La importancia de las Comunicaciones en las Empresas

La importancia de las Comunicaciones en las Empresas. Las comunicaciones corporativas nos permiten lograr una mayor y mejor imagen e integración interna y externa con la utilización de distintos instrumentos como comunicación con los empleados, publicidad, correo directo, relaciones públicas, especialmente con los medios informativos. En la actualidad, los buenos resultados operativos que obtenga una empresa no son el único medio para mantenerse competitiva, ni para lograr un buen posicionamiento entre sus clientes, proveedores, empleados o accionistas. Es muy importante utilizar estas herramientas con el apoyo y la asesoría sistemática de los profesionales de la comunicación. Hace falta además, comunicarlo en una forma objetiva, clara, oportuna y suficiente, transmitiendo en cada mensaje los principios de la filosofía corporativa que han permitido e impulsado a una empresa a ser una organización eficiente. Este es el fundamento básico de las comunicaciones corporativas y el objetivo es lograr reconocimiento y credibilidad entre las diferentes audiencias internas y externas que tienen relación con el desempeño de la empresa. Si una empresa no es capaz de compartir el compromiso que tiene con la sociedad a la que sirve, su visión, sus principios, sus valores, así como todos y cada uno de los aspectos técnicos y operativos que intervienen en sus procesos de manufactura, distribución, comercialización, difícilmente podrá alcanzar el éxito y aun subsistir. Para ello, es fundamental contar con una adecuada estrategia de comunicaciones corporativas que permitan transmitir el valor y el significado que existe detrás de cada producto o servicio generado, así como la función socioeconómica que cumple. De esta forma se ganan espacios invaluables de credibilidad hacia adentro y hacia afuera de una empresa y aumentan sus ventajas competitivas. Sin comunicación no hay trabajo en equipo, ni es posible ejercer el liderazgo, tampoco hay atención de clientes o público, ni relaciones humanas hacia dentro o fuera de la empresa. Eso en lo laboral, qué decir de lo individual, sin comunicación no hay autoestima, familia, autocontrol, ni desarrollo personal". Fernando Barraza La comunicación en una organización es de gran importancia, ya que gracias a ésta el trabajo en equipo es mas eficiente, ayuda a tener un armonioso ambiente laboral donde los malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las diferentes áreas. En consecuencia, se tiene una alta productividad en las mismas, lo que se resume en una organización fuerte, sólida y en crecimiento. La actividad humana se desarrolla a través de la comunicación, al relacionarnos con los individuos o grupos que nos rodean. En la medida en que las organizaciones y las relaciones entre ellas se han hecho complejas, los medios de comunicación han evolucionado para adecuarse al nivel de avance y dificultad de estas relaciones. "La comunicación propicia la coordinación de actividades entre los individuos que participan en las mismas, y posibilita el alcance de metas fijas." (Bonilla Gutiérrez, 1988.) En la actividad laboral, de acuerdo con las investigaciones, el 80% de los empleados que fallan lo hace porque no sabe relacionarse con sus compañeros. Gracias a la comunicación, los individuos que integran la organización logran entender su papel dentro de ella, y así ofrecen mejores resultados respecto a su actividad. Está comprobado que nueve de cada diez problemas entre las personas son el resultado de una mala comunicación. Son tan fuertes los poderes de la comunicación que pueden dar como resultado la larga o corta existencia de una empresa. Es tal su influencia que además de ayudar a lograr los objetivos planteados al inicio de un proyecto, también se puede lograr que se formen lazos con otras organizaciones, socios, clientes, proveedores, etc., para acrecentar la productividad de la organización. Dentro de una organización se necesita el constante uso de la comunicación, ya que la comunicación propicia la coordinación de actividades entre individuos que participan dentro de la misma: "Nos comunicamos para trabajar en equipo, enseñar a otros, dirigir, negociar, trabajar, atender a los clientes, entrevistar, escuchar, encabezar juntas de trabajo, resolver conflictos, etc." (Adler y Jeanne, 1983). Un adecuado flujo de comunicación en una organización, tanto para sus públicos internos como externos, facilita que los objetivos para los que fue creada se cumplan; además de promover actitudes favorables de los