con las autoridades de la institución y demás dependencias. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Estrategia 5. (cont…) Estrategia 5 Comunicación (Externa) l.- Informar a los proveedores sobre la cancelación de facturas. 2.- Mantener comunicación directa con los organismos públicos, encargados de procesar las órdenes de pago para la institución. 2.- Mantener comunicación constante con las entidades bancarias. 3.- Enviar diariamente a las entidades bancarias, la relación de cheques emitidos, indicando el monto, número de cheque y nombres de la persona u organismo beneficiario del cheque. 4- Mantener un registro permanente de las diferentes inversiones ocasionadas por los ingresos propios de la institución. 5.- Proponer y establecer los procedimientos necesarios para invertir los ingresos propios de acuerdo al tiempo y disponibilidad de los mismos. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS ACCIONES ESPECÍFICAS Estrategia 6 Supervisión y Control de la Gestión Financiera Cuando nos referimos a la supervisión y el control, se enfoca a uno de los aspectos más importantes y definitivos de la gestión financiera. En este aspecto la dependencia debe procurar trabajar con una serie de directrices que le permitan la correcta administración de los recursos financieros, evitando desembolsos innecesarios y procurando la compaginación entre los ingresos y egresos de la institución. Las acciones específicas son: 1.- Elaborar relación de los diversos pagos efectuados. 2.- Realizar seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. 3.- Llevar el control de diferentes cajas chicas y fondos de anticipos. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS Estrategia 6. (cont…) Estrategia 6 Supervisión y Control de la Gestión Financiera 4.- Realizar las conciliaciones bancarias. 5.- Llevar un control de los recursos financieros asignados a la institución. 6.- Controlar asignaciones adquiridas por los ingresos propios y donaciones. 7.- Controlar y registrar los movimientos efectuados en las diferentes cuentas bancarias. 8.- Controlar el rendimiento de inversiones e intereses ganados en las diferentes cuentas bancarias y elaborar informe respectivo. 9.- Llevar el control de pago de las nóminas de personal y otros servicios de la Institución. 10.- Mantener inventario de chequeras con existencia y depósitos asignados y velar por su custodia y reposición oportuna. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” VICE-RECTORADO “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS ACCIONES ESPECÍFICAS Estrategia 7 Ejecución y Evaluación del Plan La ejecución del plan debe dejar claro que con la creación de la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, las actividades que realiza la oficina de Habilitaduría serán absorbidas por ésta y descienden otras actividades que complementan la buena gestión y administración de los recursos financieros de la institución. Por tal caso, esta estrategia está orientada a efectuar una evaluación por un periodo no mayor a 1 año; dentro el cual se evaluará la gestión de las actividades dentro del área de Tesorería. Referencias Bibliográficas Oficina de Planificación de Sector Universitario (1999). Manual de Cargos. Caracas – Venezuela. Queroz, J. y Rodrígo, J. (1994). Modelo de Gestión de Tesorería. Caracas: Universidad Metropolitana. Elaborado Por: Belkis Pérez Santa Teresa del Tuy, Marzo de 2005 Factibilidad de la Propuesta Factibilidad de Recursos Humanos En la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, hacen vida individuos con requisitos para ocupar los cargos de la plantilla de Tesorería Factibilidad Institucional En la institución el Coordinador de Administración y la Alta Gerencia se encuentra abierto hacia los procesos de cambios, en especial aquellos que apoyen la optimización de los recursos financieros de la institución, por ende se considera que se encuentran atraídos por la realización de la misma. Factibilidad Económica Con la finalidad de aplicar la Propuesta de Estrategias Administrativas para Optimizar el Manejo y Control de los Recursos Financieros asignados a la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, se considera que la misma no genera ningún tipo de erogación económica que ocasione gastos extraordinarios para su realización, por cuanto se cuenta tanto con el recurso humano como técnico para su ejecución. Factibilidad Técnica En la actualidad la institución objeto de este estudio cuenta con el espacio físico y mobiliario adecuado para ser utilizado en la Oficina de Tesorería propuesta. