Diseño e implantación de sistemas de información y procesamiento de datos para empresas

Diseño e implantación de sistemas de información y procesamiento de datos para empresas Indice 1. Parte I: Análisis y diseño de sistemas 2. Parte II: Selección del equipo e implantación del sistema 1. Parte I: Análisis y diseño de sistema Introducción Con el fin de implantar un sistema de información comercial, es necesario llevar a cabo un estudio de factibilidad. El primer paso del estudio es hacer un análisis del sistema actual (es decir un Análisis de sistemas). Este primer paso culmina en un informe de investigación exploratoria que es revisado por la alta gerencia para determinar si es factible o no el llevar a cabo el proyecto de sistema. Diseños de sistemas es el segundo paso y el mas creativo en la realización del estudio de factibilidad, comprende la determinación de los requerimientos del nuevo sistema, esto incluye el trabajar con las personas y resolver los problemas de las áreas. El tercer y ultimo paso del estudio de factibilidad es la selección del equipo una ves que el equipo ha pasado a formar parte integral del nuevo sistema de información de la empresa, al a que se le conoce como implantación de sistemas, se le debe revisar periódicamente con el objeto de hacer mejoras. El propósito de este trabajo es estudiar los pasos que se siguen en un estudio de factibilidad y la implantación del proyecto de un sistema. En el estudio de factibilidad se siguen estos pasos principales: 1. Análisis del sistema, incluyendo un informe de investigación exploratoria. 2. Diseño de sistemas. 3. Selección del equipo. El primer paso se enfoca en el análisis de sistemas que es una revisión completa y comprensiva del sistema actual; este análisis le permite al comite de estudio de factibilidad hacer comparaciones validas entre el sistema actual y las muchas alternativas de sistemas factibles, proporcionando con ello una base para la preparación del informe de investigación exploratoria dirigido a la alta gerencia. Una vez que se ha tomado la decisión de implantar un nuevo sistema de información para el negocio, se especifican los detalles del sistema. El segundo paso del estudio del factibilidad es el diseño del sistema en esta fase son necesarias la imaginación y la creatividad; de otra manera algunas de las debilidades básicas y de los problemas relacionados del sistema existente serán duplicados inconscientemente por el grupo de procesamiento de datos. Propósito Del Estudio De Factibilidad El propósito principal de un estudio de factibilidad, es determinar la factibilidad o no factibilidad de aplicar nuevos procedimientos de procesamiento de datos y/o equipo a áreas funcionales seleccionadas de una organización. En general se comienza el proyecto de un sistema como una respuesta a algún problema. Estos problemas pueden conducir a un estudio de sistemas que a su vez lleva a la modificación del sistema actual o al desarrollo de uno nuevo. Después de hacer un análisis completo de todos los hechos que afectan al (los) problema (s), el grupo del estudio de factibilidad puede llegar a una de dos conclusiones; una de ellas radica en que el sistema de procesamiento de datos actual del negocio es superior a cualesquiera de los nuevos sistemas estudiados. La otra conclusión puede ser en que uno o mas sistemas nuevos una vez hechas las debidas consideraciones al aspecto financiero, parecer ser superiores al sistema actual. Nunca sale sobrando insistir en la importancia de hacer un trabajo completo; es en extremo esencial para el bienestar futuro de una organización que este proceso que lleva tiempo sea realizado de la manera mas metódica y precisa. Un intento a medias con frecuencia llevara a la organización a una conclusión prematura acerca del nuevo sistema. Solo después de la instalación se hacen evidentes los hechos reales, que con frecuencia resultan en problemas grandes y/o costos mas altos de procesamiento de datos. Entonces la necesidad de realizar una búsqueda sistemática cuidadosa es una obligación si se desea instalar un sistema de información comercial eficiente. Establecimiento Del Comite De Estudio De Factibilidad Para iniciar el proyecto de estudio de sistemas la alta gerencia debe de formar un grupo que haga el estudio de factibilidad. Normalmente, se forma un comité ejecutivo que da dirección a este grupo. Muchas veces entre los miembros de un comité ejecutivo se encuentran unos o mas de los siguientes: • Presidente del consejo de administración. • Presidente ejecutivo. • Vice-presidentes, etc. Estos comités de alto nivel no solo supervisan lo que hacen el comite de estudio de factibilidad, si no que también acrecientan las oportunidades de éxito debido a su rango y estatus. Una vez establecida la membresía de estas personas, la tarea inicial de este comité ejecutivo consiste en emitir una declaración escrita en la cual se establezca que se ha formado un comité de estudio de factibilidad. Esta declaración debe establecer que ajustes en el personal y en los trabajos pueden ser requeridos para hacer el cambio. Una acción concurrente con la preparación del memorando escrito por parte del comite ejecutivo es la selección del comité de estudio de factibilidad. Este ultimo comite tendrá la autoridad y la responsabilidad para evaluar y posiblemente implantar un nuevo sistema de información para el negocio, el comité a su vez deberá dar cuenta