públicos a la organización, las cuales son indispensables para que ésta subsista y se desarrolle. Gran parte de los problemas de efectividad, tanto dentro de las organizaciones como en la vida personal, está relacionado con incompetencias que presentamos en la forma de conversar y relacionarnos con otros. La comunicación eficaz se da cuando existe un adecuado flujo de mensajes, esto tiene como resultado que los individuos que forman parte del público interno y externo de la organización, desarrollan adecuadamente sus actividades y así se logran los objetivos de dicha organización. Otro punto muy importante a tomar en cuenta para lograr una comunicación eficaz, es el saber escuchar. En una organización se tiene que saber qué necesita la otra parte, qué piensa, qué opina de la organización. Teniendo estos datos, se puede estructurar el mensaje adecuado que cumpla con los objetivos planteados. Todas las empresas tienen necesidades diferentes de comunicación, pero es esencial que exista una evaluación y selección en los mensajes y medios que se vayan a utilizar hacia su público, tomando en cuenta el perfil de la organización Existen dos factores importantes para lograr una comunicación efectiva en una organización: un buen sistema de comunicación y la persona que lo hará efectivo. Algunas organizaciones no le dan la importancia debida a la implementación de un sistema organizado de comunicación y mucho menos a tener en su organigrama una persona capacitada que se encargue de éste. En este tipo de empresas el encargado de la comunicación es un individuo "sui generis" que arregla desde el problema personal del director, hasta los contactos con fines benéficos para su compañía. En otras empresas no pasa de ser un mal necesario que se soportaba porque podía dar un prestigio aparente a la compañía. En otras ocasiones el encargado de la comunicación, dentro de la empresa, es aquel que no está rindiendo en su profesión o puesto original, y entonces, se le congela designándole esta función, o bien, organiza eventos (reuniones, convivios, etc.) mediante las relaciones que tiene en este campo. Esta persona, designada erróneamente, desconoce lo que se necesita para diseñar mensajes efectivos, que lleguen y cumplan con los objetivos organizacionales y no cuenta con los conocimientos básicos para diseñar, implementar y dirigir un sistema de comunicación efectiva. En fin, desconoce los beneficios de un sistema de comunicación, no utiliza el medio adecuado para comunicarse efectivamente con sus empleados, clientes, directivos, etc., ignora las características, naturaleza, ventajas, desventaja, usos de cada uno de los medios, tanto internos como externos y de los públicos a los cuales se dirigen. Pero no en todas las empresa pasa eso, poco a poco algunas han ido cambiado. Le dan importancia a la comunicación, implementan efectivos sistemas para comunicarse con sus diferentes públicos y el concepto y las actividades del encargado de la comunicación es diferente. Ya no es el organizador de eventos sociales, sino que sus actividades van mas allá de eso, son el crear una comunicación armoniosa con todos sus públicos, conociendo sus necesidades y diseñando mensajes que ayuden a cumplir los objetivos organizacionales. Contratan expertos en las áreas de comunicación y les brindaran el apoyo que necesitan, y esto tiene como resultado mayor productividad. Si se desea tener una mayor productividad en una organización, se debe tener un buen sistema de comunicación y para lograrlo el experto debe considerar el contexto del receptor o públicos a los que van dirigidos, tomando en cuenta sus ideas, valores, conocimiento en el tema, situación respecto a la organización (posición dentro del organigrama si es público interno, o externo), imagen que tiene de ésta, nivel cultural, etc. y valorar los conocimientos e importancia que tiene un experto en el área de la comunicación. La persona que se encargue de manejar el sistema de comunicación de una empresa debe analizar todos estos aspectos, pero sobre todo, debe conocer la naturaleza, usos, características, ventajas, desventajas de cada uno de los medios de comunicación disponibles en el mercado y utilizar los medios adecuados para cada situación, si hace lo anterior logrará una comunicación efectiva y en consecuencia los objetivos planteados se realizarán satisfactoriamente. Bibliografía Bonilla Gutiérrez, C. (1988). La comunicación, función básica de las Relaciones Públicas. México: Trillas. Berlo, D. K. (1979). El Proceso de Comunicación. Argentina: Ateneo. Ronald Adler , Jeanne Marquarte (1983). Communicating at Work Principles and Practices for Business and the Professions . 