Organización vista como un sistema:

Organización vista como un sistema: Sub sistema de gestión tecnologica. El Sub Sistema de Gestión de la Tecnología comprende el conjunto de decisiones de la empresa, sobre la creación, adquisición, explotación, perfeccionamiento, asimilación y comercialización de las tecnologías requeridas por ella. Se ocupa, por tanto, de la estrategia tecnológica de la empresa, de los procesos de investigación y desarrollo, renovación y transferencia de tecnología, de los cambios técnicos nuevos y de la normalización y documentación de los procesos relacionados. Monger, Rod en su libro Mastering Technology (1998) presenta un marco de referencia para la gestión integrada de la tecnología, donde la calidad de los productos a ofertar y la demanda del consumidor son los requisitos que dan inicio al proceso de gestión de la tecnología. En el marco de referencia sobresalen tres fases distintas, que son: Valoración, toma de posición y formación de una política. La fase de valoración indica que la gestión debería de efectuar una valoración de la industria y del ambiente, determinar la línea de base o punto de partida de la tecnología actual de la compañía, evaluar las tecnologías de reciente aparición y determinar como la compañía lleva a cabo la transferencia. La toma de posición, involucra las actividades que tradicionalmente han sido puestas de relieve en la gestión; es decir decidir que inversiones se llevaran a cabo en las diversas tecnologías. ¿Qué cantidad de recursos se comprometerán a corto y a largo plazo? La segunda decisión importante tiene que ver con la mejora continua de la infraestructura tecnológica. La formación de una política de gestión orientada hacia los factores internos y externos de la organización se hace importante para lograr la integración de todos los factores que influyen en la estrategia tecnológica. Una de las áreas que es probablemente una de las mas cruciales, es la que implica al personal de gestión, donde se deben evaluar las habilidades que se requieren para que una empresa moderna siga siendo competitiva y capaz de sacar provecho de la tecnología. Por su parte Ivancevich, Lorenzi, Skinner y Crosby (1997) opinan que un sistema de gestión tecnológica dirige su estrategia hacia los objetivos de la empresa y hacia los medios para la consecución de sus objetivos tecnológicos y organizacionales. Esta gestión tecnológica define como puede y debe una organización invertir con la mayor eficacia posible sus recursos tecnológicos para lograr una ventaja competitiva, y enumeran cuatro etapas para la estrategia tecnológica que son: • Evaluación de la situación en que se encuentra la tecnología donde se hace una exploración de los entornos externos e internos. • Desarrollo de la cartera de tecnología determinado por su importancia y posición relativa en la inversión disponible por la organización. • Integración de la tecnología en las estrategias globales de la empresa. • Fijar las prioridades en la inversión de la tecnología. En conclusión el sub sistema de gestión de la tecnología incluye todas aquellas actividades que capacitan a una organización para mejorar el uso de su tecnología. Desde ésta perspectiva , la estrategia tecnológica debe ser considerada como un ciclo continuo a través del cual la empresa conoce mejor su entorno, sus propias capacidades y aprende como desarrollar éstas con éxito, entendiendo que la empresa moderna es un sistema abierto que se fortalece creando redes de colaboración con proveedores, usuarios, socios e incluso competidores, multiplicando así el potencial de interacción tecnológica y elevando su competitividad. Procesos del sub sistema de gestión tecnologica. Proceso de inteligencia tecnológica. Solleiro y Castañón (1998) en su articulo Inteligencia Tecnológica, Herramienta Tecnológica como Ventaja competitiva, define el termino de inteligencia tecnológica (IT) como una serie de procesos y practicas que una empresa lleva a cabo sistemáticamente para mantenerse alerta de los cambios tecnológicos y científicos en su medio ambiente. Asimismo, la inteligencia tecnológica competitiva (ITC) no solo abarca el hecho de permanecer al tanto de los cambios y avances científicos y tecnológicos, sino de los competidores y de las oportunidades comerciales, se dice que la ITC es una herramienta de gestión que permite a los directivos de una institución tener la sensibilidad sobre oportunidades, amenazas y desarrollos científicos y tecnológicos externos que puedan afectar su situación competitiva en función de los recursos con los que cuenta, con el fin de elaborar planes, programas y proyectos relevantes. Durante años, las empresas de alguna forma u otra han estado pendientes del progreso tecnológico que se genera en el entorno, no obstante, la dinámica del entorno actual demanda un cambio en las aproximaciones tradicionales de monitoreo tecnológico. La Inteligencia Tecnológica (IT) constituye una alternativa novedosa para afrontar estos cambios a través de un sistema de detección y transformación de información hacia un producto "inteligente" (de aplicación a nivel estratégico). Aunque algunas actividades inherentes al sistema de IT se vienen realizando hace años, la incorporación de un sistema formalizado y completo de IT en la estructura de la empresa es reciente. Los empresarios, al consultar revistas, directorios industriales, asistir a ferias industriales, al estar en contacto con clientes y proveedores realizan actividades de monitoreo o vigilancia del entorno; no obstante, con la IT el alcance es mayor, puesto que brinda un producto aplicable a la toma de decisiones estratégicas cumpliendo con los requisitos de los usuarios en cuanto a la calidad, forma de comunicación de los resultados y oportunidad. La inteligencia tecnológica en particular, representa un valioso apoyo para la definición y aplicación del plan tecnológico de la empresa a través de sus tres propósitos básicos: 1. Proveer oportuno conocimiento de desarrollos técnicos o de movimientos tecnológicos en los negocios, que pudieran tener efectos adversos al éxito de la organización. 2. Identificar nuevos productos, procesos u oportunidades de colaboración. 3. Entender y determinar las implicaciones de eventos técnicos o tendencias y su entorno competitivo para la toma de decisiones estratégicas. En cuanto a este último aspecto, el papel de la inteligencia en la formulación e implementación de la estrategia de la empresa se explica en función de: • La descripción del entorno competitivo. • La predicción del entorno competitivo futuro. • El cambio en los supuestos que afectan a la dirección estratégica de la organización. • La identificación y contribución a la compensación de debilidades. • El empleo de la inteligencia para implementar y ajustar la estrategia al entorno competitivo cambiante. • Determinar cuándo la estrategia ya no es sostenible. Más específicamente, un sistema de inteligencia tecnológica según Ashton y Stacey, (1995); Ashton, Kinzey y Gunn, (1991) puede aplicarse para: • Identificar amenazas tecnológicas potenciales que puedan dañar la participación en el mercado y el bienestar de la empresa o unidad de negocio, a mediano y largo plazo. • Identificar oportunidades para invertir en tecnología, incluyendo la comercialización. • Incorporar nuevos avances tecnológicos en productos y procesos. • Ayudar a determinar la estrategia para los programas internos de investigación y desarrollo. • Cancelar proyectos científicos y/o tecnológicos no promisorios. • Identificar posibles organizaciones colaboradoras para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. • Proveer datos técnicos y servicios de información. • Desarrollar y mantener una cultura tecnológica. • Identificar tendencias tecnológicas. En conclusión, la inteligencia tecnológica es una herramienta capaz de producir ventaja competitiva y mejorar la toma de decisiones, ya que los sistemas de IT permiten detectar oportunidades y amenazas del entorno tecnológico, buscando proporcionar resultados oportunamente y en el formato (electrónico, impreso, oral) adecuado; pero más importante aún, transformando la información hacia un producto "inteligente" útil para la toma de decisiones estratégicas. Proceso de selección tecnologica. Quintero A. (2000) en su articulo Variables Críticas en la Selección de Tecnología, opina que el seleccionar la tecnología a utilizar al momento de implementar un proyecto, es una de las mayores preocupaciones de los directores de tecnología de las empresas. Este proceso puede ser en algunas ocasiones más lento que otras, o más complicado, lo que no debemos relegar nunca es la importancia del proyecto. De una buena selección tecnológica se derivan excelentes beneficios, por otro lado; una mala selección tecnológica puede traer consecuencias fatales, que en muchas ocasiones pueden contribuir al fracaso del proyecto. Las principales variables para la evaluación de infraestructura tecnológica son la estabilidad, disponibilidad, seguridad, integración y funcionalidad; el buscar estas propiedades al hacer una nueva adquisición contribuirá en la funcionalidad del proyecto y en la satisfacción de los clientes que es el propósito final. Proceso de contratación tecnologica. Respecto a la contratación de la tecnología Galbraith, J. en su libro Designing Organizations. An executive briefing on strategy, structure, and process (1995) opina que los mercados y contratos son mecanismos estándar para la mediación de transacciones económicas. De hecho, la adquisición de comodidades de los sitios de mercado toma lugar entre compradores y vendedores quienes se desconocen uno a otro. Los mercados son usados para asegurar productos y servicios que son estándar y disponibles libremente. La relación de contrato es algo que involucra mas, el comprador y vendedor comunican y negocian periódicamente, pero es un pequeño contacto subsiguiente sin excepción. Los contratos pasan cuando los artículos son adquiridos, no son estandarizados y no siempre están disponibles. Algunos artículos pueden necesitar ser personalizados, otros estandarizados, pero están sujetos a escasez. Un contrato garantiza la fuente de suministro para la duración del mismo y las especificaciones necesidades del cliente. La "Tercerización" involucra un contrato, pero también involucra una cercana relación a largo plazo. Usualmente las partes revelan sus planes a largo plazo para cada uno y participan conjuntamente en el desarrollo de productos y servicios. Existen compañías que ven en esta modalidad la forma mas adecuada de desarrollar el mercado y su capacidad de hacer negocio. Estas pueden escoger a otras para suplir todos los materiales, equipos, accesorios y cualquier otro requerimiento relacionado con su actividad comercial o producto principal . Entonces estas ultimas tienen que compartir su tecnología y planes de desarrollo a favor de ser escogidos. En este punto se comparte desarrollo de planes entre compañías, regulando y estableciendo normativas para que estos productos sean de dedicación exclusiva para la compañía contratante. La "Tercerización" obliga a las compañías suplidoras del servicio o componente a tener que realizar inversiones en equipos especiales a favor de hacer productos únicos. La compañía contratante puede entonces hacer que la compañía contratada sea el único suplidor de la cantidad total para justificar la inversión de esta ultima. Este tipo de relaciones de contratación tiene características severas, una es la considerable personalización por el suplidor para la única ventaja del cliente. A cambio, el cliente acostumbra a un único suplidor, el cual reduce el riesgo para el suplidor y da en concesión la cantidad a pagar por el esfuerzo. Las relaciones de "Tercerización" también involucran un gran trato de comunicación acerca de planes futuros y coordinación de desarrollo de productos y servicios. Las partes llegan a ser compañeros conjuntamente al desarrollar un producto único. Son usualmente un equipo de desarrollo formal de un producto con representación de ambas partes. Como en un proceso lateral interno, puede ser un integrador ( un producto dirigido por el vendedor), así que el equipo de desarrollo del producto puede expandir ambas compañías, compartiendo el mismo diseño del sistema de computación y diseño de información entre otros, por ejemplo. Después el producto es diseñado, ordenado y suplantado por estar electrónicamente bueno. La terminología no es estándar, relaciones similares entre competidores (como opositores o entre suplidores y clientes) son usualmente referidas como alianzas. Las partes en una alianza pueden intercambiar información y comprometerse conjuntamente en actividades e intercambiar los resultados. Proceso de transferencia tecnológica. La evolución económica de las empresas está ligada a un proceso de cambio tecnológico de sus aparatos productivos, en que los métodos y sistemas de producción y comercialización de bienes y servicios son sustituidos por otros más eficientes o para producir nuevos productos, para satisfacer las demandas y gustos del cliente. El proceso del cambio tecnológico puede ser el resultado de una tecnología local o un proceso de transferencia tecnológica foránea. En nuestro país por lo general los cambios tecnológicos se dan por la transferencia de tecnologías desarrolladas por países más avanzados Ivancevich, Lorenzi, Skinner y Crosby (1997) definen transferencia de tecnología como el proceso de aplicación del conocimiento. En el ámbito de las actividades económicas e Industriales podemos precisar como transferencia de tecnología un proceso de incorporación a una unidad productiva de un conocimiento desarrollado fuera de ella. Según Ignacio Avalos (1992) la verdadera transferencia de tecnología, más que adquisición de una capacidad productiva, implica. la transferencia de una capacidad