de sus acciones. La cantidad de los participantes dependerá de varios factores; los siguientes son los mas importantes: • El tamaño de la organización. • La cantidad de divisiones y departamentos. • El grado de centralización y descentralización. • La cantidad de funciones comerciales consideradas para las nuevas aplicaciones del procesamiento de datos. • Las habilidades y aptitudes del personal de organización. • Las restricciones del presupuesto. • Las consideraciones de tiempo. Si un sistema de información abarca a la organización completa se seleccionara a un miembro de cada una de las áreas funcionales; de ahí que es necesario que dentro del estudio de factibilidad haya personas con experiencia en computación y programación, quienes por lo general desconocen los métodos y procedimientos de la organización. Se recomienda que al menos una persona le dedique todo su tiempo al estudio de factibilidad; este individuo encabezara al grupo y dirigirá el estudio de manera que conserve su impulso inicial. Definición Del Alcance Del Estudio De Factibilidad La determinación de quienes serán los que integren los dos comités (el comite ejecutivo y el de estudio de factibilidad) conduce a la interrogante de: ¿Cuales serán los asuntos que se incluirán en el estudio de factibilidad? Corresponde al comité ejecutivo definir el alcance del estudio del procesamiento de datos. Una vez que el comité ejecutivo a fijado el alcance el comité de estudio de factibilidad lleva a cabo las siguientes etapas de la investigación exploratoria, estos pasos son los siguientes: 1. Selección de los objetivos deseados. 2. Definición del problema. 3. Determinación de un programa de avance realista. Selección de los objetivos deseados La formulación de los objetivos es el punto de unión de los esfuerzos del comite ejecutivo y del comité del estudio de factibilidad los objetivos no solo obligan a la alta gerencia a pensar con seriedad acerca del futuro de la organización si no que también realzan problemas pequeños que se pudieron haber pasado por alto. La experiencia indica que un estudio de factibilidad se lleva a cabo con mucha mas "suavidad" cuando se han definido con mayor claridad los objetivos. Los objetivos deseados por la gerencia pueden tomar muchas direcciones; Estos se pueden centrar alrededor de un criterio de ahorro de costos; en tales casos se debe de dar consideración a los beneficios tangibles e intangibles con el fin de que la evaluación sea completa y realista. Otros objetivos pueden ser enfatizados en la obtención de una información mas oportuna y rápida para las decisiones administrativas; en realidad este criterio esta dirigido a la reducción de costos así como a proporcionar un servicio mas rápido a los clientes en forma ideal, un sistema nuevos es aquel que puede cubrir tantos objetivos como sea posible y al mismo tiempo, reducir los costos de la organización. La alta gerencia pueden considerar otros objetivos tales como la eliminación de los servicios conflictivos y superpuestos de la organización. Un objetivo muy importante consiste en que se pueden hacer verificaciones y obtener saldos conforme a los datos se procesan con los que se elimina la necesidad de la verificación manual, esto será parte del control interno del nuevo sistema. Sin importar cuales sean los objetivos que se incluyan como marco de referencia un objetivo importante de cualquier estudio de factibilidad es lograr que la compañía obtenga un ingreso neto mayor después de considerar todos los factores tangibles e intangibles e intangibles que intervienen. Es preciso recordar que los objetivos deseados pueden modificarse con posterioridad si se encuentran que no son realistas. Definición del problema Una vez determinados los objetivos el comité de estudio de factibilidad, se define el problema con una mayor precisión. Corresponde al equipo de estudio especificar las áreas que serán determinadas en detalle; al hacer esto el grupo debe de asegurarse de que el alcance del estudio de factibilidad es compatible con los objetivos. Definido el problema de la manera mas precisa posible dentro del alcance del estudio, el equipo de estudio tendrá pocas dudas acerca de las áreas que serán cubiertas por la investigación. Determinación de un programa de avance realista La siguiente etapa en la investigación exploratoria es la preparación de un programa de avance para el estudio completo de sistemas. Un estudio tal se llevara a cabo durante un largo periodo de tiempo, que puede comprender desde muchos meses hasta varios años. Para que un estudio tenga éxito se debe de realizar con la suficiente profundidad y estar planeado cuidadosamente. Esto significa que el factor tiempo es de importancia secundaria. Cuando se desarrolla un programa de avance, el comite del estudio de factibilidad determina la cantidad de trabajo necesario para cada etapa del cambio de sistemas y cuales son los recursos en términos de personal y habilidades que se necesitaran. De igual manera se debe de prestar consideración a las siguientes áreas: • Entrenamiento. • Programación. • Depuración. • Puesta a punto de programas. • Entrega del equipo. • Requerimientos físicos del equipo y su instalación. • Desarrollo de archivos. • Entrega de nuevas formas y suministros. • Actividades de conversión. Partes principales del proyecto de sistemas El periodo de tiempo requerido para la implantación del sistema comprende cerca