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Arquímedes J., 1996. Como elaborar una Tesis. (3ra. Ed.). Caracas – Venezuela: SERDUTORH. Balestrini A., (2000). Como se elabora un Proyecto de Investigación. (5ta.ed.). Caracas B.L. Consultores Asociados. Carrillo, T. (1998). Reforma del Sistema Fiscal Venezolano. Caracas – Venezuela: Academia Nacional de Ciencias Económicas. Chiavenato; I., (1998). Iniciación a la Administración General. Colombia.Mac-Graw. Hill Chiavenato; I., (2000). Introducción a la Teoría de la Administración. (5ta. ed.) Colombia: Mac-Graw Hill. Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela (2000). Gaceta Oficial de la República de Venezuela. 36.860, diciembre 30, 1999. David, F. (1997). Conceptos de Administración Estratégica. (5ta.ed.). México: Pearson Educación. Dini, J. (1999). Propuesta de un Sistema de Tesorería para la Alcaldía del Municipio Carrizal del Estado Miranda. Trabajo Especial de Grado no Publicado de la Universidad Bicentenaria de Aragua. Donnelly, J., Gibson, J., e Ivancevich, J. (1997). Fundamentos de Dirección y Administración de Empresas. (8va. Ed.). Madrid – España: Mc Graw Hill. Emery Douglas R., Finnerty John D. (2000). Administración Financiera Corporativa. (1ra.ed.). México: Pearson Educación. Goodstein, Leonard D., Nolan, Timothy y Pfeiffer. (2000). Planificación Estratégica Aplicada. Colombia: Mc- Graw-Hil-Interamericana S.A. Gómez, R., F. (1986). Análisis de Estados Financieros. Colombia: Fragor. Grullón B., Joel y Prieto Ángel (1994). Informe del Sistema de Tesorería. Caracas. Hernández, S. Fernández, R. y Baptista, L. (2002). Metodología de la Investigación. (3era. ed.). México: Mc Graw Hill. Hodge, Anthony e Gales (2001) Teoría de la Organización Un Enfoque Estratégico. (5ta. ed). Madrid: Prentice Hall.Iberia. S.R.L. Hurtado de Barrera, J. (2000). Metodología de la Investigación Holística. Caracas: Fundación Sypal. Ley Orgánica de Hacienda Pública Nacional (1974). Gaceta Oficial (extraordinaria). 1660 de la República de Venezuela. Ley de Universidades y Reglamento Parcial (1979). Gaceta Oficial de la República de Venezuela N° 1.429 de fecha 9 de septiembre de 1970 y N° 28.262 de fecha 17 de febrero de 1987. Montilla, (2001). Propuesta para la creación del Departamento de Compras para la Empresa BIMBO de Venezuela C.A. Trabajo Especial de Grado no Publicado de la Universidad de Carabobo. Oficina de Planificación Superior Universitaria (1999). Manual de Cargos. Caracas – Venezuela. Queroz, J. y Rodrígo, J. (1994). Modelo de Gestión de Tesorería. Caracas: Universidad Metropolitana. Ramírez, T. (1999. Cómo Elaborar un Proyecto de Investigación. Caracas: Panapo. Riebold, G., (1975) Análisis de Estados Financieros. México: Limusa, S.A . Ricardi, R. (1998) Manual del Director. Madrid: Ediciones Inter. Redondo, A. (2004). Curso Práctico de Contabilidad General y Superior. Caracas – Venezuela: Centro Contable de Venezuela. Rondón, J. (1999). Propuesta de un Sistema de Tesorería Corporativa para Administrar y Controlar el Excedente de Flujo de Caja de las Oficinas Regionales de Seguros la Seguridad C.A. Trabajo Especial de Grado no Publicado de la Universidad Bicentenaria de Aragua. Rosemberg, J. (1998). Diccionario de Administración y Finanzas. Océano Grupo. Editorial S.A. Stoner, James; Freeman R., Edvard y Gilbert, Daniel (1996). Administración. (6ta. ed.). México: Prentice Hall Hispaoamericana S.A. Stephen P.R., (1998). Administración. (4ta. ed). México: Edición Published. Tamayo y Tamayo, M. (1998). El Proceso de Investigación Científica. México: Limusa. Van, J. (1994). Fundamentos de la Administración Financiera. (8va. ed.). México. Prentice Hall Hispanoamericana S.A. Viscione, J. (1991). Análisis Financieros, Principios y Métodos. México: Limusa, S.A.. Welsch, Glenn A.; Hilton Ronald y Gordon, Paul. (1990) Planificación y Control de Utilidades. México: Prentice Hall Hispanoamericana , S.A. ANEXOS ANEXO A – 1 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS DIRIGIDO A COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ” NÚCLEO VALLES DEL TUY CUESTIONARIO (Coordinador de Administración) Objetivo: El instrumento que se presenta a continuación tiene por finalidad dar respuesta a una serie de interrogantes que permitirán establecer la