tecnológica para usar adecuadamente, adaptar y mejorar la tecnología comprada. Por ello todos los esfuerzos de negociación deben orientarse hacia la obtención de los conocimientos y habilidades o destrezas operativas relacionadas con los productos, los procesos y métodos de producción, las máquinas y los equipos, las materias primas e insumos, los métodos de organización de la empresa y el trabajo, y las aplicaciones y uso de los productos. Existen muchos mecanismos para la transferencia de tecnología, en el desarrollo de este sistema para la transferencia tecnológica, lo enfocaremos a la compra e instalación de maquinaria, equipos y otros insumos de producción siendo este uno de los mecanismos a través del cual se puede tener acceso a la tecnología. Con la importación de estos bienes se puede dar un flujo de información incorporado acerca de ellos mismos y/o de los procesos de producción donde se vinculan. Esta información puede estar contenida en los documentos técnicos sobre su operación, mantenimiento, diseño y fabricación (software) o asociada con el entrenamiento de personal técnico (know-how). La importación de tecnología en sí no es un problema, los problemas se presentan o se generan por una mala selección de la tecnología o por una contratación perniciosa, o cuando se recurre siempre a esta fuente para el cambio tecnológico. En la práctica ninguna entidad puede calificarse de autosuficiente en tecnología. Inclusive las empresas mas desarrolladas tienen que concurrir al mercado internacional de tecnología para sus cambios tecnológicos. Los problemas involucrados o derivados de la transferencia de tecnología se pueden agrupar en problemas relacionados con el costo y uso de la tecnología, problemas derivados de la naturaleza de la tecnología, problemas generados por la falta de capacidades tecnológicas, problemas originados en la debilidad de la infraestructura científica y tecnológica, y problemas causados por la falta de autonomía para la toma de decisiones en materia tecnológica. Proceso de aprendizaje tecnológico. Daniel Villavicencio (2000) describe el aprendizaje tecnológico como la acumulación de experiencias de apropiación, diseño y mejora de la tecnología en las empresas. Los estudios privilegian por ejemplo, las características de la tecnología, como el grado de complejidad de la operación de la maquinaria en relación con los bajos niveles de calificación de la mano de obra, en vez de analizar los mecanismos por los cuales la mano de obra desarrolla procesos de aprendizaje. Otros trabajos se limitan a calificar tipos de aprendizaje de creciente complejidad sin definir las actividades o la dinámica entre las actividades a través de las cuales se aprenden a dominar las tecnologías. Este último fenómeno se da en particular en la literatura de la llamada economía de la innovación, donde han aparecido una gran variedad de conceptos del aprendizaje. Sin embargo, a raíz de la multiplicación de estudios sobre innovación, cada uno de estos conceptos obtiene un sentido más especializado, probablemente ausente de las intenciones de sus autores originales. Es así que se puede leer en el informe final del programa "Tecnología y Economía" de la Organización de Cooperación y Desarrollo Económico (OCDE, 1992: 42) "Los procesos de aprendizaje comprenden el aprendizaje por la práctica (aumentar, por ejemplo, la eficiencia de las operaciones de producción), el aprendizaje por el uso (por ejemplo, utilizar más eficientemente los equipos complejos), el aprendizaje por interacción (asociando usuarios y productores en una interacción en el desarrollo de nuevos productos) y hasta el aprendizaje por aprendizaje, donde la capacidad de las empresas en asimilar las innovaciones realizadas en otra parte depende de su experiencia en materia de aprendizaje, enriquecida por la I&D o por otras inversiones inmateriales". Existen varios momentos del aprendizaje denominados funciones, que están estrechamente vinculadas en el tiempo. No se trata de etapas subsecuentes, sino de procesos que pueden ser paralelos, que pueden depender uno del otro en el tiempo y el espacio y que muestran la capacidad de los actores de la empresa a incidir en cada uno de ellos. Las funciones se desarrollan en el interior de la empresa y algunas permiten vincularla con el entorno (Ruffier, Testa y Walter, 1987; Villavicencio, 1993): • Compra, decisión y selección tecnológica: funciones en que los dirigentes de la empresa aprenden a vincularse con el mejor proveedor, a adquirir el mejor equipo, a decidir sobre lo pertinente de la inversión. • Construcción / Concepción de la tecnología: estrechamente ligadas a las funciones anteriores, en ellas el aprendizaje se lleva a cabo cuando los actores de la empresa son capaces de optar por la tecnología que mejor se articula con las características tecnológicas, organizacionales, sociales, etc. de la empresa misma. • Instalación del equipo: es la función en que el proveedor de la tecnología transmite las informaciones pertinentes y necesarias para su puesta en marcha, y los usuarios aprenden a decodificarlas para lograr su utilización. • Operación del equipo: es la función de ejecución por parte de la mano de obra, donde se aprende a efectuar correctamente las diferentes operaciones para las cuales el equipo fue concebido. • Mantenimiento y reparación: cuando el aprendizaje tiene que ver con la descodificación de información que el proveedor no fue capaz de transmitir. • Programación: función en que el aprendizaje se relaciona con la readecuación de las características del equipo a los cambios requeridos por la producción y/o por la organización de la empresa en su conjunto. Se efectúa fundamentalmente cuando se trata de tecnología informatizada o numérica. • Modificación del equipo: es cuando los ingenieros, técnicos y la mano de obra aprenden a hacer mejoras y adaptaciones al equipo, de transformarlo y permitir la integración de nuevas funciones. • Capacitación: función en la que se formaliza una parte de las actividades vinculadas al aprendizaje tecnológico. • Concepción de nuevos productos o procesos: es la función en que los actores de la empresa aprenden a interrelacionar los aspectos arriba mencionados para generar un proceso de innovación, pudiendo incrementar los desempeños cuantitativos y cualitativos de la tecnología tanto en el plano técnico como económico. Proceso de innovación tecnológica. Krüger K. (2000) opina que la internacionalización de los procesos económicos, la globalización de las tecnologías y la emergencia de una sociedad de la información han cambiado profundamente la disponibilidad de información y conocimiento por parte de los individuos singulares, al mismo tiempo facilitan transformaciones tanto en los procesos sociales en general como en la organización de los procesos de trabajo. Sin entrar en la discusión de los rasgos que va a tener la sociedad resultante de estas transformaciones se prevé que el conocimiento va a tener en el futuro una importancia mayor que en la sociedad industrial tradicional y por esa razón se está hablando de la sociedad del conocimiento. En este contexto, los procesos de enseñanza y de aprendizaje adquieren mayor relevancia. Se está hablando de los sistemas públicos de educación y de formación profesional, pero también de los procesos de aprendizaje a lo largo de la vida de cada individuo que pueden ser procesos de aprendizaje formales (en escuelas, institutos o clases) o informales (en los puestos de trabajo o en situaciones sociales). Especialmente en el mundo económico podemos observar una tendencia hacia una mayor importancia del conocimiento por el hecho de que el conocimiento científico es cada vez más parte integral de los procesos productivos como muestra la emergencia del sector de biotecnología como sector clave para el futuro. No obstante, no se trata de una tendencia limitada a algunos sectores específicos, sino que en muchos sectores económicos se observa la tendencia de que los nuevos conocimientos científicos se integran cada vez con más velocidad a los procesos productivos y sean la base del desarrollo de nuevos productos o procesos productivos. La capacidad de innovación es una de los factores claves para las empresas, que quieren competir en un mercado cada vez más internacionalizado y globalizado. Un proceso de innovación puede ser descrito como un proceso de negociación entre diferentes actores como por ejemplo centros de investigación, productores, proveedores, instituciones (institutos científicos, comisiones de estandarización, asociaciones profesionales y grupos de presión entre otros) y finalmente los consumidores; y en la mayoría de los casos, una innovación implica modificaciones en las estructuras cognitivas de las organizaciones y empresas implicadas. De ahí vienen las preguntas: ¿Que estrategias de recursos humanos aplican las empresas en el marco de sus procesos de innovación?, ¿Cómo pueden ser mejorados?. La capacidad de innovación de una empresa está estrechamente relacionada con su capacidad de gestionar su conocimiento. En este sentido, el conocimiento se convierte en un factor de producción cada vez más importante para las empresas más competitivas, pero los procesos de innovación ya no son procesos que lleva una empresa en solitario, sino que las empresas están trabajando en redes junto con otras empresas, centros de investigación e institutos de formación. Estas redes traspasan no solamente los límites de los sectores económicos como los conocemos hasta ahora, sino también de los estados nacionales. Por lo tanto, la gestión de conocimiento ya tampoco puede ser asunto de una empresa en solitario, sino de redes. Extracto de marco teórico para trabajo de grado. Especialización en Gerencia de Empresas, Mención Tecnología. USB – Venezuela. Organización: Organización: de las funciones, es la requiere un sistema de comunicaciones para el control y toma de decisiones. En el caso de los animales, que exigen cuidados en la adaptación. En la empresa, se necesita un sistema nervioso central, donde las funciones de producción, compras, comercialización, recompensas y mantenimiento deben ser coordinadas. En un ambiente de constante cambio, la previsión, el planeamiento, la investigación y el desarrollo son aspectos necesarios para que la administración pueda hacer ajustes. El sistema abierto es un conjunto de partes en interacción constituyendo un todo sinérgico, orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo. Auditoría 1. Introducción 2. Objetivo Y Justificación 3. Marco teórico. 4. Software Y Datos 5. Entradas Y Salidas 6. Análisis Del Sistema 7. Diseño De Entradas Y Salidas 8. Conclusiones. 9. Bibliografía. 1. Introducción En un principio el desarrollo de Software se hacia sin usar metodologías o técnicas, esto debido a que los sistemas eran pequeños y de muy escasa complejidad, pero a medida que avanzó la tecnología, las necesidades crecieron provocando que los sistemas de software no fueran de suficiente calidad, Iniciándose una rama de la computación que se ha hecho indispensable en la última década, esta es conocida como "Ingeniería de Software", evidentemente aún se encuentra en sus inicios pero ha ayudado a solucionar problemas en lo referente al análisis, diseño, desarrollo y mantenimiento de sistemas administrativos, los de apoyo a las tomas de decisiones o las de aplicaciones más comunes como son los de sistemas de monitoreo o los de control de procesos. Para el desarrollo e implantación de tales sistemas es necesario realizar una serie de procesos que parten desde la comprensión del problema hasta la puesta en marcha del producto final. A continuación se muestra una forma de solucionar y apoyar a la empresa "Geo Hardware and Software" en su departamento de informática. Se especifica el objetivo fundamental de la realización del sistema, así como también porque desarrollarlo (justificación), basándose en los requerimientos y necesidades del instituto. Se muestra la importancia de aplicar la "Auditoria de Software" e "Ingeniería de Software", partiendo de diversas metodologías a seleccionar, analizando las ventajas y desventajas de cada una de ellas; cabe mencionar que no son todos los métodos existentes pero si lo más usuales. Ya mencionando lo anterior se muestra y detalla la metodología que se apegó a las necesidades del instituto, así como a los objetivos que se pretenden cubrir. Se analizan y comprenden cada uno de los procesos que desarrolla la empresa en el área administrativa. Una vez aplicado el análisis se obtienen los problemas existentes en la misma. Para solucionar los problemas, es necesario siempre mostrar diferentes estrategias de solución dando las ventajas y desventajas de cada una de ellas, además de proponer la más adecuada para la empresa. En la elaboración de un sistema, es siempre recomendable diseñar la estructura interna, externa y salida de información, con el objetivo de que el equipo de trabajo tenga una estandarización sobre todos los componentes del sistema. En la fase de desarrollo se elige el lenguaje de programación ideal para la elaboración del código, tomando en cuenta las características del sistema, el código fuente Es elaborado en el lenguaje "Clipper". 2. Objetivo Y Justificación Objetivo Desarrollar un sistema informático de apoyo al proceso administrativo de "Geo Hardware and Software", con el propósito de dar una mayor agilidad al manejo de la información, así como una rápida consulta a los datos que se controlan y una mejor visión en la toma de decisiones, dando un mejor servicio al alumno y una mejor presentación a la empresa, todo esto apegándose a las bases que la misma empresa establezca y al equipo de cómputo ya existente. Justificación La empresa realizaba su control administrativo en forma manual, esto ocasionaba que fuera demasiado lento al obtener información acerca de las facturas. Sobre los datos que se controlan, estos se almacenan por tiempo indefinido (entre una año y medio a dos años), como un control interno en la administración de la empresa, además como se tiene una gran cantidad de clientes, esto provocaba un exceso de papel en el archivero, y a la vez propiciaba el extravío de información. Por todo lo anterior; era necesario realizar un sistema informático que solucione cada uno de los problemas existentes y que se aprovechara el equipo de computo que se tiene en el área administrativa como es debido. 