de dos tercios del esfuerzo total requerido para un cambio de sistema. Retroalimentación en el proyecto del sistema El grupo de estudio responsable de la programación no solo debe preparar un programa realista, si no que también debe de estar en posición todo el tiempo de informar si el estudio va adelante, atrasado o de acuerdo a lo programado. El comité del estudio de factibilidad emitirá informes periódicos al comite ejecutivo sobre la marcha del proyecto. En estos se incluye información que es decisiva para el estudio como cuales son las áreas-problema y las demoras ocurridas. Es necesario, para controlar el proyecto, la utilización del "principio de excepción" en los informes de avance. Análisis De Sistemas: Investigación Detallada Del Sistema Actual La investigación detallada del sistema actual, a la que comúnmente se hace referencia como análisis de sistemas es el siguiente trabajo de los diversos grupos de estudio o analistas de sistemas del comité de estudio de factibilidad. El análisis de sistema comprende la recopilación, organización y evaluación de los hechos acerca del sistema actual y del ambiente en el cual opera. Por lo general los equipos de estudio dedican todo su tiempo a llevar a cabo esta tarea debido a que consume mucho tiempo. La investigación de las entradas existentes, de los métodos y procedimientos, del flujo de los datos, de las salidas, archivos y del control interno, para nombrar solo las mas importantes, nunca deben de ser casuales. Es precisa una revisión intensiva con el fin de comprender en su totalidad al sistema actual y los problemas relacionados con el. No se excluye ningún área a menos que no tenga relación con el alcance del estudio en términos de los objetivos deseados y de la definición del problema por lo tanto, la búsqueda o análisis será integral e incluirá las siguientes áreas: Áreas sujetas a análisis Descripción 1.- Revisión de los hechos históricos. En ellas se identifican los logros u los puntos importantes que han influenciado a la organización a lo largo del tiempo. .2.- Análisis de las entradas. En esta área se identifica en donde se usan lo documentos fuentes para capturar los datos originales. 3.- Revisión de los métodos y procedimientos. En esta fase se trata de comprender las relaciones entre las entradas, los archivos que se tienen y las salidas. 4.- Revisión de los archivos. Esta fase permite que logre la comprensión de la cantidad y tamaño de los archivos conservados por los departamentos. 5.- Análisis de las salidas. Aquí se determinan que tan bien, los informes actuales cubren las necesidades de la organización. 6.- Revisión del control interno. Señala los puntos de control que son críticos para el mantenimiento de las operaciones eficientes del proceso de datos. 7.- Análisis de los requerimientos de personal actuales. Ayuda a precisar el personal actual en términos de la clase por habilidad y por la escala de salarios. 8.- Revisión de los volúmenes actuales de trabajo. Identifica las cargas de trabajo promedio y pico, así como las cargas de trabajo al final del mes. 9.- Revisión de otros requisitos y consideraciones. En este paso se localizan las partidas importantes que sean criticas al sistema actual. Diagrama de flujo del sistema actual El mejor método para organizar los hechos obtenidos en la investigación anterior consiste en utilizar alguna forma de diagrama de flujo. El diagrama de flujo del sistema permite localizar el origen de los datos de entrada determinar su paso a través de cada fase de proceso y de comunicación hasta ser archivados y finalmente señala como y cuales son los archivos de salida deseados, muchos de ellos en forma de informes. El diagrama de flujo de las operaciones actuales no solo organizan los hechos, si no que también ayuda a determinar las lagunas y duplicaciones en los datos obtenidos. Esencialmente, el diagrama de flujo permite reunir los daros actualizados en una relación significativa para los miembros del comité de estudio de factibilidad. Costos y beneficios del sistema actual Una de las razones principales para revisar las operaciones actuales es determinar su costo. El costo se analiza por departamentos ya que esta es la base mas común para los informes y proporciona un medio excelente de comparar los costos del nuevo sistema. Se deben de establecer los beneficios del sistema actual con el objeto de compararlos en una fecha posterior con cada una de las alternativas propuestas. Muchos de estos beneficios se miden en forma precisa mientras que otros son intangibles por su misma naturaleza y requieren de un evaluación final del sistema actual y de las alternativas propuestas, primero se comparan los costos y los beneficios tangibles. Si el sistema alternativo propuesto satisface la tasa de rendimiento sobre la inversión establecida por la organización, no hay problema. Estudios de costos que abarquen cinco años La proyecciones de costos normales para el sistema propuesto en un estudio de factibilidad cubren un periodo de 5 años, comenzando con la implantación del nuevos sistema. La razón de esta: si se selecciona una computadora se debe de considerar que a partir de la fecha de la selección del equipo (paso final en el estudio de factibilidad) y por cerca de un año no estar procesando sobre una base diaria. Así mismo el equipo debe de ser capaz de manejar la carga de trabajo de la organización de al menos tres años hasta cerca