3a ed. COMUNICACIÓN SINCRÓNICA La comunicación sincrónica permite que la colaboración se realice en tiempo real y utiliza habitualmente el chat y la videoconferencia. Estos tipos de colaboración crean un entorno interactivo que puede ser muy motivante para los alumnos. El feedback es inmediato y establece contactos que pueden conducir a relaciones de aprendizaje muy eficaces. En las actividades sincrónicas todos los participantes tienen acceso a la misma información al mismo tiempo, pueden compartir una experiencia común y reaccionar inmediatamente a la información que otros presentan o comentan. Es un buen sustituto cuando la relación presencial no es factible y una buena manera de comenzar a crear una comunidad virtual. Las actividades con herramientas de comunicación sincrónica también son útiles cuando se quiere solicitar la colaboración de un experto de modo excepcional. Comunicación Asincrónica Es la comunicación que ocurre cuando no se toma en cuenta el tiempo en la comunicación. Por ejemplo, es la comunicación de un terminal a una computadora central: el usuario puede enviar los datos en intervalos impredecibles. Conceptos Generales: - Los datos se guardan en forma binaria (ejemplo: la letra S se guarda 1010011) - Los datos se transmiten en forma serial, bit por bit, en 0 y 1. - Un “mark” es cuando se transmite el 1. - Un “space” es cuando se transmite el 0. - Tanto el DTE que transmite como el que recibe deben hacerlo a la misma velocidad de línea o velocidad de canal (line speed). - La velocidad de una línea asincrónica se mide en bits per second (bps). Las velocidades más comunes son 1200 bps, 2400 bps y 9600 bps. Cómo se realiza la comunicación: - Todos los DTE se mantienen en el estado “mark”. - Para avisar que comienza la comunicación se envía un “start bit”: o Cambia el canal de “mark” a “space”. o El tiempo de transmisión del start bit es igual al tiempo de transmisión de cada bit de dato. o Cuando se recibe el start bit, ambos DTE son sincronizados para el tiempo que toma enviar el byte de dato. - Una vez el byte de datos es recibido, el DTE que lo recibe lo debe procesar, o sea convertirlo de serial a paralelo. - Si el DTE que envía sigue enviando bytes mientras el DTE que recibe está procesando, se van a perder algunos bytes. - Por eso se envía uno o varios “stop bits” al final de cada byte de dato. - El stop bit es el tiempo que el DTE que transmite debe esperar antes de enviar el próximo byte. - Stop bits comunes: 1 bit, 1 ½ bits, 2 bits - El stop y el start bit crean el “frame” del byte de dato. Errores en la comunicación: A veces los bits pueden cambiar de 1 a 0 o viceversa por alguna interferencia en el canal (como noise). El DTE que envía o recibe no tiene forma de saber si un bit fue transmitido correctamente. Se puede trasmitir el bit dos veces, pero si son diferentes no se sabe cuál es el correcto; y si son iguales no se sabe si el error ocurrió en los dos. Retransmitir todo el byte es muy costoso y tampoco asegura evitar errores. Una alternativa para detectar errores es sumar todos los bits y determinar si la suma es par o impar. Este resultado se puede transmitir en un solo bit, llamado “parity bit”, transmitido junto al frame, después del último bit de datos y antes del “stop bit”. Los dos tipos de parity más conocidos son: - Odd parity (impar) – la suma de todos los bits, incluyendo el parity bit, es impar.  Si la suma de los datos es par, el parity bit es 1. (letra S 1010011, parity bit 1)  Si la suma de los datos es impar, el parity bit es 0. (letra L 1001100, parity 0)  Even parity (par) – la suma de todos los bits, incluyendo el parity bit, es par.  Si la suma de los datos es par, el parity bit es 0. (letra S 1010011, parity bit 0)  Si la suma de los datos es impar, el parity bit es 1. (letra L 1001100, parity 1) Cuando se transmite datos, se usa un equipo para convertir el byte de paralelo a serial. Este equipo se llama Universal Asynchronous Receiver/Transmitter (UART). Las computadoras personales tienen por lo menos un UART, llamado interfase serial, puerto o salida serial (serial port) o asynchronous communication adapter. Cuando dos DTE se conectan, necesitan que la información sea convertida a una señal que pueda alcanzar al DTE que recibe. Este proceso es realizado por un convertidor de niveles (level converter), que codifica la información en señal eléctrica Videoconferencia Videoconferencia es la comunicación simultánea bidireccional de