3. Marco teórico. La forma para desarrollar software desde que se inicio la computación, a través de los años ha sido de forma lenta, ya que se podría decir que esta se encuentra aún en sus inicios, en un principio se trató de aplicar el análisis y diseño de otras especialidades, dando como resultado que el software fuera de mala calidad; tuvieron que pasar varios años antes de que se dieran cuentan que se requería de métodos y/o técnicas que ayudarán a los desarrolladores de software a crear este de mejor calidad, con el paso del tiempo aparecieron nuevas técnicas que se adecuaban al desarrollo del mismo. Desgraciadamente el avance tecnológico es tan rápido que pronto esas técnicas pasaron a ser obsoletas, por esta y otras causas hubo que crear una nueva rama de la ingeniería, la "Ingeniería en Software", esta cada año es actualizada para poder cumplir con los requisitos que el hardware solicita, a pesar de esto aún no ha sido posible desarrollar software que explote al máximo el hardware, han aparecido nuevas especialidades como "Ingeniero en Bases de Datos", tratando de alcanzar el avance de la tecnología, exigiendo que los estudiosos se actualicen para que esta meta se llegue a conseguir. El seleccionar la metodología de trabajo implica estudiar varias para así determinar cuál es la más adecuada. A continuación se muestran diferentes metodologías a utilizar en la ingeniería de software para llevar a cabo un análisis, diseño, desarrollo e implantación de un sistema informático. PSL/PSA (Lenguaje de Enunciados de Problemas / Analizador de Enunciados de Problemas). Fue desarrollado con la idea de aplicarlo al procesamiento de datos. PSL establece ocho requisitos o aspectos principales para diseñar un sistema. PSA es un analizador automatizado, el cual se encarga de proporcionar los datos que fueron previamente obtenidos con PSL. Los aspectos que PSL tiene que cumplir son: 1. Flujo de entrada/salida del sistema. 2. Estructura del sistema. 3. Estructura de datos. 4. Derivación de datos. 5. Tamaño y volumen del sistema. 6. Dinámica del sistema. 7. Administración del proyecto. La desventaja principal de este método se encuentra en no ser adecuado en el desarrollo de sistemas de software; por ejemplo, una de las áreas donde se puede aplicar esta metodología es en el control de sistemas aéreos. RSL/RFVS (Lenguaje de Establecimiento de Requisitos / Sistema de Validación de Ingeniería de Requisitos). RSL se basa en varios de los primeros puntos de PSL, la diferencia es que RSL permite realizar modelos de sistemas estímulo - respuesta en el control de procesos-. RFVS analiza y procesa los requisitos que fueron determinados en RSL, permitiendo una evaluación directa de datos. Este método es utilizado en sistema de grandes dimensiones y de alta complejidad en donde las inversiones de costo sean de igual tamaño de lo contrario no se puede justificar su uso. SADT (Técnicas de Análisis y Diseño Estructurado). Está constituido por un lenguaje gráfico y métodos de administración, se le considera entre los mejores métodos. Esta formado por un conjunto ordenado de diagramas SA (Análisis Estructurado), comúnmente utilizado en ingeniería civil y mecánica. Se puede decir que SADT permite el trabajo con bases de datos, pero su desventaja se encuentra en no tener diversos mecanismos estructurales. SSA (Análisis Estructurado de Sistemas). Se compone principalmente de diagramas de flujo de datos (DFD), diccionarios de datos, representaciones lógicas de procedimientos y técnicas de estructuración de almacenamiento de datos. Es muy útil, para el proceso de bases de datos y en sistemas de programación, por su flexibilidad en el manejo de información se recomienda su uso para sistemas pequeños y de mediana escala. Organización. Este apartado contempla el establecimiento de políticas y objetivos de seguridad y el desarrollo de herramientas de gestión y coordinación de las medidas de seguridad necesarias. Antecedentes organizativos. Evidentemente, ante todo, debe existir en la empresa una política abierta y decidida en materia de seguridad, impulsada por la propia Dirección. Cualquier acción individual o incluso departamental que carezca no solo del beneplácito sino también del soporte y apoyo explícito de la Dirección estará condenada al fracaso. Debemos recordar, una vez más, que la seguridad debe contemplarse como un conjunto homogéneo y coordinado de medidas encaminadas a la protección de los activos de información. En consecuencia, construir murallas robustas cuando existen puertas de acceso fácilmente vulnerables no solo es ineficaz sino que hace inútiles las inversiones y esfuerzos realizados. Estructura organizativa interna. La Organización debe estar diseñada de tal modo que facilite y favorezca la gestión de la seguridad informática. Y esto debe cumplirse tanto dentro del propio Departamento de Informática como en la ubicación de este en el organigrama de la empresa. La composición del Departamento y la definición de funciones o descripción de puestos de trabajo debe ser tal que, además de establecer claramente los cometidos de sus integrantes, no provoque solapamientos ni deje responsabilidades por cubrir. En este sentido, es muy importante la asignación de funciones de seguridad. Debe procurarse una segregación adecuada, de modo que no existan, salvo casos de Departamentos de muy reducida plantilla, personas cuyas funciones les otorguen plenos poderes en todos los aspectos del ámbito informático. Política de personal. Al capítulo de personal no se le otorga, a menudo la suficiente importancia. Por muchas medidas de seguridad que se implanten, la responsabilidad de su creación y la supervisión de su cumplimiento recae sobre las personas. Por tanto, siendo este el activo mas importante de la empresa u organización, parece razonable que exista una política de personal adecuada, abarcando todos los aspectos (contratación, remuneración, información, motivación, incentivación, formación, reciclaje, etc.) que favorezca la obtención no sólo del máximo rendimiento de las personas sino también de su integración y realización dentro de la empresa u organización. Es vital contar con personal sobre el que poder depositar la confianza. Por el contrario, el personal descontento representa una amenaza importante para la seguridad de la empresa. Debe hacerse pública la existencia de normas de seguridad y la posición de la empresa al respecto a fin de que sean conocidas y asumidas por el personal. Los trabajadores recién incorporados deben ser informados lo antes posible de la política de la empresa en materia de seguridad: no hay que olvidar que estos tomarán como referencia la actitud y comportamiento del personal con mayor antigüedad. Por este motivo, la formación e información en este sentido debe ser explícita y estar patente en todas las actividades diarias. Auditoría y control. Aquellas empresas cuyo tamaño así lo justifique deberían tener definida la función de Auditoría Interna asumida por personal de la propia empresa, con la responsabilidad de efectuar periódicamente revisiones con el objetivo de comprobar el cumplimiento de la normativa interna, especialmente en materia de seguridad, y de participar en la definición de los nuevos sistemas de información que se desarrollen e implanten, para asegurar la incorporación de elementos que faciliten su auditabilidad y control. Dado que esta situación sólo se produce en organizaciones de gran envergadura, por un problema de economía de escala, en empresas medianas y pequeñas, en las que no pueda asumirse esta función con personal interno, sería deseable la contratación periódica de este tipo de revisiones a empresas especializadas, exigiendo de éstas no sólo la detección de problemas reales y riesgos potenciales sino también de un plan de acciones para prevenirlos, detectarlos y solucionarlos, dándole así un valor añadido y una rentabilidad al servicio obtenido, ya que, además de realizar la labor de auditoria y control, se contrastan opiniones y se adquieren nuevos conocimientos sobre el 'estado del arte' en cada materia. Asuntos administrativos relacionados con la seguridad. El instituto debe disponer de servicios de mantenimiento, bien propios o contratados externamente, en función de sus características y posibilidades. Estos servicios deben abarcar tanto los equipos informáticos como los equipos auxiliares (electricidad, agua, aire acondicionado, etc.) siempre que de su buen estado dependa el funcionamiento de los sistemas informáticos. Los equipos informáticos deben estar perfectamente identificados (marca, modelo, ubicación, fecha de adquisición, etc.) y cubiertos por las correspondientes pólizas de seguros. La Dirección de la empresa decidirá si la cobertura ha de limitarse simplemente a la indemnización por destrucción física y sustracción, o contemplará además compensaciones por la perdida de capacidad de procesamiento u otros aspectos. Los elementos de seguridad física (localización de extintores manuales, salidas de emergencia si las hubiese, etc.) deben estar convenientemente señalizados. Análogamente, todo aviso o recomendación relativo a seguridad ha de ser claramente visible (indicadores de prohibición de fumar, planos o croquis del edificio indicando el camino a escaleras y salidas de emergencia, normas de actuación en caso de evacuación forzosa del edificio, etc.). Estas medidas deben adecuarse a cada situación particular, pero, en cualquier caso, su implantación es de muy reducido coste, tanto en dinero como en tiempo. 4. Software Y Datos Este apartado aborda los aspectos asociados al componente lógico del sistema: programas y datos. Para ello, se distingue entre las medidas para restringir y controlar el acceso a dichos recursos, los procedimientos para asegurar la fiabilidad del software (tanto operativo como de gestión) y los criterios a considerar para garantizar la integridad de la información. Control de acceso. Sistemas de identificación, asignación y cambio de derechos de acceso, control de accesos, restricción de terminales, desconexión de la sesión, limitación de reintento. Software de base. Control de cambios y versiones, control de uso de programas de utilidad, control de uso de recursos y medición de 'performance'. Software de aplicación. En este apartado se trata todo lo concerniente al software de aplicación, es decir, todo lo relativo a las aplicaciones de gestión, sean producto de desarrollo interno de la empresa o bien sean paquetes estándar adquiridos en el mercado. Desarrollo de software. • Metodología: existe, se aplica, es satisfactoria. Documentación: existe, esta actualizada, es accesible. • Estándares: se aplican, como y quien lo controla. Involucración del usuario. • Participación de personal externo. • Control de calidad. • Entornos real y de prueba. • Control de cambios. Adquisición de software estándar. Metodología, pruebas, condiciones, garantías, contratos, capacitación, licencias, derechos, soporte técnico. Datos. Los datos es decir, la información que se procesa y se obtiene son la parte más importante de todo el sistema informático y su razón de ser. Un sistema informático existe como tal desde el momento en que es capaz de tratar y suministrar información. Sin ésta, se reduciría a un conjunto de elementos lógicos sin ninguna utilidad. En la actualidad la inmensa mayoría de sistemas tienen la información organizada en sendas Bases de Datos. Los criterios que se citan a continuación hacen referencia a la seguridad de los Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD) que cumplan normas ANSI, si bien muchos de ellos pueden ser aplicables a los archivos de datos convencionales. Diseño de bases de datos. Es importante la utilización de metodologías de diseño de datos. El equipo de analistas y diseñadores deben hacer uso de una misma metodología de diseño, la cual debe estar en concordancia con la arquitectura de la Base de Datos elegida jerárquica, relacional, red, o bien orientada a objetos. Debe realizarse una estimación previa del volumen necesario para el almacenamiento de datos basada en distintos aspectos tales como el número mínimo y máximo de registros de cada entidad del modelo de datos y las predicciones de crecimiento. A partir de distintos factores como el número de usuarios que accederá a la información, la necesidad de compartir información y las estimaciones de volumen se deberá elegir el SGBD más adecuado a las necesidades de la empresa o proyecto en cuestión. En la fase de diseño de datos, deben definirse los procedimientos de seguridad, confidencialidad e integridad que se aplicarán a los datos: Procedimientos para recuperar los datos en casos de caída del sistema o de corrupción de los archivos. Procedimientos para prohibir el acceso no autorizado a los datos. Para ello deberán identificarlos. Procedimientos para restringir el acceso no autorizado a los datos. debiendo identificar los distintos perfiles de usuario que accederán a los archivos de la aplicación y los subconjuntos de información que podrán modificar o consultar. Procedimientos para mantener la consistencia y corrección de la información en todo momento. Básicamente existen dos niveles de integridad: la de datos, que se refiere al tipo, longitud y rango aceptable en cada caso, y la lógica, que hace referencia a las relaciones que deben existir