de cinco años. Por lo tanto una proyección de costos que abarque cinco y que comience después de la terminación del estudio de factibilidad es un criterio realista para la presentación y propuesta de los sistemas. Alternativas Al Sistema Propuesto Una vez que se ha tenido analizado cuidadosamente cada una de las áreas funcionales importantes para el estudio del sistema actual, se desarrolla un conjunto de alternativas de procesamiento con el fin de seleccionar la mejor. Cada una de las alternativas no será desarrollada con la misma profundidad que el estudio del sistema actual. De otra manera un esfuerzo tal incrementaría los requisitos de mano de obra y de tiempo del estudio mas allá de su alcance y presupuesto. Antes de que se pueda desarrollar las alternativas factibles del sistema se definen con claridad las especificaciones del sistema propuesto; estas especificaciones se determinan a partir del planteamiento de los objetivos deseados. Las siguientes son algunas de las especificaciones requeridas para el sistema, mismas que se definen con claridad y de conformidad con los objetivos del estudio: • Los datos de entrada de los documentos fuentes originales que van a ser procesados por el sistema. • Los métodos y procedimientos que muestren las relaciones de los datos de entrada con los archivos y de los archivos con las salidas originadas por los datos procesados por el sistema. • Las salidas que se van a producir, haciendo gran énfasis en los informes gerenciales que utilicen el "principio de excepción". • Los volúmenes de trabajo y las consideraciones de tiempo para los períodos presentes y futuros, incluyendo los períodos pico. Un punto de partida para compilar las especificaciones mencionadas con anterioridad es desarrollar primero las salidas; después que se han determinado las salidas, es posible inferir cuales son las entradas y los archivos requeridos y cuales son los métodos y procedimientos a ser empleados. Las cargas futuras del nuevos sistema se definen para las entradas, los archivos y las salidas en términos de cargas promedio y pico, ciclos y tendencias. La función del asesor en el desarrollo y selección de una alternativa al sistema El punto de partida para desarrollar alternativas factibles al sistema es una comprensión clara de los requisitos del nuevo sistema. La experiencia del asesor externo resulta de gran valor para el grupo de estudio. El conocimiento del asesor puede ayudar en gran medida a reducir la cantidad de soluciones prometedoras. Asimismo el asesor puede hacer notar las desventajas de un cierto enfoque que pudiera haber sido impulsado fuertemente por algunas personas. La objetividad del asesor aumenta las posibilidades de la organización de desarrollar alternativas variables del sistema y de seleccionar la optima cuando se juzgan los meritos y desventajas de un sistema nuevo. Costos y beneficios tangibles de cada alternativa de sistema Después de desarrollar las alternativas factibles al sistema el siguiente paso es determinar los ahorros anticipados y los costos para cada una de las alternativas. Los costos se dividen en dos categorías, a saber: 1. Costos en los que se incurren una vez. 2. Costos de operación habituales. Los costos principales en los que se incurren una vez son aquellos relativos al estudio de factibilidad, entrenamiento de personal de programación y de operación, diagramación detallada de todas las aplicaciones consideradas en el estudio de factibilidad, programación y verificación de los programas para el sistema nuevo, operaciones en paralelo en las cuales el nuevo y el antiguo sistema operan en forma concurrente, conversión de archivos, preparación del lugar, actividades de conversión del sistema actual al sistema nuevo, y suministros y equipos diversos. De manera semejante los costos de operación habituales incluyen la renta mensual o depreciación de la computadora y el equipo relacionado con ella, el mantenimiento de equipo, la sala de procesamiento de datos, el mantenimiento de los programas, suministros y formas de la computadora y del equipo relacionado y costos adicionales diversos. Beneficios intangibles por cada alternativa al sistema Pueden quedar al descubierto ciertos números de beneficios intangibles o factores cualitativos al estudiar las contribuciones potenciales del nuevo sistema a las actividades y problemas de la organización. Un sistema nuevo afecta no solo en los externo sino que también el lo interno en términos de informes de resultados mas rápidos y frecuentes además de la presión, la velocidad y la flexibilidad del equipo automático de procesamiento de datos le permite a la administración tener mas tiempo para planear y organizar las actividades y a su dirigir y controlar de acuerdo con el plan original. Comparaciones entre los sistemas alternativos y el sistema actual El comité de estudio de factibilidad esta en posición de comparar las alternativas al sistema con el existente a través del análisis hecho de los factores importantes. Hay dos criterios para evaluar las alternativas: 4. Identificar y enlistar los beneficios y costos importantes (tangibles e intangibles) 5. Utilizar técnicas de simulación de la investigación de operaciones para determinar los posibles resultados de los sistemas alternativos. Informe De La Investigación Exploratoria Para La Alta Gerencia A la conclusión de los estudios anteriores se ha acumulado una amplia información