factibilidad para crear la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica Antonio José” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Cabe destacar que la información suministrada será utilizada con fines académicos y confidenciales. Por lo tanto, se agradece su valiosa colaboración y aportes que pueda brindar. Instrucciones: - Lea cuidadosamente cada pregunta antes de contestar. - Al responder, hágalo con la mayor objetividad posible. - Se presentan una serie de preguntas cerradas que deberá responder en forma individual. - Señale con una X la respuesta que está de acuerdo a su opinión. - No deje ninguna pregunta sin responder. Gracias La Investigadora CUESTIONARIO DIRIGIDO COORDINADOR DE ADMINISTRACIÓN DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS 1.- ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría responde a las exigencias de la Coordinación Administrativa? Si ______ No _______ 2.- ¿La gestión actual de la Oficina de Habilitaduría es eficiente? Si ______ No _______ 3.- ¿El cumplimiento con las obligaciones a terceros ha sido efectivo? Si ______ No _______ 4.- ¿Ha sido usted, informado por parte de la Oficina de Habilitaduría de cualquier irregularidad detectada en el movimiento bancario? Si ______ No _______ 5.- ¿Sabe Ud., si la Oficina de Habilitaduría mantiene relación directa con las entidades bancarias? Si ______ No _______ 6.- ¿Le suministran a usted, la Oficina de Habilitaduría información confiable sobre la disponibilidad financiera para que pueda programar los desembolsos a realizar? Si ______ No _______ 7.- ¿La Oficina de Habilitaduría presenta a usted, la relación de los ingresos percibidos por aranceles y donaciones? Si ______ No _______ 8.- ¿Recibe usted, de la Oficina de Habilitaduría un plan detallado de la distribución de los ingresos percibidos por el Ejecutivo Nacional? Si ______ No _______ 9.- ¿Le presenta la Oficina de Habilitaduría relación de los egresos efectuados? Si ______ No _______ 10.- ¿Sabe Ud., si la Oficina de Habilitaduría lleva el control del Libro Banco – Institución? Si ______ No _______ 11.- ¿Recibe usted, las Conciliaciones Bancarias diariamente? Si ______ No _______ 12- ¿De crearse la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cree usted, que existe el recurso humano capacitado en el área financiera? Si ______ No _______ 13.- ¿La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cuenta con los recursos técnicos para la creación de la Oficina de Tesorería? Si ______ No ______ ANEXO A – 2 INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS DIRIGIDO Al PERSONAL DE LAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ” NÚCLEO VALLES DEL TUY CUESTIONARIO (Personal de las Dependencias Administrativas) Objetivo: El instrumento que se presenta a continuación tiene por finalidad dar respuesta a una serie de interrogantes que permitirán establecer la factibilidad para crear la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica Antonio José” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Cabe destacar que la información suministrada será utilizada con fines académicos y confidenciales. Por lo tanto, se agradece su valiosa colaboración y aportes que pueda brindar. Instrucciones: - Lea cuidadosamente cada pregunta antes de contestar. - Al responder, hágalo con la mayor objetividad posible. - Se presentan una serie de preguntas cerradas que deberá responder en forma individual. - Señale con una X la respuesta que está de acuerdo a su opinión. - No deje ninguna pregunta sin responder. Gracias La Investigadora CUESTIONARIO DIRIGIDO A LAS DEPENDENCIAS ADMINISTRATIVAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA “ANTONIO JOSÉ DE SUCRE” “LUIS CABALLERO MEJÍAS” CARACAS 1.- ¿Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría responde a las exigencias de las demás dependencias administrativas? Si ______ No _______ 2.- ¿La gestión de actual de la Oficina de Habilitaduría es eficiente? Si ______ No _______ 3.-¿El cumplimiento con las obligaciones a terceros ha sido efectivo? Si ______ No _______ 4.- ¿Existe un contacto directo entre la Oficina de Habilitaduría con los organismos públicos, encargados de procesar las órdenes de pago para la institución? Si ______ No _______ 5.-¿ Considera usted, que la Oficina de Habilitaduría informa sobre la disponibilidad financiera de la institución? Si ______ No _______ 6.