entre las tablas y reglas del negocio. Debe designarse un Administrador de Datos, ya que es importante centralizar en personas especializadas en el tema las tareas de redacción de normas referentes al gestor de datos utilizado, definición de estándares y nomenclatura, diseño de procedimientos de arranque, recuperación de datos, asesoramiento al personal de desarrollo entre algunos otros aspectos. Creación de bases de datos. Debe crearse un entorno de desarrollo con datos de prueba, de modo que las actividades del desarrollo no interfieran el entorno de explotación. Los datos de prueba deben estar dimensionados de manera que permitan la realización de pruebas de integración con otras aplicaciones, de rendimiento con volúmenes altos. En la fase de creación, deben desarrollarse los procedimientos de seguridad, confidencialidad e integridad definidos en la etapa de diseño: • Construcción de los procedimientos de copia y restauración de datos. • Construcción de los procedimientos de restricción y control de acceso. Existen dos enfoques para este tipo de procedimientos: Confidencialidad basada en roles, que consiste en la definición de los perfiles de usuario y las acciones que les son permitidas (lectura, actualización, alta, borrado, creación/eliminación de tablas, modificación de la estructura de las tablas). Confidencialidad basada en vistas, que consiste en la definición de vistas parciales de la base de datos, asignándolas a determinados perfiles de usuario. Construcción de los procedimientos para preservar la integridad de la información. En los SGBD actuales, la tendencia es la implantación de estos procedimientos en el esquema físico de datos, lo cual incide en un aumento de la fiabilidad y en una disminución del coste de programación, ya que el propio gestor de la base de datos controla la obligatoriedad de los atributos de cada entidad, dominio o rango de los datos y las reglas de integridad referencial. Explotación de bases de datos. Es importante la realización de inspecciones periódicas que comprueben que los procedimientos de seguridad, confidencialidad e integridad de los datos funcionan correctamente. Para ello, existen diversos métodos y utilidades: Registro de accesos y actividad (archivos lógicos). Los SGBD actuales suelen tener archivos de auditoría, cuya misión es registrar las acciones realizadas sobre la base de datos, haciendo referencia a nombre de objetos modificados, fecha de modificación, usuario que ha realizado la acción, en fin lo datos más relevantes para poder llevar a cabo seguimiento de las acciones efectuadas. Registro de modificaciones realizadas por la aplicación. Una aplicación bien diseñada debería grabar información necesaria para detectar incidencias o fallos. Estos atributos, también llamados pistas de auditoría, pueden ser la fecha de creación o de ultima modificación de un registro, el responsable de la modificación, la fecha de baja lógica de un registro en general registrar todos los datos relevantes para poder llevar un seguimiento de las modificaciones efectuadas. 'Tunning' periódico de la Base de Datos. Periódicamente, el Administrador de Datos debe controlar el crecimiento y la evolución de los archivos de la base de datos a fin de tomar las medidas necesarias para mejorar el rendimiento del sistema. Mantenimiento de la Base de Datos. Dado que la base de datos es un objeto cambiante, periódicamente debe efectuarse su mantenimiento, ya que su estructura, volumen, comportamiento, apariencia se modifican con el paso del tiempo. Asimismo, deben revisarse los roles de los usuarios para adecuarlos a los posibles cambios que se vayan produciendo. Metodología De Trabajo En la etapa de selección de una metodología, el equipo de desarrollo debe de elegir la que más se acerque a la problemática del sistema, indudablemente que no todas las metodologías son las adecuadas a cada problema, es aquí donde la Ingeniería de Software ayuda, sugiriendo diferentes metodologías, e inclusive la combinación de estas. La visión de un desarrollador de software se debe de centrar en la idea de que es lo mas importante para la empresa, teniendo como antecedente de que ambas partes (principalmente el usuario) deben de estar de acuerdo en la solución al problema. Tomando en cuenta lo anterior y en los problemas mencionados en la justificación, se aplico una combinación de metodológicas entre el ciclo de vida clásico y el Sistema de Análisis Estructurado. Sobre la metodología de Ciclo de Vida, se utilizo la fase, "Determinación de los requerimientos", ya que es de suma importancia conocer las necesidades del cliente u posibles problemas. Para la recopilación de datos se puede aplicar la entrevista, el cuestionario y/o la observación. Considerando las ventajas y desventajas que cada técnica ofrece se aplico la entrevista, por ser una de las más seguras y aplicables a un numero menor de personas. El principal objetivo de recabar información es para determinar el tamaño del sistema de estudio, debido a esto se determino que se trataba de un sistema pequeño por la cantidad de procesos, el flujo de información y la complejidad de los cálculos estadísticos que maneja esta empresa. En lo que se refiere al Sistema de Análisis Estructurado, se considero el mas adecuado por permitir el manejo de sistemas de menor complejidad, desarrollar programas de software e incorporar conceptos de bases de datos. El uso de las bases de datos permite almacenar gran cantidad de información además de las siguientes ventajas: • Permite tener un mejor control sobre la información que se almacena. • Una gran velocidad sobre la consulta de información. • Respaldo de información, dando una mayor seguridad de la misma. • Flexibilidad en el traslado de la información • Manejo de reportes inmediatos, obteniendo el numero de copias necesarias en corto tiempo. • Velocidad y exactitud sobre los cálculos matemáticos. • Eliminar la duplicidad de datos • Se disminuye el manejo de datos erróneos, Cada uno de los elementos que se incorporan en el análisis y diseño de esta metodología ayudan a identificar y comprender los procesos que se aplican, los elementos están involucrados, el agrupamiento mas adecuado de los datos, encontrar la duplicidad de la información, establecer una relación entre agrupamientos de la organización sobre la programación del software, así como un mantenimiento que asegure el funcionamiento adecuado del sistema. El análisis estructurado de sistemas, es utilizado en sistemas no muy grandes y de poca complejidad, incorpora un lenguaje gráfico para representar sus modelos de sistemas a manipular mas fácilmente la información. Esta se basa en los siguientes puntos: Diagrama El símbolo entidad puede representar a una empresa, una persona o una máquina, donde cada uno de estos puede ser fuente o destino de datos. La flecha representa como la información se traslada de una entidad a otra, la punta de la flecha indica el destino de los datos. Si se desea indicar transformaciones de los datos, se utiliza un rectángulo con esquinas redondeadas, donde la información que sale será diferente de la que entra. El símbolo de almacenamiento de datos, indica donde la información puede ser consultada, sirve también para indicar donde se puede almacenar o guardar la información. El abuso en detallar un DFD puede confundir al analista, por lo que no es recomendable en diagramas grandes y complejos. El analista puede representar un sistema desde su forma mas general hasta llegar a detallar la parte de interés en el desarrollo del sistema. Diccionario De Datos El uso de un diccionario de datos ayuda a determinar cuales son los elementos de un sistema, además de que ayuda a detallarlo. Los elementos se deben de definir y de indicar en que parte son utilizados. Como primer paso se deben de agrupar según la información que se obtenga, determinar en que grupos son repetidos los diferentes elementos. El uso de un diccionario de datos debe primero ser generado durante la fase de análisis, y además un segundo diccionario durante la fase de diseño, ambos diccionarios de datos son importantes, ya que mientras en la fase de análisis sirvió para identificar los elementos del sistema, en la fase de diseño permitirá organizar la información que será almacenada por medio de la computadora en algún dispositivo de almacenamiento secundario ( discos flexibles, discos duros, discos ópticos, etc.) Representaciones Logicas Una representación lógica es principalmente utilizada para explicar los procesos que utiliza el instituto, estos procesos pueden ser representados por medio de lenguaje estructurado, por arboles de decisión o por diagramas de flujo: la técnica del lenguaje estructurado es la mas recomendable para que el usuario entienda si los procesos son correctos, se recomienda utilizar el español para explicar los procesos, ayudándose de estructuras de control como si....entonces, hacer mientras........, etc. El uso de esta herramienta debe de ser cuidadoso, ya que se puede llegar detallar demasiado los procesos, llegándose a asemejar a un programa de computadora, difícil de ser entendible por el usuario y por el resto del equipo de trabajo. La utilización de esta técnica marcara la forma o estructura que tendrá el sistema de software, debe entenderse que algunos desarrolladores la llegan a utilizar preferentemente durante la fase de diseño, se recomienda utilizarla en el análisis, para asegurar que el diseño será correcto. El desarrollador puede utilizar diagramas de flujo de datos para representar el sistema durante la fase de diseño. Diseño Estructurado Es uno de los mas utilizados y recomendados por los expertos en el desarrollo de sistemas de computo, además de que es una consecuencia del Sistema de Análisis Estructurado, el diseño estructurado esta compuesto por las siguientes herramientas: • Diccionario de datos • Mapa de relaciones • Diagrama de diálogos • Diagrama de flujos • Entradas y Salidas Diccionario De Datos El diccionario de datos que se diseñara, deberá tener como base el diccionario de datos que se realizo durante el análisis, además de tomar en cuenta las estructuras que fueron resultantes durante la fase de técnicas de estructuración de almacenamiento de datos. Mapa De Relaciones Esta herramienta tiene como base las estructuras que fueron resultantes durante el desarrollo de la aplicación de las técnicas de estructuración de almacenamiento de datos, añadiendo la forma en que las estructuras están relacionadas, tomando como base la asignación de llaves, que permiten la identificación de cada relación y la forma en que estas pueden ser identificadas, una flecha indica que la relación será de una a una, doble flecha podrá indicar una a muchas, muchas a una, o muchas a muchas, la forma en que se representen deberá ser respetada por el quipo de trabajo, ya que es así como se realizara la programación. Diagramas De Dialogos Un diagrama de dialogo, es la representación en forma general de como estará compuesto el sistema, indicando la trayectoria que se debe de seguir para trabajar con cada uno de los módulos que lo componen. Diagramas De Flujo Estos representaran la forma en que el sistema será manipulado por el usuario, utilizándose los símbolos clásicos de condiciones y de proceso, cuidando que estos sean de estructura sencilla. . Entradas Y Salidas El diseño de entradas consiste en desarrollar diversas formas para capturar información, por lo regular la entrada clásica es la pantalla, y en consecuencia la salida mas importante es por la impresora. Se deben implementar las pantallas de tal forma, que sean fáciles de entender por el usuario, así como los formatos de salida. Codificación En esta fase el equipo de trabajo debe decidir, el lenguaje que será utilizado para llevar a cabo el desarrollo del software. Prueba, Implantación Y Mantenimiento Durante esta fase se deben realizar pruebas de autenticidad del software, la mayor parte de los desarrolladores realizan estas pruebas junto con el usuario, cumpliendo además con la capacitación al personal que utilizara el software en forma directa o indirecta, al depurar de todos sus errores al sistema, este se implantara. El mantenimiento es una parte muy importante, ya que esta llega a ocupar hasta un 60% de tiempo y esfuerzo del total del proyecto, es por esto que se debe elaborar un plan de trabajo a un tiempo determinado, este dependerá del tamaño del proyecto, al usuario se le puede manejar este mantenimiento como "Garantía de Software". Descripción De Problemas De acuerdo a la auditoría interna aplicada a la empresa "Geo Hardware and Software" en su departamento de informática, se obtuvieron lo siguientes problemas: 1. El departamento requiere de información de manera inmediata y constante acerca del control de facturas, como puede ser actualización de saldos, el desglose de la factura, consultas rápidas, búsqueda de artículos, etc. 2. El excesivo uso de papel en documentación, ocasiona una lenta consulta acerca de un dato o grupo de datos y llega a suceder que estos documentos pueden ser extraviados, por ejemplo, el formato de calificaciones que entrega cada instructor al finalizar un modulo, primero es recibido en la recepción, posteriormente, pasa a la secretaria para que elabore las boletas correspondientes, y después pasa a manos de kardex, para que se registre esa factura. Finalmente, este formato es devuelto a la secretaria para que sea archivado en una carpeta correspondiente a la factura o al cliente. Durante este largo proceso, es común que el formato original se extravíe y que no sea archivado. 3. Los kardex son unos pequeños formatos, existe uno por cada alumno registrado en la empresa, ahí se registra su nombre, numero de factura y el monto total. Cada semana, se va registrando el numero de folio del recibo con que cubre su factura, y en el reverso se van anotando consecutivamente, sus abonos. 