que permite hacer recomendaciones finales a la alta gerencia. El informe de la investigación exploratoria, cuyos autores son el comité del estudio de factibilidad es un informe firmado para el comite ejecutivo. El informe estará orientado a las finanzas ya que estas comprenden grandes sumas de dinero. Se incluye la información importante que tiene una relación directa o indirecta con finanzas. El contenido de este informe debe ser tan objetivo como sea posible de manera que se seleccione el mejor sistema de información comercial. El equipo deberá de satisfacer las necesidades del sistema que se ha desarrollado en lugar de que el sistema sea alterado para satisfacer las necesidades de un cierto equipo. Factibilidad (o no factibilidad) de aplicar el procesamiento de datos Cuando se dispone de numerosas alternativas es difícil determinar la factibilidad de implantar un sistema nuevo. La comparación de los muchos sistemas propuestos es una tarea de gran envergadura. Cuando se presta a consideración a los beneficios tangibles e intangibles se establece la factibilidad de implantar un nuevos equipo y técnicas de procesamiento de datos, entonces la pregunta que surge a continuación se relaciona con cual de las proposiciones es la mejor cuando se evalúan todos los factores críticos. Puesto que el trabajo principal del comité consiste en seleccionar la mejor alternativa factible la ponderación de los factores cuantitativos y cualitativos haciendo énfasis en el futuro de la organización (patrones de crecimiento y problemas relacionados) ayuda a resolver el dilema. Cuando se ha llegado a la concordancia en el grupo acerca de las alternativas particular al sistema, se prepara un informe completo que establezca sus recomendaciones. El informe le da a la gerencia una oportunidad de examinar los datos y de estimar su validez y merito, también le proporciona una base sólida para realizar una critica constructiva del proyecto de sistema. Un gasto considerable de tiempo, esfuerzo y costo en la investigación exploratoria puede resultar en la no factibilidad de aplicar un nuevo equipo y técnica de proceso de datos. Se puede llegar a esta conclusión si se limita inicialmente el alcance del estudio. En lugar de extender la definición del problema a muchas áreas de la organización; el estudio se restringe a áreas en donde el progreso en términos de nuevas mejoras técnicas ha sido lento o no existente y por lo tanto, el área no se presta para instalar un nuevos equipo de procesamiento de datos o por alguna otra razón. Esta situación se puede evitar con la ayuda de los asesores externos o de personal de la compañía que conozca el procesamiento de datos y sea capaz de sugerir áreas fértiles para el estudio de factibilidad. Comenzar a ciegas la investigación exploratoria sin ninguna idea de los resultados solo da como resultado un desperdicio de esfuerzos y pone en duda la capacidad de la alta gerencia. Diseño de sistemas: determinación de los requerimientos del nuevo sistema Aun cuando en el informe de la investigación exploratoria se ha establecido una alternativa al sistema, dentro del esquema de trabajo del diseñador de sistemas hay innumerables criterios disponibles. Estos criterios pueden ser adaptados a partir de la experiencia pasada así como de un conocimiento amplio de los enfoques que han tenido éxito en otras instalaciones. La diversidad casi infinita de los diseños alternativos hace de la tarea un desafió, usualmente los participantes en el informe de la investigación exploratoria a la gerencia son los que llevan a cabo el diseño de la alternativa recomendada. si los diseñadores del sistema no forman parte del grupo, se les contrata o se les lleva a el. También se necesita personal adicional que represente los diversos departamentos afectados por los cambios en el sistema. Esto es muy necesario debido a que la participación y la cooperación de todas las áreas funcionales, representadas por su personal departamental, es la clave para implantar un nuevo sistema exitosamente. Requerimientos del nuevo sistema Después que el diseñador de sistemas ha revisado los datos del sistema actual y la información contenida en el informe de la investigación exploratoria, en particular la recomendación del sistema se determinan los requerimientos del nuevos sistema. Entre los requisitos principales se incluyen: Requisito Descripción 1.- Formulación de nuevas políticas Deben de ser consistentes con los objetivos de la organización Se refiere a la necesidad de reducir la complejidad y la cantidad de excepciones del sistema. 2.- Entradas planeadas Se enfoca en la captura inicial de los datos-fuente en un forma inicial procesable por la maquina cuando se diseña un nuevo sistema son importantes lo elementos de restricción de tiempo en la entradas y las variaciones en los volúmenes de ingreso. 3.- Nuevos métodos y procedimientos Se refiere al diseño de nuevos métodos y procedimientos que produzcan las salidas deseadas dadas ciertas entradas y archivos de datos. 4.- Archivos de datos que es necesario llevar Se refiere a la cantidad de datos que estarán contenidos en los archivos, ya sea que tales archivos estén en línea o fuera de línea. El diseño eficiente de sistemas señala que los almacenamientos de datos se deben conservar a un nivel mínimo. 5.