- ¿La Oficina de Habilitaduría dirige y coordina la entrada y salida de efectivo?. Si ______ No _______ 7.- ¿Las decisiones financieras que toma la Oficina de Habilitaduría se basan en la información de un flujo de efectivo? Si ______ No _______ 8.- ¿La Oficina de Habilitaduría realiza las Conciliaciones Bancarias? Si ______ No _______ 9.- ¿Se determina las disponibilidades bancarias, a través del análisis y control del movimiento de efectivo, cheques y transferencias? Si ______ No _______ 10- ¿Cree usted, que la Oficina de Habilitaduría envía diariamente a las entidades bancarias, la relación de los cheques emitidos? Si ______ No ______ 11.- ¿Mantiene custodia de los fondos de la institución la Oficina de Habilitaduría? Si ______ No _______ 12- ¿De crearse la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cree usted, que existe el recurso humano capacitado en el área financiera? Si ______ No _______ 13.- ¿La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas, cuenta con los recursos técnicos para la creación de la Oficina de Tesorería? Si ______ No ______ ANEXO B – 1 LISTA DE COTEJO DIRIGIDO A LA OFICINA DE HABILITADURÍA Lista de Cotejo. Oficina de Habilitaduría DESCRIPCIÓN OPERATIVO NO OPERATIVO Se mantiene constantemente contacto con los organismos públicos (Ejecutivo Nacional) encargados de procesar las transferencias de los recursos financieros asignados a la institución. X Se mantiene contacto directo con las entidades bancarias. X Se efectúan colocaciones financieras X Se realizan a diario las conciliaciones bancarias. X Se informa de la disponibilidad financiera de las diferentes cuentas bancarias de la institución. X Se realizan el arqueo y el balance diario de caja. X Se realizan un plan detallado de la distribución de los ingresos percibidos. X Se lleva un control Libro Banco – Institución. X Se envía a banco relación de los cheques emitidos. X Existen políticas, normas y procedimientos para la cancelación de las obligaciones. X ANEXO B – 2 LISTA DE COTEJO DIRIGIDO A LA OFICINA DE CONTABILIDAD Lista de Cotejo Oficina de Contabilidad DESCRIPCIÓN OPERATIVO NO OPERATIVO Se realizan asientos de apertura y cierre de los diferentes libros de contabilidad. X Se clasifican y registra en libros los asientos contables de ingresos y egresos por distintos conceptos. X Se realizan las conciliaciones de los diferentes movimientos bancarios X Se preparan los Balances General y los Estados Financieros. X Se realizan la relación de las cuentas por pagar. X Se realizan la relación de las cuentas por cobrar. X Se reciben las órdenes de pago, emitidas por la Oficina Habilitaduría para su posterior control. X Se mantiene relación con las entidades bancarias. X Se prepara relación de las deducciones efectuadas al personal por concepto de caja de ahorro, seguro social obligatorio, sindicatos, impuestos sobre la renta, etc. X ANEXO C MATRIZ DE CONFIABILIDAD Instrumento a las Dependencias Administrativa 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 X 1 1 0 1 1 1 0 1 0 0 0 1 0 0 6 2 1 1 1 1 0 1 1 1 0 0 1 0 1 9 3 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 1 0 1 10 4 0 0 1 1 0 1 1 1 0 0 1 0 0 6 5 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 13 Sí 4 3 5 5 3 4 5 4 1 1 5 1 3 44 No 1 2 0 0 2 1 0 1 4 4 0 4 2 21 p 0,8 0,6 1 1 0,6 0,8 1 0,8 0,2 0,2 1 0,2 0,6 8,8 Varianza total q 0,2 0,4 0 0 0,4 0,2 0 0,2 0,8 0,8 0 0,8 0,4 p.q 0,16 0,2 0 0 0,2 0,16 0 0,2 0,2 0,2 0 0,2 0,24 1,68 7,12 ANEXO D INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN DIRIGIDO A LOS EXPERTOS Santa Teresa del Tuy, 12 Enero de 2005 INSTRUMENTO DE VALIDACIÓN (Juicio de Expertos) Objetivo: El instrumento que se presenta a continuación tiene por finalidad validar los cuestionarios que se presentan los cuales permitirán establecer la factibilidad para crear la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica Antonio José” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. En tal sentido, solicito su colaboración en cuanto a la validación de dos instrumentos que se anexan a la presente y guardan relación con la investigación titulada: Plan Estratégico para la Creación de la Oficina de Tesorería en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado Luis Caballero Mejías. Caracas. Los Cuestionarios se encuentran dirigidos al Coordinador de Administración y al Personal de las Dependencias Administrativas. Es de hacer notar que el instrumento de validación hace referencia a la pertinencia, coherencia