4. Al extraviarse un documento se genera un descontrol en el proceso de facturaje. Ya que al querer elaborar un reporte de facturas, se dirige uno al Kardex, si no se encuentra, hay que indagar que persona expidió la factura y posteriormente buscar la carpeta correspondiente, así como el formato adecuado. Si este se extravió, no hay forma de completar la factura, y al no tener saldo, el cliente se siente defraudado y esto ocasiona problemas. 5. El mayor problema es la poca disponibilidad de información, al presentarse un cliente y no tener rápidamente, y sobre todo actualizada la información. 6. Cuando el número de clientes dentro del departamento se eleva, es un proceso complejo, el identificar a cada factura y con que saldo se encuentra actualmente. Con un sistema de control de facturas, este proceso es automático. Ventajas que proporcionara el sistema de control escolar automatizado. 1. Agilizar las operaciones administrativas de control de facturas. 2. Permitir que no solo una persona obtenga resultados finales, además de evitar que la responsabilidad caiga en manos de la secretaria, sino en la persona encargada del manejo de la base de datos. 3. El empleo de un equipo de computo, es necesario. 4. Evitar así el retraso de información 5. Disponer de la información en cualquier momento, por pantalla o papel (reportes) 6. Respaldo de información, permitiendo dar mayor seguridad a este. 7. Facilidad en el control y manejo de información, por medio de un sistema informático. 8. Mediante las facturas, tener un almacén actualizado. 9. Lograr que las auditorias tengan soporte informático 10. Satisfacción de nuestros clientes. Antecedentes de la empresa "geo hardware and software", esta ubicado en Allende # 707-B, en la ciudad de Pachuca Hgo. Dentro de sus departamentos esta el de informática, que se encarga de prestar sus servicios a empresas particulares que requieren bienes informáticos o asesorías, además de vender equipo y consumibles. Geo Hardware and Software surge en Noviembre de 1994 y en Enero de 1995 el departamento de informática inicia a vender computadoras de la marca IBM, mantenimiento de equipo de computo y también empieza a proporcionar el servicio de capacitación informática a la empresa. Su primer grupo, el cual tenia 8 alumnos, este grupo inicio el 22 del mismo mes, al siguiente año, surge el segundo grupo de 22 alumnos y así fue creciendo. En 1995 existían 2 laboratorios con 4 computadoras en cada uno, existía un grupo en el turno matutino y un grupo en el vespertino. Para cada uno de estos servicios se expide factura. El primer socio fundador y actual dirigente es el Ing. Rafael Flores Espejel, en ese entonces solo se contaba con dos Lic. en informática y una secretaria, los cuales a parte de dar clases se encargaba de dar mantenimiento a las computadoras y tener en orden los laboratorios. Esta empresa tiene en total 100 egresados con el diplomado de Operador de Microcomputadoras, actualmente tiene alrededor de 450 alumnos, impartiendo las siguientes materias para la Especialidad Operador de Microcomputadoras: Windows 95 Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft Power Point Microsoft Publisher Aspel Coi Aspel Noi Aspel Sae Técnicas de Programación Microsoft Visual Basic Introducción a las Bases de Datos Visual Fox Pro Análisis y Diseño de Sistemas. Además de la especialidad, se imparten diplomados en Informática Básica, Diseño Gráfico, etc. Ya que la empresa ha ido creciendo, tienen un laboratorio con 25 maquinas. Próximamente estarán estos equipos colocados en Red, para implantar el servicio de Internet. Para la empresa es de gran importancia optimizar recursos y mantener un buen nivel académico elevando su prestigio. Es por eso que se pretende mejorar la enseñanza educativa, las ventas y compras de equipo utilizando la tecnología actual. 6. Análisis Del Sistema Durante el desarrollo de un sistema de información, la fase más importante de una minuciosa investigación es la del análisis. En esta fase se debe de determinar cuales son los problemas (por lo regular un problema origina otros mas), que tiene el instituto con el objeto de determinar cuales son los requerimientos y necesidades (sin llegar a lujos) de la misma. 1. Se podrá dar de alta a clientes y artículos, para de esta forma tener una base de datos que se pueda consulta y de hay realizar con mas facilidad una factura. 2. Cuando una factura se da de alta, llena un formato con los datos mas importantes, como la clave de la factura, su nombre completo, dirección, RFC, descripción de la factura, Importe total, saldo, teléfono, la fecha en que se esta realizando la factura y la fecha de vencimiento de la factura. Estos datos son importantes porque cuando una factura es dada de baja, generalmente se le realiza una inspección para determinar si fue un cliente cumplido o un cliente moroso y de eso dependerá si se le otorga nuevo crédito. 3. Automáticamente se le abre un expediente a ese cliente. 4. Los empleados de la empresa se identifican también con una clave o número, y se requiere tener la información de estos, tal como nombre completo, dirección, teléfono, escolaridad, experiencia laboral (observaciones), edad, horario de trabajo y la fecha en que inicia sus labores en la empresa. 5. Para un mejor control, se asigna una clave a cada articulo. Los artículos, para tener un mejor control en el inventario. 6. Siempre a existido la necesidad de consultar las facturas de forma casi inmediata para presentar al cliente su saldo, o bien hacer una aclaración o devolución. Las consultas se realizan por: • Fecha de vencimiento. • Cliente • Resumen de flujo Se debe registrar una factura durante la venta o prestación del servicio al cliente. Cuando se termine de registrar su factura se registra el abono y el saldo. Diccionario De Datos Realizar un diccionario de datos en la etapa del análisis, ayuda al usuario y al equipo de desarrollo del sistema informático a comprender cada uno de los procesos y datos que se encuentran involucrados, definiendo y registrando cada uno de estos elementos. El diccionario de datos que corresponde a nuestro proceso se muestra en el cuadro siguiente: Modulo De Clientes Este modulo cuenta con las opciones de inclusión, bajas, consulta y modificar. Los campos que maneja son los siguientes: • Código • Nombre • Dirección • Ciudad • Estado • Código Postal • Ultima compra • Situación • Teléfono y clave lada • RFC Modulo De Artículos Este modulo cuenta con las opciones de inclusión, bajas, consulta y modificar. Los campos que maneja son los siguientes: • Clave • Descripción • Precio Modulo De Facturas Este modulo cuenta con las opciones de inclusión, bajas, consulta, modificar y abonos. Los campos que maneja son los siguientes: • Factura • Código de cliente • Nombre • Articulo • Descripción • Fecha de vencimiento • Valor de la factura Modulo De Consultas En este modulo se pueden consultar las facturas constando de las opciones de consulta por cliente, por fecha de vencimiento y la opción de un resumen de flujo. Los campos que maneja son: • Fecha inicial del reporte • Fecha final del reporte • Código de cliente. Modulo De Servicios Todo buen sistema debe tener un modulo que ofrezca servicios al mismo, este no es la excepción y cuenta con los servicios de: • Reindexar bases de datos • Compactar datos • Realiza copia de seguridad • Restaurar la copia de seguridad • Eliminar facturas El agrupar la información por medio del modelo relacional, es el siguiente paso en el análisis estructurado, siendo importante para detallar el flujo y almacenamiento de datos, además de que ayuda al analista en la detección de redundancia de los mismos. Las relaciones están formadas con campos de los registros de datos llamándoles dominios. El proceso de normalización de una base de datos es evitar redundancia o repetición de grupos. 7. Diseño De Entradas Y Salidas Entradas El diseño de entradas consiste en realizar formatos que permitan al usuario introducir datos; en este caso las entradas de información serán llevadas a computadora, por lo tanto se dice que el dispositivo de entrada será el teclado. Los formatos serán pantallas que simularan que en estas se escribe la información. Salidas El diseño de salidas en si, es diseñar los formatos de salidas comúnmente estas pueden ser reportes de resultados; estos reportes pueden aparecer por papel o en pantalla, según el usuario del sistema así lo requiera. Desarrollo La fase de desarrollo, consiste en realizar la programación del sistema, es decir, trasladar el diseño de código de un lenguaje seleccionado por el equipo de desarrollo, cada modulo con su respectivo grupo de pantallas (entradas) y reportes (salidas), así como la ayuda. El lenguaje que se selecciono cumple con los requisitos tales como fácil de manejar y es conocido por el equipo de trabajo, las características de las bases de datos como en el caso del actual sistema informático, y se cuenta con documentación y bibliografía suficiente para nuestro equipo de trabajo. La técnica de programación, se aplica al lenguaje seleccionado, que es Visual Basic, estas técnicas ayudan al equipo a una mejor comprensión del código fuente por parte del mismo equipo y por otras personas ajenas al equipo que se interesan o desean conocer puntos de vista. Además que facilita la modificación, depuración y puesta a punto del código fuente, así como facilitar el mantenimiento. Cada código debe ser explicado, junto con la persona que lo realizo, esto con el propósito de conocer quien fue el responsable y cual es el mas indicado para realizar modificaciones en caso de ser necesarias, así como anotar la fecha en que fue concluida su codificación. Para el sistema informático que se presenta, se tuvo que seleccionar un lenguaje que permitiera trabajar bajo ambiente Windows, esto con el propósito de que el manejo de este fuera mas sencillo, además de que lo mas común, seria de que la persona que se encargaría de trabajar con el sistema (usuario), esté familiarizado a trabajar bajo ambiente Windows que en cualquier otro tipo de sistema. A continuación se muestran la mayoría de las pantallas que se utilizan en el sistema. El código fuente se encuentra en el anexo. Formatos de pantalla Pantalla principal Pantalla General De Los Modulos Pantalla Del Modulo De Clientes Pantalla Del Modulo De Artículos Pantalla Del Modulo De Facturas Pantalla Del Modulo De Facturas / Abonos Pantalla Del Modulo Consultas / Reportes Pantalla Del Modulo De Servicios Pantalla Del Modulo De Servicios / Eliminar Facturas Pantalla De Salida Del Sistema 8. Conclusiones. Al realizar el anterior trabajo se investigo acerca de todos los elementos que componen la empresa "Geo Hardware and Software", tanto materiales como humanos, con lo anterior, se puede dar uno cuenta que organizar, administrar y auditar una empresa no es nada fácil, ya que si falla un elemento del que se compone, trae consigo un efecto domino, que hace que los demás elementos bajen su rendimiento, o en el peor de los casos sean causantes del fracaso de la emrpesa. Es mentira que lo mas importante para una empresa sea el equipo informático con el que se trabaja. El factor humano es lo mas importante, ya que si se cuenta con tecnología de punta, pero con personal no calificado o en desacuerdo con el desarrollo del Centro de Computo optara por renunciar, o bien por seguir rezagando al mismo Asimismo la capacitación es importantisima, ya que si no hay capacitación permanente, el personal técnico de la empresa decide abandonarla para buscar nuevos horizontes y mayor oportunidad, aun sacrificando el aspecto económico. El aspecto organizativo también debe estar perfectamente estructurado, y las líneas de mando deben estar bien definidas, evitando de esta manera la rotación innecesaria de personal, la duplicidad de funciones, las líneas alternas de mando, etc. y que conllevan al desquiciamiento de la estructura organizacional. Hablando de seguridad, es indispensable el aseguramiento del equipo y de las instalaciones, así como de la información, el control de los accesos también es punto fundamental para evitar las fugas de información o manipulación indebida de esta. El Departamento de informática es la parte medular de la empresa, es en donde los datos se convierten en información útil a las diferentes áreas, es donde se guarda esta información y por consecuencia, donde en la mayoría de los casos se toman las decisiones importantes para la empresa. En el desarrollo de software es necesario cumplir con metodologías que permitan la creación de sistemas informáticos de alta calidad y confiabilidad. El Sistemas de facturas que se pretende implantar en el Departamento de Informática de "Geo Hardware and Software", para que cumpla con el objetivo que se planteo en un principio, y ayudar con el proceso administrativo de control de facturación en la empresa. Estas mejoras serán mas notorias, cuando se reduzcan los tiempos en que tarda la información en estar disponible, lo que se traduce en un mejor servicio al cliente (clientes y empresas afiliadas). Además al realizar la presente auditoria nos damos cuenta que dentro del ambiente empresarial es de vital importancia contar con la información lo más valiosa que sea, a tiempo, de forma oportuna, clara, precisa y con cero errores para que se constituya en una herramienta poderosa para la toma de decisiones, viéndose reflejada en la obtención de resultados benéficos a los fines de la organización y justificar el existir de toda la organización o empresa. Lo anterior encaminado a justificar el uso de la auditoria informática dentro de la organización así mismo como controlar el manejo de los recursos de la organización en beneficio y en dirección paralela a los objetivos de dicha organización. Diseño e implantación de sistemas de información y procesamiento de datos para empresas Indice 1. Parte I: Análisis y diseño de sistemas 2. Parte II: Selección del equipo e implantación del sistema 1. Parte I: Análisis y diseño de sistema Introducción Con el fin de implantar un sistema de información comercial, es necesario llevar a cabo un estudio de factibilidad. El primer paso del estudio es hacer un análisis del sistema actual (es decir un Análisis de sistemas). Este primer paso culmina en un informe de investigación exploratoria que es revisado por la alta gerencia para determinar si es factible o no el llevar a cabo el proyecto de sistema. Diseños de sistemas es el segundo paso y el mas creativo en la realización del estudio de factibilidad, comprende la determinación de los requerimientos del nuevo sistema, esto incluye el trabajar con las personas y resolver los problemas de las áreas. El tercer y ultimo paso del estudio de factibilidad es la selección del equipo una ves que el equipo ha pasado a formar parte integral del nuevo sistema de información de la empresa, al a que se le conoce como implantación de sistemas, se le debe revisar periódicamente con el objeto de hacer mejoras. El propósito de este trabajo es estudiar los pasos que se siguen en un estudio de factibilidad y la implantación del proyecto de un sistema. En el estudio de factibilidad se siguen estos pasos principales: 1. Análisis del sistema, incluyendo un informe de investigación exploratoria. 