- Salidas necesarias Se centra en el desarrollo de una salida que satisfaga los requerimientos del usuario. Es aconsejable que los usuarios de la información trabajen junto con los diseñadores de sistemas con el objeto de que se especifican bien el formato, el grado de detalle deseado, el grado de precisión deseado y la frecuencia del informe. 6.- Consideraciones del control interno Se refiere al establecimiento de puntos de verificación y control que aseguren que lo que se ha procesado es preciso, de igual manera el control interno se centra en asegurarse de que ninguna persona tenga la responsabilidad total sobre la operación entera. Es preciso observar que se debe diseñar al nuevo sistema en términos generales. El diseñar un sistema considerando solo un proveedor de equipo es restrictivo, reduce el potencial del sistema y con frecuencia también reduce el éxito final del sistema proyectado. Factores humanos Los requisitos anteriores del nuevo sistema no quedan completos hasta que se consideren los factores humanos en la codificación y la representación de los datos. Los diseñadores de sistemas deben de considerar el elemento humano así como los procedimientos, datos y maquinas antes de que finalicen cualquier diseño. Cuando resulta ser necesario hacer un trueque ,se le da preferencia al elemento humano sobre las maquinas. Es preciso identificar los errores sistemáticos, hasta el grado en que se puedan detectar. Todavía mas también debe de diseñarse un sistema de manera que sirva como interfaz para cualquiera que desee estar en contacto con sus resultados. Este requisitos e aplica igualmente a las necesidades así como a las de los clientes. Diseño Del Nuevo Sistema La determinación de los requerimientos anteriores se realiza concurrentemente con el diseño del nuevo sistema; después de todo un sistema no es nada mas que el total de sus partes. El diseño de un sistema implica tomar decisiones acerca de cada una de sus partes; entradas planeadas, archivos a ser mantenidos, salidas deseadas y métodos y procedimientos de procesamiento de datos que eslabonen las entradas con las salidas. Pasos del diseño de sistemas 1. Determinar las entradas, los archivos y las salidas de información. 2. Diseñar muchas posibilidades de diseño de sistemas a través de un criterio de bloques o modular. 3. Preparar los diagramas de flujo que muestren las relaciones modulares. 4. Seleccionar las alternativas mas adecuadas. 5. Comparar los beneficios tangible e intangibles. 6. Seleccionar el diseño que mejor satisfaga los requisitos. 7. Preparar los diagramas de flujo y las tablas de decisión. 8. Documentar el diseño final para el concurso de proveedores. En las dos primeras etapas de ellas se determina y se diseña el nuevo sistema; en las etapas restantes se presenta un método de resolver el diseño final de sistemas. Básicamente, se dibujan diagramas de flujo con el objeto de apreciar los meritos de las muchas alternativas al sistema modular junto con el personal adecuado de la compañía. Después de considerar tantos diseños de sistemas como sea posible, se hace evidente que algunos de ellos son mas atractivos que otros. Mientras mas prometedores a la alternativa, mas se les debe de investigar. Es preciso observar que antes de seleccionar el sistema final se pueden evaluar los diseños alternativos del sistema observados que no están cubiertos en el informe de la investigación original. Diagramas de flujo y documentación del nuevo sistema Un paso importante, es la preparación de los diagramas de flujo del sistema final para el sistema nuevos recomendado. Estos diagramas de flujo se dibujan sin especificar el equipo que se ordenara. La precisión, la sencillez y facilidad de comprensión son los componentes esenciales ya que personal no técnico los revisara y los evaluara. Concepto modular o construcción por bloques Se debe de enfocar el diseño del nuevo sistema considerando el concepto de modular o construcción de bloques; esto implica el identificar todos los requisitos del sistema mencionados anteriormente cada una de estas funciones individuales aplicando el proceso de manera iterativa de arriba hacia abajo. El análisis resultante se representa por un diagrama de árbol invertido en donde las funciones principales que se encuentran en la parte superior se descomponen en forma sucesiva en funciones individuales de procesos de datos en las ramas mas bajas del árbol. 2. Parte II: Selección del equipo e implantación del sistema Introducción Con la terminación de las dos primeras etapas del estudio de factibilidad, o sea el análisis de sistemas y el diseño de sistemas, el comité del estudio de factibilidad esta listo para llevar a cabo la última etapa principal del estudio de factibilidad, la cual consiste en la selección del equipo de procesamiento de datos la selección final del equipo mas adecuado con toda probabilidad requerirá que se hagan algunas modificaciones a los sistemas. En efecto el informe de la investigación exploratoria dirigido a la alta gerencia puede tener que ser modificado durante esta etapa. Es posible que estas modificaciones sean importantes pero comúnmente no los son. Esta es la razón para incluir la selección del equipo dentro del esquema de trabajo del estudio de factibilidad o no factibilidad de la aplicación de un nuevo equipo de procesamiento de datos no se establece completamente si no hasta que se coloca las ordenes con los fabricantes respectivos. Además se examinan los factores significativos que intervienen en la selección del equipo de