audio y video, permitiendo mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí. Adicionalmente, pueden ofrecerse facilidades telemáticas o de otro tipo como el intercambio de informaciones gráficas, imágenes fijas, transmisión de ficheros desde el pc, etc... La videoconferencia proporciona importantes beneficios como el trabajo colaborativo entre personas geográficamente distantes y una mayor integración entre grupos de trabajo. Historia Se sabe que en 1964 la empresa AT&T presentó un prototipo de videoteléfono que podía transmitir video, su coste era de más de mil dólares el minuto de trasmisión. En los años 70's, los proveedores de redes telefónicas empezaron una transición hacia métodos de transmisión digitales. La industria de las computadoras también avanzó enormemente en el poder y velocidad de procesamiento de datos y se mejoraron significativamente los métodos de muestreo y conversión de señales analógicas (como las de audio y video) en bits digitales. A principios de los 80's utilizaron una tecnología conocida como codificación de la Transformada Discreta del Coseno (DCT). Con esta tecnología se analizan las imágenes de modo que si las áreas de la imagen que se parecen bastante pueden ser representadas con una misma secuencia".con este métodos, se logró obtener una razón de compresión de 60:1. la compañía Compression Labs Inc, introdujo el primer códec CLI mejoró el VTS 1.5 para obtener una razón de compresión de 117:1 (768 Kbps), este ultimo valía alrrededor de 180.000 dólares, no incluía el equipo de video y audio, el cual costaba aproximadamente de $70.000 dólares, y los costos de acceso a redes y de utilización de un T-1 era de más o menos $1.000 dólares la hora. A mediados de los 80's mejoro la tecnología de los códecs también, se observó una baja en los costos. CLI introdujo el sistema denominado Rembrandt, que ya usaba una compresión de 235:1 (384 Kbps). Picture Tel, introdujo un nuevo códec que utilizaba una compresión de 1600:1 (56 Kbps). PictureTel fue el primero en utilizar un nuevo método de codificación llamado Cuantificación jerárquica de vectores (HVQ). CLI lanzó otro Rembrandt que también iba a 56 Kbps una técnica de compensación de moviemiento. También los proveedores de redes usaban nuevas tecnologías que bajaron inmensamente el coste de acceso a las redes de comunicaciones, también el precio de los códecs cayo y su compresión seguía avanzando, pesaba cerca de 85 libras. La video conferencia En los 90's los equipos que se vendían eran ya, más ligeros y reducidos. Hoy en día, la razón de compresión mayor empleada es de 1600:1 (56 Kbps), los costes de establecimientos son insignificantes, que puede ir desde una llamada telefónica a una tarifa plana de internet a través de llamadas IP. Las empresas involucradas en esta tecnología son muchas, como: AETHRA ,SPEEDNET, Tandberg, Sony, Cystelcom, Globalmist, polycom, HP, etc... La videoconferencia es una tecnología que permite enlazar dos puntos ubicados en localidades separadas proporcionando una comunicación en tiempo real por medio de audio, video y datos. Gracias a redes como la de Internet, esta tecnología nos permite comunicarnos a cualquier parte del mundo, lo que se traduce en un intercambio de programas y conocimiento con Universidades y Empresas Nacionales e Internacionales. APLICACIONES Dentro de las aplicaciones académicas que existen en videoconferencia se pueden mencionar las siguientes: • Educación a distancia • Investigación y vinculación • Reuniones de academia • Formación continua • Reunión de directivos • Simposiums • Congresos • Conferencias • Cursos • Seminarios ¿A QUIEN BENEFICIA? La videoconferencia porporciona importantes beneficios como el trabajo colaborativo entre personas geograficamente distantes, una mayor integración entre grupos de trabajo y cuerpos académicos de distintos campus. Por lo que la videoconferencia beneficia a: • Alumnos • Académicos • Investigadores • Funcionarios • Usuarios externos • Comunidad en general Modalidades Las modalidades que existen en videoconferencia son: Punto a Punto Se establece una conexión en la que participan dos sitios. Su gestión se realiza mediante la negociación bilateral entre los dos sitios, marcando a una IP o a un número ISDN. Pueden llevarse a cabo los siguientes tipos de sesión: • Un profesor hacia un alumno • Un profesor con un grupo de alumnos • Un grupo hacia otro grupo Multipunto Es posible establecer una conexión en la que participen más de dos sitios, cada terminal recibe así permanentemente las imágenes de las otras salas y las