2. Diseño de sistemas. 3. Selección del equipo. El primer paso se enfoca en el análisis de sistemas que es una revisión completa y comprensiva del sistema actual; este análisis le permite al comite de estudio de factibilidad hacer comparaciones validas entre el sistema actual y las muchas alternativas de sistemas factibles, proporcionando con ello una base para la preparación del informe de investigación exploratoria dirigido a la alta gerencia. Una vez que se ha tomado la decisión de implantar un nuevo sistema de información para el negocio, se especifican los detalles del sistema. El segundo paso del estudio del factibilidad es el diseño del sistema en esta fase son necesarias la imaginación y la creatividad; de otra manera algunas de las debilidades básicas y de los problemas relacionados del sistema existente serán duplicados inconscientemente por el grupo de procesamiento de datos. Propósito Del Estudio De Factibilidad El propósito principal de un estudio de factibilidad, es determinar la factibilidad o no factibilidad de aplicar nuevos procedimientos de procesamiento de datos y/o equipo a áreas funcionales seleccionadas de una organización. En general se comienza el proyecto de un sistema como una respuesta a algún problema. Estos problemas pueden conducir a un estudio de sistemas que a su vez lleva a la modificación del sistema actual o al desarrollo de uno nuevo. Después de hacer un análisis completo de todos los hechos que afectan al (los) problema (s), el grupo del estudio de factibilidad puede llegar a una de dos conclusiones; una de ellas radica en que el sistema de procesamiento de datos actual del negocio es superior a cualesquiera de los nuevos sistemas estudiados. La otra conclusión puede ser en que uno o mas sistemas nuevos una vez hechas las debidas consideraciones al aspecto financiero, parecer ser superiores al sistema actual. Nunca sale sobrando insistir en la importancia de hacer un trabajo completo; es en extremo esencial para el bienestar futuro de una organización que este proceso que lleva tiempo sea realizado de la manera mas metódica y precisa. Un intento a medias con frecuencia llevara a la organización a una conclusión prematura acerca del nuevo sistema. Solo después de la instalación se hacen evidentes los hechos reales, que con frecuencia resultan en problemas grandes y/o costos mas altos de procesamiento de datos. Entonces la necesidad de realizar una búsqueda sistemática cuidadosa es una obligación si se desea instalar un sistema de información comercial eficiente. Establecimiento Del Comite De Estudio De Factibilidad Para iniciar el proyecto de estudio de sistemas la alta gerencia debe de formar un grupo que haga el estudio de factibilidad. Normalmente, se forma un comité ejecutivo que da dirección a este grupo. Muchas veces entre los miembros de un comité ejecutivo se encuentran unos o mas de los siguientes: • Presidente del consejo de administración. • Presidente ejecutivo. • Vice-presidentes, etc. Estos comités de alto nivel no solo supervisan lo que hacen el comite de estudio de factibilidad, si no que también acrecientan las oportunidades de éxito debido a su rango y estatus. Una vez establecida la membresía de estas personas, la tarea inicial de este comité ejecutivo consiste en emitir una declaración escrita en la cual se establezca que se ha formado un comité de estudio de factibilidad. Esta declaración debe establecer que ajustes en el personal y en los trabajos pueden ser requeridos para hacer el cambio. Una acción concurrente con la preparación del memorando escrito por parte del comite ejecutivo es la selección del comité de estudio de factibilidad. Este ultimo comite tendrá la autoridad y la responsabilidad para evaluar y posiblemente implantar un nuevo sistema de información para el negocio, el comité a su vez deberá dar cuenta de sus acciones. La cantidad de los participantes dependerá de varios factores; los siguientes son los mas importantes: • El tamaño de la organización. • La cantidad de divisiones y departamentos. • El grado de centralización y descentralización. • La cantidad de funciones comerciales consideradas para las nuevas aplicaciones del procesamiento de datos. • Las habilidades y aptitudes del personal de organización. • Las restricciones del presupuesto. • Las consideraciones de tiempo. Si un sistema de información abarca a la organización completa se seleccionara a un miembro de cada una de las áreas funcionales; de ahí que es necesario que dentro del estudio de factibilidad haya personas con experiencia en computación y programación, quienes por lo general desconocen los métodos y procedimientos de la organización. Se recomienda que al menos una persona le dedique todo su tiempo al estudio de factibilidad; este individuo encabezara al grupo y dirigirá el estudio de manera que conserve su impulso inicial. Definición Del Alcance Del Estudio De Factibilidad La determinación de quienes serán los que integren los dos comités (el comite ejecutivo y el de estudio de factibilidad) conduce a la interrogante de: ¿Cuales serán los asuntos que se incluirán en el estudio de factibilidad? Corresponde al comité ejecutivo definir el alcance del estudio del procesamiento de datos. Una vez que el comité ejecutivo a fijado el alcance el comité de estudio de factibilidad lleva a cabo las siguientes etapas de la investigación exploratoria, estos pasos son los siguientes: 1. Selección de los objetivos deseados. 2. Definición del problema. 3. Determinación de un programa de avance realista. Selección de los objetivos deseados La formulación de los objetivos es el punto de unión de los esfuerzos del comite ejecutivo y del comité del estudio de factibilidad los objetivos no solo obligan a la alta gerencia a pensar con seriedad acerca del futuro de la organización si no que también realzan problemas pequeños que se pudieron haber pasado por alto. La experiencia indica que un estudio de factibilidad se lleva a cabo con mucha mas "suavidad" cuando se han definido con mayor claridad los objetivos. Los objetivos deseados por la gerencia pueden tomar muchas direcciones; Estos se pueden centrar alrededor de un criterio de ahorro de costos; en tales casos se debe de dar consideración a los beneficios tangibles e intangibles con el fin de que la evaluación sea completa y realista. Otros objetivos pueden ser enfatizados en la obtención de una información mas oportuna y rápida para las decisiones administrativas; en realidad este criterio esta dirigido a la reducción de costos así como a proporcionar un servicio mas rápido a los clientes en forma ideal, un sistema nuevos es aquel que puede cubrir tantos objetivos como sea posible y al mismo tiempo, reducir los costos de la organización. La alta gerencia pueden considerar otros objetivos tales como la eliminación de los servicios conflictivos y superpuestos de la organización. Un objetivo muy importante consiste en que se pueden hacer verificaciones y obtener saldos conforme a los datos se procesan con los que se elimina la necesidad de la verificación manual, esto será parte del control interno del nuevo sistema. Sin importar cuales sean los objetivos que se incluyan como marco de referencia un objetivo importante de cualquier estudio de factibilidad es lograr que la compañía obtenga un ingreso neto mayor después de considerar todos los factores tangibles e intangibles e intangibles que intervienen. Es preciso recordar que los objetivos deseados pueden modificarse con posterioridad si se encuentran que no son realistas. Definición del problema Una vez determinados los objetivos el comité de estudio de factibilidad, se define el problema con una mayor precisión. Corresponde al equipo de estudio especificar las áreas que serán determinadas en detalle; al hacer esto el grupo debe de asegurarse de que el alcance del estudio de factibilidad es compatible con los objetivos. Definido el problema de la manera mas precisa posible dentro del alcance del estudio, el equipo de estudio tendrá pocas dudas acerca de las áreas que serán cubiertas por la investigación. Determinación de un programa de avance realista La siguiente etapa en la investigación exploratoria es la preparación de un programa de avance para el estudio completo de sistemas. Un estudio tal se llevara a cabo durante un largo periodo de tiempo, que puede comprender desde muchos meses hasta varios años. Para que un estudio tenga éxito se debe de realizar con la suficiente profundidad y estar planeado cuidadosamente. Esto significa que el factor tiempo es de importancia secundaria. Cuando se desarrolla un programa de avance, el comite del estudio de factibilidad determina la cantidad de trabajo necesario para cada etapa del cambio de sistemas y cuales son los recursos en términos de personal y habilidades que se necesitaran. De igual manera se debe de prestar consideración a las siguientes áreas: • Entrenamiento. • Programación. • Depuración. • Puesta a punto de programas. • Entrega del equipo. • Requerimientos físicos del equipo y su instalación. • Desarrollo de archivos. • Entrega de nuevas formas y suministros. • Actividades de conversión. Partes principales del proyecto de sistemas El periodo de tiempo requerido para la implantación del sistema comprende cerca de dos tercios del esfuerzo total requerido para un cambio de sistema. Retroalimentación en el proyecto del sistema El grupo de estudio responsable de la programación no solo debe preparar un programa realista, si no que también debe de estar en posición todo el tiempo de informar si el estudio va adelante, atrasado o de acuerdo a lo programado. El comité del estudio de factibilidad emitirá informes periódicos al comite ejecutivo sobre la marcha del proyecto. En estos se incluye información que es decisiva para el estudio como cuales son las áreas-problema y las demoras ocurridas. Es necesario, para controlar el proyecto, la utilización del "principio de excepción" en los informes de avance. Análisis De Sistemas: Investigación Detallada Del Sistema Actual La investigación detallada del sistema actual, a la que comúnmente se hace referencia como análisis de sistemas es el siguiente trabajo de los diversos grupos de estudio o analistas de sistemas del comité de estudio de factibilidad. El análisis de sistema comprende la recopilación, organización y evaluación de los hechos acerca del sistema actual y del ambiente en el cual opera. Por lo general los equipos de estudio dedican todo su tiempo a llevar a cabo esta tarea debido a que consume mucho tiempo. La investigación de las entradas existentes, de los métodos y procedimientos, del flujo de los datos, de las salidas, archivos y del control interno, para nombrar solo las mas importantes, nunca deben de ser casuales. Es precisa una revisión intensiva con el fin de comprender en su totalidad al sistema actual y los problemas relacionados con el. No se excluye ningún área a menos que no tenga relación con el alcance del estudio en términos de los objetivos deseados y de la definición del problema por lo tanto, la búsqueda o análisis será integral e incluirá las siguientes áreas: Áreas sujetas a análisis Descripción 1.- Revisión de los hechos históricos. En ellas se identifican los logros u los puntos importantes que han influenciado a la organización a lo largo del tiempo. .2.- Análisis de las entradas. En esta área se identifica en donde se usan lo documentos fuentes para capturar los datos originales. 3.- Revisión de los métodos y procedimientos. En esta fase se trata de comprender las relaciones entre las entradas, los archivos que se tienen y las salidas. 4.- Revisión de los archivos. Esta fase permite que logre la comprensión de la cantidad y tamaño de los archivos conservados por los departamentos. 5.- Análisis de las salidas. Aquí se determinan que tan bien, los informes actuales cubren las necesidades de la organización. 6.- Revisión del control interno. Señala los puntos de control que son críticos para el mantenimiento de las operaciones eficientes del proceso de datos. 7.- Análisis de los requerimientos de personal actuales. Ayuda a precisar el personal actual en términos de la clase por habilidad y por la escala de salarios. 8.- Revisión de los volúmenes actuales de trabajo. Identifica las cargas de trabajo promedio y pico, así como las cargas de trabajo al final del mes. 9.