procesamiento de datos así como datos importantes para la implantación del sistema la revisión periódica del nuevo sistema en busca de posibles mejoras. Criterios Para Selección Del Equipo Para una conclusión exitosa del estudio el criterio de selección del equipo que adopte el comité de estudio de factibilidad es importante si bien se emplea dos métodos básicos en las selección del equipo solo uno de ellos se recomienda. Criterio recomendado El criterio recomendado consiste en presentar a cada uno de los proveedores fabricantes diagramas de flujo y tablas de decisión en donde se delineen las especificaciones del nuevos sistema. Esta información incluye: Información general acerca de la compañía, sus planes futuros de procesamiento, y una lista de las especificaciones del nuevos sistema. Las particularidades que se refieren a esta especificaciones serán cubiertas en las secciones subsecuentes. Criterio alterno El segundo criterio es ilógico desde sus fundamentos puesto que pasa por alto, los datos compilados por el estudio de factibilidad a la fecha y le solicita a los proveedores fabricantes del equipo que hagan una investigación propia, en pocas palabras, los proveedores fabricantes llevan a la compañía su propio personal de sistemas para estudiar el sistema actual y diseñan un nuevo sistema ajustado o su propio equipo. Sobre esta base se determina el tiempo de la operaciones y los ahorros de costos. El problema del tiempo es otro factor importante ya que cada proveedor fabricante debe de conducir una larga revisión de sistemas. Por ejemplo supóngase que hay cinco proveedores compitiendo y que cada uno se toma un mes revisando el sistema actual. Esto significa casi medio año de tiempo perdido mas las interrupciones continua en las operaciones corrientes. Debido a la capacidad del proveedor de reunir todos los hechos pertinentes en el tiempo asignado sus recomendaciones son deficientes y muchas veces se sugieren sistemas imprácticos por lo tanto, es obvio que este segundo criterio debe de ser descartado en definitivo. Selección Del Equipo La selección del equipo la realiza el grupo de estudio al terminar el diseño de sistemas. Sus etapas básicas incluyen: • Determinar quienes serán los proveedores fabricantes del equipo. • Convocar a concurso a los proveedores fabricantes del equipo. • Evaluar las propuestas de los proveedores fabricantes. • Seleccionar al proveedor fabricante del equipo. Determinación De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo Antes de presentar los datos necesarios del equipo, se entra en contacto con su representantes y se le invita a una reunión de orientación acerca del sistema propuesto; durante el curso de la reunión se les instruye acerca de las áreas a ser convertidas al del nuevo sistema; acerca de los problemas generales que encontraran de los volúmenes aproximados (presentes y futuros) y de otros datos importantes. Hecho esto, cada fabricante indicará por escrito si desea o no recibir una invitación a concurso. La razón para este enfoque es obvia. No hay necesidades de preparar un paquete de especificaciones, diagramas de flujo, tablas de decisión, y material similar si el proveedor no tiene interés en concursar con respecto al nuevo sistema diseñado. La mayoría de las organización que están llevando a cabo un proyecto de sistemas de procesamiento de datos, han considerado algún tipo de equipo basándose en el informe de la investigación exploratoria. Convocatoria A Concurso Para Los Proveedores Fabricantes Ya que los proveedores, fabricantes del equipo han enviado carta manifestando su interés la compañía hace una convocatoria a concurso y la dirige a los proveedores interesados. Gran parte del material necesario para hacer la convocatoria a concurso se toma directamente de los datos contenidos en el informe de investigación exploratoria y de los desarrollados durante el diseños de sistemas. El contenido de la convocatoria incluye las siguientes áreas: 1. Información general acerca de la compañía. 2. Planes futuros para el procesamiento de datos. 3. Especificaciones del nuevo sistema. 4. Diagramas de flujo del nuevo sistema. 5. Datos a ser adelantados por cada proveedor fabricante. Evaluación De Propuestas De Los Fabricantes Proveedores Es necesario darles a los proveedores fabricantes un tiempo razonable para que preparen sus propuestas, en la mayoría de los casos lo adecuado seria 60 días aproximadamente aunque en los sistemas grandes y avanzados talvez sean necesarios algunos meses mas. Es posible desarrollar muchos criterios para evaluar las propuestas de los fabricantes proveedores. Entre estos tenemos: Criterio Descripción 1.- Extensión de la automatización propuesta Se refiere a la cantidad de equipo nuevo de procesamiento de datos que es propuesta para el nuevo sistema. 2.- Desempeño total Se refiere a la cantidad de datos que pueden ser procesados por el sistema de computo dentro de un periodo de tiempo especifico. 3.- Tipo de equipo Se enfoca en la marca, numero de modelo y la cantidad del equipo básico y periférico relacionado junto con sus capacidades, características de operación y técnicas. 4.- Entrega del equipo Se refiere al tiempo de entrega definitiva del equipo junto con el tiempo necesario para verificar el mismo basándose en las premisas del usuario. 5.- Requerimientos de instalación Se refiere a las dimensiones y peso de cada una de las pieza que forman el equipo junto con los requisitos de potencia y alambrado necesario para si instalación dentro de la empresa. 