visualiza simultáneamente en pantallas separadas o en una sola pantalla utilizando la técnica de división de pantalla. Se utiliza un MCU para poder realizar la conexión entre las sedes participantes. Protocolos Un protocolo es un conjunto de reglas de comunicación entre dispositivos, como es el caso de computadoras, teléfonos, ruteadores, switches, por mencionar algunos. Los protocolos establecen el formato, sincronización, secuencia y control de errores. Sin estas reglas, los dispositivos no podrían detectar la llegada de bits. REQUERIMIENTOS La implementación de una sala de videoconferencia requiere de los elementos que se mencionan a continuación. Codec Codificador-decodificador, este equipo se encarga de capturar las señales de audio y video, las cuales comprime para ser transmitidas a un sitio remoto Sistema de audio Se compone de audio de entrada y audio de salida. Como sistema de audio, se puede lograr lo siguiente: Acústica, cancelación de eco y supresión de ruidos, adaptándose a las características acústicas de la sala. El audio de entrada se conforma por: • Microfonía Inalámbrica y/o Alámbrica • Mezcladora El audio de salida se conforma por: • Bocinas Plafón o Base • Amplificador • Mezcladora Sistema de video El sistema de video permite observar la imagen del sitio remoto y del sitio local, como es el caso de diapositivas, gráficas, videos, por mencionar algunos. El sistema de video se conforma por: • Cámara robótica • Videoproyector • Televisor (es) • Cámara de documentos Iluminación La mejor iluminación para videoconferencia es la fluorescente difusa. Es importante minimizar las sombras para transmitir una imagen clara al sitio remoto. Además el uso de luces de baja energía fluorescentes que operan entre los 30 y 50 kHz debe evitarse ya que interfiere con el funcionamiento adecuado de controles remotos utilizados para el manejo de las salas. Idealmente la sala no debe contar con ventanas, si las tuviese deben cubrirse con cortinas o persianas. Enlaces El enlace de comunicación es un factor crucial en una videoconferencia ya que entre mayor sea el ancho de banda, mejor será la calidad de la video conferencia. Velocidad de transmisión La velocidad estándar de transmisión en una videoconferencia es de 384 kbps. A esta velocidad se cuenta con una calidad de video óptima para juntas y presentaciones. OTROS ASPECTOS RELEVANTES Otros aspectos relevantes para la adecuación de una sala de videoconferencia son: • Acondicionamiento arquitectónico • Acondicionamiento acústico • Mobiliario • Automatización CHAT El chat, es un sistema de comunicación directa dentro de internet y en una misma página web. Es una aplicación que permite hablar entre varias personas directamente mediante la comunicación escrita. Presupone unas horas de visita o una cita previa vía e-mail, ya que es comunicación directa. En cuanto al uso para la formación multimedia tenemos las siguientes aplicaciones: • Teletutorías directas entre teletutor y telealumno. • Desarrollo de casos prácticos y discusión de los mismo por parte de teleequipos de asistentes, los cuales se reúnen en un chat para elaborar los puntos de acuerdo sobre un caso práctico del curso • Debates en directo sobre un concepto conflictivo, siendo el mediador el teletutor. Actualmente los chat más operativos son los que se usan vía teclado, comunicación escrita. Actualmente ya se pueden utilizar sistemas de videoconferencia vía internet, con audio y vídeo directamente (netmeeting), pero mediante redes de fibra óptica. El problema es que en redes normales, la velocidad es muy lenta. Messenger es una aplicación que permite recibir y enviar correo electrónico (e-mail) desde un PC con conexión a Internet. Además incluye una serie de utilidades que complementan y mejoran la herramienta: Agenda de Direcciones: El Messenger permite mantener una agenda de personas guardando de cada una de ellas su nombre, apellidos, dirección de mail, teléfono, entre otras muchas cosas. Buscador de direcciones mail en directorios LDAP: podemos buscar direcciones electrónicas de personas que tengan cuenta en el servidor de la Universidad (P.A.S., profesores y alumnos). Servicio de News (Noticias): El Messenger permite configurar y leer todos los grupos de noticias que ud. desee. Es El servicio de mensajería instantánea (aunque en el ámbito informático se le ha traducido así, messenger se traduce del inglés al castellano literalmente como mensajero) es mundialmente conocido por el término anglosajón que conforma el título. En muchas ocasiones también se le conoce como chat, aunque