- Revisión de otros requisitos y consideraciones. En este paso se localizan las partidas importantes que sean criticas al sistema actual. Diagrama de flujo del sistema actual El mejor método para organizar los hechos obtenidos en la investigación anterior consiste en utilizar alguna forma de diagrama de flujo. El diagrama de flujo del sistema permite localizar el origen de los datos de entrada determinar su paso a través de cada fase de proceso y de comunicación hasta ser archivados y finalmente señala como y cuales son los archivos de salida deseados, muchos de ellos en forma de informes. El diagrama de flujo de las operaciones actuales no solo organizan los hechos, si no que también ayuda a determinar las lagunas y duplicaciones en los datos obtenidos. Esencialmente, el diagrama de flujo permite reunir los daros actualizados en una relación significativa para los miembros del comité de estudio de factibilidad. Costos y beneficios del sistema actual Una de las razones principales para revisar las operaciones actuales es determinar su costo. El costo se analiza por departamentos ya que esta es la base mas común para los informes y proporciona un medio excelente de comparar los costos del nuevo sistema. Se deben de establecer los beneficios del sistema actual con el objeto de compararlos en una fecha posterior con cada una de las alternativas propuestas. Muchos de estos beneficios se miden en forma precisa mientras que otros son intangibles por su misma naturaleza y requieren de un evaluación final del sistema actual y de las alternativas propuestas, primero se comparan los costos y los beneficios tangibles. Si el sistema alternativo propuesto satisface la tasa de rendimiento sobre la inversión establecida por la organización, no hay problema. Estudios de costos que abarquen cinco años La proyecciones de costos normales para el sistema propuesto en un estudio de factibilidad cubren un periodo de 5 años, comenzando con la implantación del nuevos sistema. La razón de esta: si se selecciona una computadora se debe de considerar que a partir de la fecha de la selección del equipo (paso final en el estudio de factibilidad) y por cerca de un año no estar procesando sobre una base diaria. Así mismo el equipo debe de ser capaz de manejar la carga de trabajo de la organización de al menos tres años hasta cerca de cinco años. Por lo tanto una proyección de costos que abarque cinco y que comience después de la terminación del estudio de factibilidad es un criterio realista para la presentación y propuesta de los sistemas. Alternativas Al Sistema Propuesto Una vez que se ha tenido analizado cuidadosamente cada una de las áreas funcionales importantes para el estudio del sistema actual, se desarrolla un conjunto de alternativas de procesamiento con el fin de seleccionar la mejor. Cada una de las alternativas no será desarrollada con la misma profundidad que el estudio del sistema actual. De otra manera un esfuerzo tal incrementaría los requisitos de mano de obra y de tiempo del estudio mas allá de su alcance y presupuesto. Antes de que se pueda desarrollar las alternativas factibles del sistema se definen con claridad las especificaciones del sistema propuesto; estas especificaciones se determinan a partir del planteamiento de los objetivos deseados. Las siguientes son algunas de las especificaciones requeridas para el sistema, mismas que se definen con claridad y de conformidad con los objetivos del estudio: • Los datos de entrada de los documentos fuentes originales que van a ser procesados por el sistema. • Los métodos y procedimientos que muestren las relaciones de los datos de entrada con los archivos y de los archivos con las salidas originadas por los datos procesados por el sistema. • Las salidas que se van a producir, haciendo gran énfasis en los informes gerenciales que utilicen el "principio de excepción". • Los volúmenes de trabajo y las consideraciones de tiempo para los períodos presentes y futuros, incluyendo los períodos pico. Un punto de partida para compilar las especificaciones mencionadas con anterioridad es desarrollar primero las salidas; después que se han determinado las salidas, es posible inferir cuales son las entradas y los archivos requeridos y cuales son los métodos y procedimientos a ser empleados. Las cargas futuras del nuevos sistema se definen para las entradas, los archivos y las salidas en términos de cargas promedio y pico, ciclos y tendencias. La función del asesor en el desarrollo y selección de una alternativa al sistema El punto de partida para desarrollar alternativas factibles al sistema es una comprensión clara de los requisitos del nuevo sistema. La experiencia del asesor externo resulta de gran valor para el grupo de estudio. El conocimiento del asesor puede ayudar en gran medida a reducir la cantidad de soluciones prometedoras. Asimismo el asesor puede hacer notar las desventajas de un cierto enfoque que pudiera haber sido impulsado fuertemente por algunas personas. La objetividad del asesor aumenta las posibilidades de la organización de desarrollar alternativas variables del sistema y de seleccionar la optima cuando se juzgan los meritos y desventajas de un sistema nuevo. Costos y beneficios tangibles de cada alternativa de sistema Después de desarrollar las alternativas factibles al sistema el siguiente paso es determinar los ahorros anticipados y los costos para cada una de las alternativas. Los costos se dividen en dos categorías, a saber: 1. Costos en los que se incurren una vez. 2. Costos de operación habituales. Los costos principales en los que se incurren una vez son aquellos relativos al estudio de factibilidad, entrenamiento de personal de programación y de operación, diagramación detallada de todas las aplicaciones consideradas en el estudio de factibilidad, programación y verificación de los programas para el sistema nuevo, operaciones en paralelo en las cuales el nuevo y el antiguo sistema operan en forma concurrente, conversión de archivos, preparación del lugar, actividades de conversión del sistema actual al sistema nuevo, y suministros y equipos diversos. De manera semejante los costos de operación habituales incluyen la renta mensual o depreciación de la computadora y el equipo relacionado con ella, el mantenimiento de equipo, la sala de procesamiento de datos, el mantenimiento de los programas, suministros y formas de la computadora y del equipo relacionado y costos adicionales diversos. Beneficios intangibles por cada alternativa al sistema Pueden quedar al descubierto ciertos números de beneficios intangibles o factores cualitativos al estudiar las contribuciones potenciales del nuevo sistema a las actividades y problemas de la organización. Un sistema nuevo afecta no solo en los externo sino que también el lo interno en términos de informes de resultados mas rápidos y frecuentes además de la presión, la velocidad y la flexibilidad del equipo automático de procesamiento de datos le permite a la administración tener mas tiempo para planear y organizar las actividades y a su dirigir y controlar de acuerdo con el plan original. Comparaciones entre los sistemas alternativos y el sistema actual El comité de estudio de factibilidad esta en posición de comparar las alternativas al sistema con el existente a través del análisis hecho de los factores importantes. Hay dos criterios para evaluar las alternativas: • Identificar y enlistar los beneficios y costos importantes (tangibles e intangibles) • Utilizar técnicas de simulación de la investigación de operaciones para determinar los posibles resultados de los sistemas alternativos. Informe De La Investigación Exploratoria Para La Alta Gerencia A la conclusión de los estudios anteriores se ha acumulado una amplia información que permite hacer recomendaciones finales a la alta gerencia. El informe de la investigación exploratoria, cuyos autores son el comité del estudio de factibilidad es un informe firmado para el comite ejecutivo. El informe estará orientado a las finanzas ya que estas comprenden grandes sumas de dinero. Se incluye la información importante que tiene una relación directa o indirecta con finanzas. El contenido de este informe debe ser tan objetivo como sea posible de manera que se seleccione el mejor sistema de información comercial. El equipo deberá de satisfacer las necesidades del sistema que se ha desarrollado en lugar de que el sistema sea alterado para satisfacer las necesidades de un cierto equipo. Factibilidad (o no factibilidad) de aplicar el procesamiento de datos Cuando se dispone de numerosas alternativas es difícil determinar la factibilidad de implantar un sistema nuevo. La comparación de los muchos sistemas propuestos es una tarea de gran envergadura. Cuando se presta a consideración a los beneficios tangibles e intangibles se establece la factibilidad de implantar un nuevos equipo y técnicas de procesamiento de datos, entonces la pregunta que surge a continuación se relaciona con cual de las proposiciones es la mejor cuando se evalúan todos los factores críticos. Puesto que el trabajo principal del comité consiste en seleccionar la mejor alternativa factible la ponderación de los factores cuantitativos y cualitativos haciendo énfasis en el futuro de la organización (patrones de crecimiento y problemas relacionados) ayuda a resolver el dilema. Cuando se ha llegado a la concordancia en el grupo acerca de las alternativas particular al sistema, se prepara un informe completo que establezca sus recomendaciones. El informe le da a la gerencia una oportunidad de examinar los datos y de estimar su validez y merito, también le proporciona una base sólida para realizar una critica constructiva del proyecto de sistema. Un gasto considerable de tiempo, esfuerzo y costo en la investigación exploratoria puede resultar en la no factibilidad de aplicar un nuevo equipo y técnica de proceso de datos. Se puede llegar a esta conclusión si se limita inicialmente el alcance del estudio. En lugar de extender la definición del problema a muchas áreas de la organización; el estudio se restringe a áreas en donde el progreso en términos de nuevas mejoras técnicas ha sido lento o no existente y por lo tanto, el área no se presta para instalar un nuevos equipo de procesamiento de datos o por alguna otra razón. Esta situación se puede evitar con la ayuda de los asesores externos o de personal de la compañía que conozca el procesamiento de datos y sea capaz de sugerir áreas fértiles para el estudio de factibilidad. Comenzar a ciegas la investigación exploratoria sin ninguna idea de los resultados solo da como resultado un desperdicio de esfuerzos y pone en duda la capacidad de la alta gerencia. Diseño de sistemas: determinación de los requerimientos del nuevo sistema Aun cuando en el informe de la investigación exploratoria se ha establecido una alternativa al sistema, dentro del esquema de trabajo del diseñador de sistemas hay innumerables criterios disponibles. Estos criterios pueden ser adaptados a partir de la experiencia pasada así como de un conocimiento amplio de los enfoques que han tenido éxito en otras instalaciones. La diversidad casi infinita de los diseños alternativos hace de la tarea un desafió, usualmente los participantes en el informe de la investigación exploratoria a la gerencia son los que llevan a cabo el diseño de la alternativa recomendada. si los diseñadores del sistema no forman parte del grupo, se les contrata o se les lleva a el. También se necesita personal adicional que represente los diversos departamentos afectados por los cambios en el sistema. Esto es muy necesario debido a que la participación y la cooperación de todas las áreas funcionales, representadas por su personal departamental, es la clave para implantar un nuevo sistema exitosamente. Requerimientos del nuevo sistema Después que el diseñador de sistemas ha revisado los datos del sistema actual y la información contenida en el informe de la investigación exploratoria, en particular la recomendación del sistema se determinan los requerimientos del nuevos sistema. Entre los requisitos principales se incluyen: Requisito Descripción 1.- Formulación de nuevas políticas Deben de ser consistentes con los objetivos de la organización Se refiere a la necesidad de reducir la complejidad y la cantidad de excepciones del sistema. 2.- Entradas planeadas Se enfoca en la captura inicial de los datos-fuente en un forma inicial procesable por la maquina cuando se diseña un nuevo sistema son importantes lo elementos de restricción de tiempo en la entradas y las variaciones en los volúmenes de ingreso. 3.- Nuevos métodos y procedimientos Se refiere al diseño de nuevos métodos y procedimientos que produzcan las salidas deseadas dadas ciertas entradas y archivos de datos. 4.- Archivos de datos que es necesario llevar Se refiere a la cantidad de datos que estarán contenidos en los archivos, ya sea que tales archivos estén en línea o fuera de línea. El diseño eficiente de sistemas señala que los almacenamientos de datos se deben conservar a un nivel mínimo. 5.- Salidas necesarias Se centra en el desarrollo de una salida que satisfaga los requerimientos del usuario. Es aconsejable que los usuarios de la información trabajen junto con los diseñadores de sistemas con el objeto de que se especifican bien el formato, el grado de detalle deseado, el grado de precisión deseado y la frecuencia del informe. 6.