6.- Soporte o asistencia del proveedor Se refiere a la cantidad y tipo de soporte o asistencia que se espera de los proveedores fabricantes del equipo. 7.- Disponibilidad y calidad del soporte lógico (software) Se centra en el apoyo del soporte lógico (software) que soporta el equipo. 8.- Contratos de mantenimiento Se refiere a la conservación del equipo en un buena condición operativa usualmente el fabricante proveedor proporciona sin costo este servicio bajo el contrato de venta, pero esto no es así cuando se compra el equipo. 9.- Otras cnsideraciones Incluye la capacidad para manejar excepciones y partidas poco usuales, la disponibilidad de maquinas compatibles para procesar datos en una emergencia los costos de tiempo extra y cosas similares. Selección De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo La selección de los proveedores fabricantes del equipo es una tarea difícil para el comité del estudio de factibilidad. El proceso de selección es mucho mas fácil si el equipo propuesto es idéntico al que se tiene en todos sus propósitos prácticos. Tabla de decisión para el proceso de evaluación Uno de los métodos para evaluar el equipo es la utilización de una tabla de decisión. El empleo de una tabla de decisión para hacer la evaluación final no solo define los criterios importantes en una notación compacta, si no que también que se haga una evaluación objetiva ya que los valores se han de determinar antes de recibir las propuestas del proveedor fabricante. Método de ponderación para el proceso de evaluación Un criterio alternativo para seleccionar el equipo es el método de ponderación que consiste en asignar diferentes valores de peso a cada uno de los criterios. A cada proveedor fabricantes se le da una evaluación para cada factor de ponderación en la mayoría de los casos la calificación es menor que el valor absoluto del factor de ponderación. Firma del contrato para el equipo La firma del contrato de para el equipo por un ejecutivo de alto nivel que ha estado en contacto con los dos comités lleva el estudio de factibilidad a su termino formal, sin embargo antes de que se firme oficialmente el contrato, el ejecutivo haría bien en presentar el contrato al abogado para que lo interprete y le añada los addendums necesarios para proteger al usuario. El análisis de sistemas, el diseño de sistemas y la selección del equipo que son los pasos principales comprenden aproximadamente un tercio del tiempo total usado en el proyecto de sistemas. En el periodo que sigue no solo se empleara mas tiempo que en el estudio de factibilidad si no que también habrá una mayor ingerencia de los recursos de la organización en términos de sus operaciones y personal. El problema de cómo controlar y coordinar las actividades durante el ínterin es un tanto difícil de resolver, aun para el gerente de procesamiento de datos mas experimentado. Cuadro De Implantación De Sistemas Etapa Descripción 1.- Adiestramiento a usuarios Debe de ser a nivel de escuela; se debe llevar a cabo usando los manuales e instructivos obtenidos del diseño de sistemas. 2.- Prueba del sistema por usuarios Es la actividad que reafirma a cada uno de ellos lo que aprendió en el adiestramiento. Es muy importante que ellos produzcan los datos de prueba de acuerdo con el plan de la misma. 3.- Aprobación de resultados de la prueba La aprobación de los resultados de la prueba la deberán hacer los usuarios a la luz de los que su grupo de prueba les reporte al finalizar el tiempo de prueba. 4.- Conversión al sistema Consiste en la implantación de los procedimientos contenidos en los diferentes manuales e instructivos obtenidos en el paso del diseño de sistemas. 5.- Liberación del sistema Consiste en la entrega formal del sistema al usuario por parte de los comités de factibilidad y técnico. Conclusión La tecnología de información está transformando las actividades económicas y cotidianas como uno de los fenómenos sociológicos más importantes del siglo. Por esta razón, los niveles de oportunidades de trabajo se incrementan de una manera acelerada en diferentes áreas del conocimiento. Indiscutiblemente, las computadoras han invadido ya todos y cada uno de los campos de la actividad humana: ciencia, tecnología, arte, educación, recreación, administración, economía y de acuerdo a la tendencia actual, nuestra civilización y las venideras dependerán cada vez más de estos "cerebros" electrónicos. Se ha venido acelerando la velocidad de cambio del medio de casi todas las organizaciones, de allí que éstas necesiten ahora más información como soporte a la toma de decisiones. Aunque las entidades de tipo educativo se han descuidado en este aspecto, en estos momentos se percibe un cierto interés en la implantación de estrategias que logren interesar a estudiantes y profesores en el aprendizaje de técnicas que pretende a corto plazo masificar e implementar el uso de bases de datos, redes de datos e información y tecnología informática de punta como herramientas básicas de los actuales y nuevos profesionales del país. Para responder a los retos planteados por la nueva situación económica y tecnológica mundial, se impulsa una dinámica tendiente a dar a conocer los elementos necesarios para estar a la vanguardia en este campo. www.google.com www.monografias.com www.rincondelvago.com www.ilustrados.com