y redacción de los dos cuestionarios. Atentamente, La Investigadora Anexos: - Instrumento de Validación - Cuestionario dirigido al Coordinador de Administración - Cuestionario dirigido al Personal de las Dependencias Administrativas - Operacionalización de las Variables Instrumento de Validación (Coordinador de Administración) Pertinencia Coherencia Redacción Observaciones Ítem D (1) R (2) B (3) D (1) R (2) B (3) D (1) R (2) B (3) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Instrumento de Validación (Personal Dependencias Administrativas) Pertinencia Coherencia Redacción Observaciones Ítem D (1) R (2) B (3) D (1) R (2) B (3) D (1) R (2) B (3) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 ANEXO E MATRIZ FODA Matriz FODA A continuación se presenta la matriz en la cual se identifican las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la Gestión de los Recursos Financieros en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. FORTALEZAS DEBILIDADES O R G A N I Z A C I Ó N El planteamiento de actividades y funciones administrativas / financieras dentro de la institución. Estructura organizacional de la Unidad de Tesorería. P L A N I F I C A C I Ó N Deseo de lograr los objetivos dentro de las unidades y por ende de la institución. Formulación de objetivos que limita la preparación de la institución, antes hechos inesperados. C O O R D I N A C I Ó N Lineamientos y confiabilidad en el desarrollo de las actividades administrativas y financieras. Coordinación administrativa en los procesos y dificultad en el desarrollo de las actividades administrativas y financieras. Fuente: La Investigadora (2005) (cont…) FORTALEZAS DEBILIDADES I N F O R M A C I Ó N Presencia de presupuestos emitidos por el Ejecutivo Nacional e Ingresos propios. Retardo de los informes financieros internos, así como de los saldos emitidos por las entidades bancarias a la institución. C O M U N I C A C I Ó N Toma de decisiones en concordancia con la institución. La falta de comunicación, ocasiona toma de decisiones inadecuadas. S U P E R V I S I Ó N Manejo eficaz de los recursos financieros. No existe eficiencia en cuanto al manejo adecuado de los recursos financieros disponibles por la institución. Fuente: La Investigadora (2005) (cont…) OPORTUNIDADES AMENAZAS O R G A N I Z A C I Ó N El existir una estructura organizacional dentro del área financiera, fortalece a la institución. En la estructura organizacional no existe una dependencia del área financiera que integre, defina y las actividades a realizar. P L A N I F I C A C I Ó N En la institución la figura de una planificación es un aspecto fundamental para el desarrollo de las actividades administrativas. La dependencia o unidad actual, no planifica los desembolsos a realizar, por tal motivo se han presentado retrasos en las cancelaciones a terceros sin respaldo financiero en las entidades bancarias. C O O R D I N A C I Ó N El coordinar las actividades financieras, crea confianza en el desarrollo de las actividades organizacionales. No existe una coordinación de las actividades administrativas, al igual que la de los recursos financieros que son asignados por el Ejecutivo Nacional a la institución. I N F O R M A C I Ó N El existir una información confiable y actualizada de los ingresos asignados a la institución, se podrían administrar los recursos financieros basándose en datos reales. La dependencia actual no presenta información confiable de los recursos asignados por el Ejecutivo Nacional y otros que ingresan a la institución. Fuente: La investigadora (2005) (con…) OPORTUNIDADES AMENAZAS C O M U N I C A C I Ó N Con una comunicación entre el Ejecutivo Nacional y las entidades bancarias en forma directa, existiría un respaldo a la hora de una toma de decisiones, que permita tener credibilidad antes fuentes externas a la institución. No existe comunicación entre la institución con las entidades bancarias, lo que trae como consecuencia una amenaza en cuanto a las informaciones de la disponibilidad diaria que posee la universidad en el banco y que la misma es una herramienta fundamental a la hora de una tomar decisiones, para poder cumplir con los compromisos contraídos con terceros. S U P E R V I S I Ó N Una supervisión y un control de los recursos financieros arrojan confianza en el manejo y uso adecuado de ellos. Al no existir una supervisión de las actividades y por ende un control de las mismas, se refleja