- Consideraciones del control interno Se refiere al establecimiento de puntos de verificación y control que aseguren que lo que se ha procesado es preciso, de igual manera el control interno se centra en asegurarse de que ninguna persona tenga la responsabilidad total sobre la operación entera. Es preciso observar que se debe diseñar al nuevo sistema en términos generales. El diseñar un sistema considerando solo un proveedor de equipo es restrictivo, reduce el potencial del sistema y con frecuencia también reduce el éxito final del sistema proyectado. Factores humanos Los requisitos anteriores del nuevo sistema no quedan completos hasta que se consideren los factores humanos en la codificación y la representación de los datos. Los diseñadores de sistemas deben de considerar el elemento humano así como los procedimientos, datos y maquinas antes de que finalicen cualquier diseño. Cuando resulta ser necesario hacer un trueque ,se le da preferencia al elemento humano sobre las maquinas. Es preciso identificar los errores sistemáticos, hasta el grado en que se puedan detectar. Todavía mas también debe de diseñarse un sistema de manera que sirva como interfaz para cualquiera que desee estar en contacto con sus resultados. Este requisitos e aplica igualmente a las necesidades así como a las de los clientes. Diseño Del Nuevo Sistema La determinación de los requerimientos anteriores se realiza concurrentemente con el diseño del nuevo sistema; después de todo un sistema no es nada mas que el total de sus partes. El diseño de un sistema implica tomar decisiones acerca de cada una de sus partes; entradas planeadas, archivos a ser mantenidos, salidas deseadas y métodos y procedimientos de procesamiento de datos que eslabonen las entradas con las salidas. Pasos del diseño de sistemas • Determinar las entradas, los archivos y las salidas de información. • Diseñar muchas posibilidades de diseño de sistemas a través de un criterio de bloques o modular. • Preparar los diagramas de flujo que muestren las relaciones modulares. • Seleccionar las alternativas mas adecuadas. • Comparar los beneficios tangible e intangibles. • Seleccionar el diseño que mejor satisfaga los requisitos. • Preparar los diagramas de flujo y las tablas de decisión. • Documentar el diseño final para el concurso de proveedores. En las dos primeras etapas de ellas se determina y se diseña el nuevo sistema; en las etapas restantes se presenta un método de resolver el diseño final de sistemas. Básicamente, se dibujan diagramas de flujo con el objeto de apreciar los meritos de las muchas alternativas al sistema modular junto con el personal adecuado de la compañía. Después de considerar tantos diseños de sistemas como sea posible, se hace evidente que algunos de ellos son mas atractivos que otros. Mientras mas prometedores a la alternativa, mas se les debe de investigar. Es preciso observar que antes de seleccionar el sistema final se pueden evaluar los diseños alternativos del sistema observados que no están cubiertos en el informe de la investigación original. Diagramas de flujo y documentación del nuevo sistema Un paso importante, es la preparación de los diagramas de flujo del sistema final para el sistema nuevos recomendado. Estos diagramas de flujo se dibujan sin especificar el equipo que se ordenara. La precisión, la sencillez y facilidad de comprensión son los componentes esenciales ya que personal no técnico los revisara y los evaluara. Concepto modular o construcción por bloques Se debe de enfocar el diseño del nuevo sistema considerando el concepto de modular o construcción de bloques; esto implica el identificar todos los requisitos del sistema mencionados anteriormente cada una de estas funciones individuales aplicando el proceso de manera iterativa de arriba hacia abajo. El análisis resultante se representa por un diagrama de árbol invertido en donde las funciones principales que se encuentran en la parte superior se descomponen en forma sucesiva en funciones individuales de procesos de datos en las ramas mas bajas del árbol. 2. Parte II: Selección del equipo e implantación del sistema Introducción Con la terminación de las dos primeras etapas del estudio de factibilidad, o sea el análisis de sistemas y el diseño de sistemas, el comité del estudio de factibilidad esta listo para llevar a cabo la última etapa principal del estudio de factibilidad, la cual consiste en la selección del equipo de procesamiento de datos la selección final del equipo mas adecuado con toda probabilidad requerirá que se hagan algunas modificaciones a los sistemas. En efecto el informe de la investigación exploratoria dirigido a la alta gerencia puede tener que ser modificado durante esta etapa. Es posible que estas modificaciones sean importantes pero comúnmente no los son. Esta es la razón para incluir la selección del equipo dentro del esquema de trabajo del estudio de factibilidad o no factibilidad de la aplicación de un nuevo equipo de procesamiento de datos no se establece completamente si no hasta que se coloca las ordenes con los fabricantes respectivos. Además se examinan los factores significativos que intervienen en la selección del equipo de procesamiento de datos así como datos importantes para la implantación del sistema la revisión periódica del nuevo sistema en busca de posibles mejoras. Criterios Para Selección Del Equipo Para una conclusión exitosa del estudio el criterio de selección del equipo que adopte el comité de estudio de factibilidad es importante si bien se emplea dos métodos básicos en las selección del equipo solo uno de ellos se recomienda. Criterio recomendado El criterio recomendado consiste en presentar a cada uno de los proveedores fabricantes diagramas de flujo y tablas de decisión en donde se delineen las especificaciones del nuevos sistema. Esta información incluye: Información general acerca de la compañía, sus planes futuros de procesamiento, y una lista de las especificaciones del nuevos sistema. Las particularidades que se refieren a esta especificaciones serán cubiertas en las secciones subsecuentes. Criterio alterno El segundo criterio es ilógico desde sus fundamentos puesto que pasa por alto, los datos compilados por el estudio de factibilidad a la fecha y le solicita a los proveedores fabricantes del equipo que hagan una investigación propia, en pocas palabras, los proveedores fabricantes llevan a la compañía su propio personal de sistemas para estudiar el sistema actual y diseñan un nuevo sistema ajustado o su propio equipo. Sobre esta base se determina el tiempo de la operaciones y los ahorros de costos. El problema del tiempo es otro factor importante ya que cada proveedor fabricante debe de conducir una larga revisión de sistemas. Por ejemplo supóngase que hay cinco proveedores compitiendo y que cada uno se toma un mes revisando el sistema actual. Esto significa casi medio año de tiempo perdido mas las interrupciones continua en las operaciones corrientes. Debido a la capacidad del proveedor de reunir todos los hechos pertinentes en el tiempo asignado sus recomendaciones son deficientes y muchas veces se sugieren sistemas imprácticos por lo tanto, es obvio que este segundo criterio debe de ser descartado en definitivo. Selección Del Equipo La selección del equipo la realiza el grupo de estudio al terminar el diseño de sistemas. Sus etapas básicas incluyen: 1. Determinar quienes serán los proveedores fabricantes del equipo. 2. Convocar a concurso a los proveedores fabricantes del equipo. 3. Evaluar las propuestas de los proveedores fabricantes. 4. Seleccionar al proveedor fabricante del equipo. Determinación De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo Antes de presentar los datos necesarios del equipo, se entra en contacto con su representantes y se le invita a una reunión de orientación acerca del sistema propuesto; durante el curso de la reunión se les instruye acerca de las áreas a ser convertidas al del nuevo sistema; acerca de los problemas generales que encontraran de los volúmenes aproximados (presentes y futuros) y de otros datos importantes. Hecho esto, cada fabricante indicará por escrito si desea o no recibir una invitación a concurso. La razón para este enfoque es obvia. No hay necesidades de preparar un paquete de especificaciones, diagramas de flujo, tablas de decisión, y material similar si el proveedor no tiene interés en concursar con respecto al nuevo sistema diseñado. La mayoría de las organización que están llevando a cabo un proyecto de sistemas de procesamiento de datos, han considerado algún tipo de equipo basándose en el informe de la investigación exploratoria. Convocatoria A Concurso Para Los Proveedores Fabricantes Ya que los proveedores, fabricantes del equipo han enviado carta manifestando su interés la compañía hace una convocatoria a concurso y la dirige a los proveedores interesados. Gran parte del material necesario para hacer la convocatoria a concurso se toma directamente de los datos contenidos en el informe de investigación exploratoria y de los desarrollados durante el diseños de sistemas. El contenido de la convocatoria incluye las siguientes áreas: • Información general acerca de la compañía. • Planes futuros para el procesamiento de datos. • Especificaciones del nuevo sistema. • Diagramas de flujo del nuevo sistema. • Datos a ser adelantados por cada proveedor fabricante. Evaluación De Propuestas De Los Fabricantes Proveedores Es necesario darles a los proveedores fabricantes un tiempo razonable para que preparen sus propuestas, en la mayoría de los casos lo adecuado seria 60 días aproximadamente aunque en los sistemas grandes y avanzados talvez sean necesarios algunos meses mas. Es posible desarrollar muchos criterios para evaluar las propuestas de los fabricantes proveedores. Entre estos tenemos: Criterio Descripción 1.- Extensión de la automatización propuesta Se refiere a la cantidad de equipo nuevo de procesamiento de datos que es propuesta para el nuevo sistema. 2.- Desempeño total Se refiere a la cantidad de datos que pueden ser procesados por el sistema de computo dentro de un periodo de tiempo especifico. 3.- Tipo de equipo Se enfoca en la marca, numero de modelo y la cantidad del equipo básico y periférico relacionado junto con sus capacidades, características de operación y técnicas. 4.- Entrega del equipo Se refiere al tiempo de entrega definitiva del equipo junto con el tiempo necesario para verificar el mismo basándose en las premisas del usuario. 5.- Requerimientos de instalación Se refiere a las dimensiones y peso de cada una de las pieza que forman el equipo junto con los requisitos de potencia y alambrado necesario para si instalación dentro de la empresa. 6.- Soporte o asistencia del proveedor Se refiere a la cantidad y tipo de soporte o asistencia que se espera de los proveedores fabricantes del equipo. 7.- Disponibilidad y calidad del soporte lógico (software) Se centra en el apoyo del soporte lógico (software) que soporta el equipo. 8.- Contratos de mantenimiento Se refiere a la conservación del equipo en un buena condición operativa usualmente el fabricante proveedor proporciona sin costo este servicio bajo el contrato de venta, pero esto no es así cuando se compra el equipo. 9.- Otras cnsideraciones Incluye la capacidad para manejar excepciones y partidas poco usuales, la disponibilidad de maquinas compatibles para procesar datos en una emergencia los costos de tiempo extra y cosas similares. Selección De Los Proveedores Fabricantes Del Equipo La selección de los proveedores fabricantes del equipo es una tarea difícil para el comité del estudio de factibilidad. El proceso de selección es mucho mas fácil si el equipo propuesto es idéntico al que se tiene en todos sus propósitos prácticos. Tabla de decisión para el proceso de evaluación Uno de los métodos para evaluar el equipo es la utilización de una tabla de decisión. El empleo de una tabla de decisión para hacer la evaluación final no solo define los criterios importantes en una notación compacta, si no que también que se haga una evaluación objetiva ya que los valores se han de determinar antes de recibir las propuestas del proveedor fabricante. Método de ponderación para el proceso de evaluación Un criterio alternativo para seleccionar el equipo es el método de ponderación que consiste en asignar diferentes valores de peso a cada uno de los criterios. A cada proveedor fabricantes se le da una evaluación para cada factor de ponderación en la mayoría de los casos la calificación es menor que el valor absoluto del factor de ponderación. Firma del contrato para el equipo La firma del contrato de para el equipo por un ejecutivo de alto nivel que ha estado en contacto con los dos comités lleva el estudio de factibilidad a su termino formal, sin embargo antes de que se firme oficialmente el contrato, el ejecutivo haría bien en presentar el contrato al abogado para que lo interprete y le añada los addendums necesarios para proteger al usuario. El análisis de sistemas, el diseño de sistemas y la selección del equipo que son los pasos principales comprenden aproximadamente un tercio del tiempo total usado en el proyecto de sistemas. En el periodo que sigue no solo se empleara mas tiempo que en el estudio de factibilidad si no que también habrá una mayor ingerencia de los recursos de la organización en términos de sus operaciones y personal. El problema de cómo controlar y coordinar las actividades durante el ínterin es un tanto difícil de resolver, aun para el gerente de procesamiento de datos mas experimentado. Cuadro De Implantación De Sistemas Etapa Descripción 1.- Adiestramiento a usuarios Debe de ser a nivel de escuela; se debe llevar a cabo usando los manuales e instructivos obtenidos del diseño de sistemas. 2.- Prueba del sistema por usuarios Es la actividad que reafirma a cada uno de ellos lo que aprendió en el adiestramiento. Es muy importante que ellos produzcan los datos de prueba de acuerdo con el plan de la misma. 3.- Aprobación de resultados de la prueba La aprobación de los resultados de la prueba la deberán hacer los usuarios a la luz de los que su grupo de prueba les reporte al finalizar el tiempo de prueba. 4.- Conversión al sistema Consiste en la implantación de los procedimientos contenidos en los diferentes manuales e instructivos obtenidos en el paso del diseño de sistemas. 5.- Liberación del sistema Consiste en la entrega formal del sistema al usuario por parte de los comités de factibilidad y técnico.