a través del artículo intentaremos diferenciar un concepto de otro. Se trata del sistema más extendido de diálogo interpersonal a través de Internet. De forma simplificada, y para hacernos una idea inicial bastante aproximada, podemos decir que permite mantener una conversación a través de intercambios de texto con un destinatario concreto del que se dispone su dirección y que en ese momento esté disponible. Un símil más cercano en cuanto a su funcionamiento podría ser una llamada a través del teléfono, salvo que la conversación no se realiza por voz, sino intercambiando textos (leyendo lo que se nos escribe y escribiendo las respuestas, de manera simultánea). Qué se necesita: Para que un usuario pueda utilizar el servicio de mensajería instantánea necesita un equipo informático (no es necesario que sea muy potente) con conexión a Internet, haber obtenido una dirección de correo electrónico por parte de algún servidor de correo, haber registrado dicha cuenta en un servidor de mensajería instantánea, y tener instalado el programa que permite la comunicación a través de ese servicio, esto es, el messenger. Aunque existen otros servidores de mensajería, los más extendidos son hotmail y yahoo, cada uno de los cuales ofrecen sus servicios de forma gratuita (sus ganancias las obtienen, por ejemplo, de los anunciantes que consiguen). Esa cuenta suele tener la forma usuario@hotmail.com o usuario@yahoo.es , siendo usuario el identificador que hemos solicitado al servidor y que sólo podemos usar nosotros; y la parte posterior de la @ el nombre identificador del servidor que nos ofrece dicho servicio. Ésta será, además, nuestra dirección de correo electrónico, y hace las veces tanto de dirección de nuestra vivienda; es decir, que aquellos que deseen escribirnos tendrán que hacerlo a dicha dirección, e igualmente aparecerá como remite en los correos electrónicos que nosotros escribamos; como de usuario de messenger, haciendo las veces de número de teléfono para mantener una conversación de mensajería. La única diferencia estriba en el programa que utilicemos en cada caso. Entre otros datos personales tendremos que indicarle al servidor una contraseña (también conocida como password, key o llave), que permitirá que sólo el conocedor de la dirección de correo y de dicha contraseña acceder a los servicios de la cuenta. La contraseña es algo así como la llave de nuestra casa. Cualquiera puede conocer la dirección de nuestra casa, pero sin la llave no tiene acceso a la misma. Todo este proceso es relativamente sencillo en el caso de tener unas nociones básicas en el manejo de programas y equipos informáticos, si bien nunca está de más pedir asesoramiento o ayuda a alguien que haya realizado previamente dichos trámites. A fondo: El messenger basa su funcionamiento en la lista de contactos, esto es, la lista de usuarios del mismo servicio que nosotros hemos añadido a nuestra lista personal. Cuando algún conocido nuestro nos dice su dirección de mensajería, nosotros podemos añadirlo a nuestra lista de contactos; o bien podemos nosotros darle nuestra dirección y que él nos agregue a su lista, llegándonos automáticamente un aviso a nuestra cuenta messenger, indicándonos que un nuevo usuario nos quiere añadir como contacto, y teniendo en ese momento la posibilidad de aceptar o rechazar el añadirle. En caso de rechazar la dirección como contacto, no habrá conversaciones entre ambos individuos. Es decir, que nadie que nosotros no hayamos explícitamente incluido como contacto nuestro, o bien nos haya añadido a nosotros y nosotros hayamos dado nuestro consentimiento podrá comunicarse con nosotros. Sesión de contraseña: el usuario de nuestra cuenta messenger será público, puesto que es nuestra dirección de contacto; de modo que lo único que evita que otra persona pueda acceder a nuestra cuenta es la contraseña. Todo aquel que obtenga nuestro usuario y contraseña podrá no solo acceder a toda nuestra lista de contactos, así como a todo nuestro correo recibido (información privada), sino que además podrá suplantarnos, poniéndose en contacto con cualquier persona haciéndose pasar por nosotros y con cualquier fin. Como todas las contraseñas o llaves, debe ser secreta, y bajo ninguna circunstancia debiera darse a cualquier otro usuario. Además, todos los servidores de correo habituales permiten el cambio de la contraseña por parte del usuario, de modo que es recomendable la modificación de la contraseña cada cierto tiempo, sobre todo si se sospecha que alguien puede haber tenido acceso a la misma. Ordenadores y programas