una inconsistencia en la emisión de los cheques, ya que no hay respaldo financiero que los solvente. Fuente: La investigadora (2005) ANEXO F DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO DIAGNÓSTICO ESTRATÉGICO (DOFA) DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS Estructura Organizacional del la Unidad de Tesorería. Fortalece la organización en cuanto a su organización interna. Planteamiento y objetivos internos. No existe definición y planes de acción. Ausencia de Formulación de los objetivos financieros. Proyecciones financieras de los ingresos y egresos. Objetivos financieros y administrativos. Deficiencia administrativa. No existe Coordinación de los procesos. Coordinación de las actividades administrativas y financieras Confianza en el desarrollo de las actividades organizacionales Ausencia de lineamientos organizacionales. Debilidad de información financiera. Conocimiento de los recursos disponibles en las entidades financieras. Confiabilidad de los datos financieros. Inexistencia de información por parte de la sección administrativas correspondiente. Deficiencia en la comunicación interna y externa. Respaldo en la toma de decisiones. Decisiones congruentes. Irregularidades en la información de la disponibilidad bancaria que posee la institución. Falta de monitoreo en el manejo de los recursos financieros asignados a la institución. Control de los ingresos y egresos. Manejo eficaz de los recursos financieros. Insolvencia con los desembolsos. (-) (+) (+) (-) Fuente: La investigadora (2005) ANEXO G CLIMA ORGANIZACIONAL DE LA INSTITUCIÓN A NIVEL FINANCIERO CLIMA ORGANIZACIONAL DE LA INSTITUCIÒN A NIVEL FINANCIERO EXTERNO FACTORES INTERNOS FACTORES Economía Ingresos diversos por partidas institucionales. Obligaciones con terceros. Sueldos y salarios. Pensiones, Jubilaciones y Viáticos. Compras varias. Reparaciones varias. Tecnológico Recurso tecnológico para el manejo administrativo y obtención de información diaria y actualizada. Competitividad. Competencia organizacional e institucional con su interno. Socio / Cultural Personal calificado en las diferentes áreas administrativas. Recursos Humanos. Adiestramiento del personal a ejecutar las acciones administrativas. Político / Legal Leyes que regulan la Administración Pública tales como: Constitución Nacional. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Ley Orgánica de Administración de del sector Público sobre la Tesorería y Ley de Universidades. Organizacional. Estructura jerárquica y lineamientos internos en las actividades y funciones administrativas financieras. Fuente: La Investigadora (2005) ANEXO H ANÁLISIS DE LOS RECURSOS ANÁLISIS DE LOS RECURSOS PERFIL FINANCIERO El Ejecutivo Nacional actualmente le han sido asignado 33 millardos de bolívares a la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vice-Rectorado “Luis Caballero Mejías” Caracas. Estos recursos están depositados en una cuenta denominada presupuesto de la cual se hacen las transferencias financieras para las otras sub-cuentas que posee la institución. PERFIL FÍSICO La Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” “Luis Caballero Mejías” Caracas, está ubicado en el Km. “0” del Junquito, tiene un Núcleo en Charallave y otro en Guarenas. Posee instalaciones para oficinas administrativas, aulas de clases, comedor, biblioteca, aula tecnológica, salón de usos múltiples, teatro, laboratorios, canchas, servicio médico, salón de cultura. Su sede principal funciona en la ciudad de Barquisimeto, denominado Rectorado. PERFIL ORGANIZACIONAL Posee una estructura organizacional de orden vertical que permite el logro de las metas y objetivos establecidos a la institución de acuerdo a sus políticas. PERFIL HUMANO La institución cuenta con un personal 422 profesores ordinarios y 96 contratados; algunos docentes con grados académicos de maestría y doctorado, 207 administrativos ordinarios y 45 contratados; mayoría de personal con grado de instrucción universitaria y presenta desempeño laboral competente y 142 obreros ordinarios y 25 contratados. PERFIL TECNOLÓGICO Esta institución cuenta con un parque tecnológico de punta en redes y mantiene conexiones internas e externas que facilita el rápido acceso a información cultural, científica, tecnológicas entre otras. Es claro que dicho parque tan bien es utilizado para acelerar los procesos administrativos de la institución. Fuente: La Investigadora (2005)