con memoria de datos: los programas de mensajería ofrecen la posibilidad de que en el ordenador se almacenen el usuario y la contraseña introducidas en él, de modo que el usuario que se conecte al programa habitualmente y desde su ordenador se ahorre tener que escribir dichos datos continuamente. Como cualquier sistema parecido tiene sus riesgos, puesto que si el ordenador desde el que accedemos a nuestra cuenta de messenger no es de uso exclusivo nuestro, cualquier otra persona podrá entrar desde él (aún sin obtener la contraseña), de modo que por seguridad es preferible quitar esas configuraciones siempre que accedamos desde un ordenador que sea público o no sea nuestro en exclusividad. Uso del programa de mensajería como programa de chat: un chat es un servicio parecido al de mensajería, en el que las conversaciones se producen también a través de un programa que permite una conversación escrita con otras personas. La diferencia fundamental estriba en que los posibles interlocutores nos son habitualmente desconocidos, sus identidades se ocultan bajo un alias (también denominado nick), existe un foro al que el usuario se conecta o se suscribe en el que todos los usuarios que en ese momento estén conectados pueden verter sus opiniones de forma pública a los demás, y el único límite que existe es el que pongan el o los moderadores de dicho foro. Existe también la posibilidad de comenzar una conversación “privada” con cualquier otro usuario del sistema, de modo que nadie que no esté incluido en la conversación pueda saber el contenido de la misma Precisamente porque los usuarios no podemos escogerlos, sino que se trata de cualquier otro usuario del que no tenemos forma de comprobar su identidad y sus intenciones, es un método de comunicación más arriesgado. LAS AULAS VIRTUALES Uno de los conceptos más novedosos que el uso de las nuevas tecnologías ha introducido a la educación es el de las aulas virtuales. Podemos diferenciar entre lo que es un aula virtual y una clase virtual. La clase virtual es un espacio para poder formar o trabajar en grupo. Podemos definir un aula virtual como una plataforma de comunicaciones y entrenamiento formativo sobre un tema determinado. Un campus virtual, será entonces un conjunto de aulas virtuales. Sus objetivos son los siguientes: • Ser un centro de información y formación. • Acercar virtualmente a los asistentes entre si, y al teletutor con los asistentes • Enriquecer los conocimientos de los asistentes en base a su propia experiencia y la experiencia del teletutor Un aula virtual presupone el uso y las aplicaciones formativas de todos los medios anteriores: chat, páginas web, aplicaciones, etc, con un fin común, la creación de un sistema de adiestramiento. TIPOS DE AULAS VIRTUALES Podemos encontrar diferentes tipos de aulas virtuales. Algunas de ellas están realizadas en 3 dimensiones y otras en 2 dimensiones, aunque también podemos crear un aula virtual mix entre las dos: Las aulas de 3 dimensiones: son espacios virtuales donde el participante interactua libremente sobre la plataforma virtual. Lo más novedoso es la adopción de un personaje (avatar) que son representaciones gráficas de los participantes y que pueden o no parecerse a ellos, pero que sirven para interactuar en ambientes virtuales. De esta forma un asistente-avatar puede recorrer libremente las diferentes zonas de ese mundo virtual. Además tiene la posibilidad de hablar con las distintas personas que se encuentren dentro del aula en ese momento o interactuar con objetos, etc.También hay experiencias de aulas virtuales en tres dimensiones en la enseñanza de niños disminuidos mediante cascos virtuales, o en la enseñanza química con la virtualidad de moléculas, etc. Es una variante de los mundos virtuales (aworld, interspace, etc…), donde la gente se encuentra para conocerse e iniciar relaciones. Aulas virtuales en 2 dimensiones: Es una web con todas las posibilidades tecnológicas actuales (java, shockwave, chat…). Con ellas podemos crear espacios 2D de comunicación vía chat individualizados para poder desarrollar teleequipos, teletutorías, zonas de entrenamiento, etc. FUTURO DE LAS AULAS VIRTUALES El futuro de las aulas virtuales irá íntimamente a la evolución tecnológica de Internet (velocidad, compresión), que pueda permitir la recepción rápida de información. Tengamos un poco de visión de futuro y veamos que hará un trabajador en una empresa. Este trabajador tiene que mejorar su polivalencia dentro del su departamento comercial. Necesita tener conocimientos sobre importación y exportación. Desde su ordenador accede al Campus Virtual de su empresa que está en un intranet. Allí, busca las diferentes ofertas sobre este tipo de formación. Encuentra un curso de negociación en exportaciones. Busca la información del curso, los asistentes actuales, su teletutor, objetivos a alcanzar, horarios, las actividades que se desarrollan y tiempo estimado de duración. Accede a realizar el curso y lo primero que realiza es un diagnóstico de competencias sobre el curso. Una vez hecho le aparece el itinerario pedagógico que va a desarrollar. Ese itinerario comienza con los conceptos teóricos del curso, pero que están tratados en base a una aventura en 3D, donde él es el protagonista y deberá conseguir un reto. Después, ya hay 5 fases de entrenamiento en la negociación de exportación donde se le adjudica unos objetivos de venta y unos márgenes a cada uno de los asistentes curso y se crea un juego de competición en base a rol playing entre los asistentes y liderado por el teletutor. Estos se realizan en netmeeting desde la zona de entrenamiento del aula virtual. Por último, hay una prueba de autoevaluación y la posibilidad de mantenerse apuntado a un fórum de problemas y soluciones dentro del aula. Las ventajas e inconvenientes de la comunicación sincrónica El potencial educativo que encierra la comunicación sincrónica es sumamente significativo. Pero para que este potencial podamos orientarlo convenientemente según nuestros propósitos, es necesario que conozcamos las ventajas e inconvenientes de este tipo de comunicación: Es una comunicación basada en el discurso escrito que no comparte la espontaneidad y flexibilidad de la conversación hablada. Puede ser utilizada como una valiosa herramienta para la comunicación grupal y para el aprendizaje cooperativo. Las características de la comunicación sincrónica aportan libertad respecto a las restricciones de espacio. Todas las conversaciones e interacciones que se produzcan pueden ser almacenadas y recuperadas en los sistemas que soportan este tipo de comunicación. Facilita la participación de personas, con culturas diferentes, que se encuentran en diferentes partes del mundo. Sin embargo, no todo son ventajas, hay algunos problemas e inconvenientes que se derivan del uso de la comunicación sincrónica. Estos problemas incluyen: Ausencia de expresiones físicas: las interacciones que tienen lugar mediante la comunicación sincrónica sufren los problemas de la pérdida de expresiones físicas, que en la interacción presencial supone un suplemento o incluso el cambio de tema en la conversación. Tecnología imperfecta: acceder y usar las tecnologías es cada vez más fácil frente a la poca confianza, lentitud y dificultad que despierta su uso. Lectura online: la información que se transmite tiene lugar online, por tanto es necesario que los participantes se sientan cómodos con la lectura de texto en la pantalla del ordenador Acceso: a pesar de que el acceso a Internet está incrementando, aún hay una gran mayoría de personas que no disponen de acceso. Problemas sincrónicos: en la comunicación sincrónica es difícil seguir la pista del progreso de una conversación, máxime cuando se están tratando varios temas de conversación. Aumento de la interacción: el aumento de la interacción aunque tiene aspectos positivos, viene a ser negativo especialmente cuando la interacción consume mucho tiempo ya que los alumnos pueden llegar a sentir la carga de la escritura. Problemas en la moderación: la mayoría de los participantes desconocen reglas de participación para mantener un discurso eficaz. Con la interacción, hay un número de problemas que deben ser resueltos, como por ejemplo, la motivación en la participación, las discusiones incorrectas o no deseadas, la sobrecarga de información. Las herramientas de comunicación asíncrona hacen posible un tipo de comunicación en el que las personas no están en línea al mismo tiempo. Entre la comunicación media un cierto tiempo porque no existe coincidencia temporal. Son herramientas de comunicación asíncronas el correo electrónico, el foro y los blogs.interacción y varias formas de hostigamiento. Cuando se escribe una carta o un mensaje por correo electrónico no se tiene una conexión directa con el compañero. Se escribe un texto (la mayoría de las veces largo) y se envía; el receptor lo encuentra cuando mira otra vez en su buzón y entonces puede contestarlo. Esta forma de comunicación se llama comunicación asincrónica. Esta se desarrolló para solucionar el problema del tiempo y la incomodidad de los equipos de telecomunicación.