ORGANIZACIÒN

ORGANIZACIÒN Se piensa en la organización como la identificación y clasificación de las actividades requeridas, el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos, la asignación de cada agrupamiento a un agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y las medidas para coordinar horizontalmente ( en el mismo nivel organizacional o en uno similar) y verticalmente ( por ejemplo las oficinas centrales corporativas, la división y el departamento) en la estructura organizacional. La organización es la función administrativa que se encarga de agrupar las actividades realizadas por los individuos que integran o conforman una empresa, con el propósito de obtener el máximo aprovechamiento de los elementos como lo son: recursos técnicos y humanos, en realización de lo que persigue la empresa. La organización es la fase que le sigue a la planeaciòn se anticipa a la a la dirección y control. Organización formal e informal: Organización formal: Es la que esta basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo a un criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es generalmente aprobada `por dirección comunicada a todos a través de manuales de organización, de de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos. En otros términos, es la organización formalmente organizada. Organización informal: Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan pociones en organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos. Se forma a partir de relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal. La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal. Surge a partir de las relaciones e interacciones impuesta por la organización formal para el desempeño de los cargos. La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, poro que surge espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no prevista por la organización formal. División organizacional Organización Funcional: La administración por función reúne en un departamento todas las personas que se dedican a o varias actividades. Es probable que la organización funcional sea la forma más lógica y básica de la departamelizaciòn. Es usada primordialmente por las industrias que ofrecen una línea limitada de productos por que aprovechan con eficiencia los recursos especializados. Organización por Producto: En las grandes empresas es donde se manifiesta principalmente4 esta función organizadora debido a su magnitud y complejidad, es esencial y sin ella no se podría actuar. Para las pequeñas y medianas empresas, cuando la organización es mejorada se obtiene un mayor nivel de competitividad ya que se coordinan mejor sus elementos, maquinaria, mano de obra, mercado. Organización Matricial: Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de las funciones, ya que constituyen la agrupación de personas, de acuerdo a sus funciones, y especialidades para trabajar en conjuntos según el producto producido o servicio prestado. La organización matricial es un enfoque organizador que asigna especialista de diferentes departamentos funcionales, para que trabajen uno o más proyectos dirigidos por un gerente de proyectos. Niveles Organizacionales: División de trabajo: Se basa de dividir los trabajos o labores que se ejecutan en una empresa, de acuerdo al objetivo que se desea obtener y las características profesionales de cada persona. Por Departamentalización: Es la agrupación de órganos o áreas en unidades especificas que también pueden ser llamadas departamentos. Por funciones, por productos, por clientes geografía, por proceso, por proyecto. Jerarquía: Es un patrón de diversos estratos, ocupaciones que se crea para dirigir las operaciones de los niveles subordinados. Coordinación: Es un proceso por medio del cual se integran y convergen todos los esfuerzos empresariales, dirigidos a alcanzar los objetivos propuestos. Tramos de Administración: Los tramos de control se pueden definir como el número de subordinados que un administrador puede dirigir con eficacia y efectividad. Su importancia se refleja en que conforme un administrador asciende en una organización tiene que tratar con un mayor número de problemas no estructurados, de manera que los altos ejecutivos deben tener un tramo menor que los administradores de niveles medios. En gran parte el tramo de control puede determinar el número de niveles y administradores que necesita una organización. Si todos los aspectos que se relacionan en el manejo de la empresa permanecen inmodificados, mientras más amplio sea el tramo de control, más eficiente es el diseño de la organización. Tramos de control estrechos: Ventajas  Se presenta una supervisión estricta.  Se realiza un control riguroso de las operaciones.  Existe una comunicación rápida entre los subordinados y los superiores. Desventajas  los superiores tienden a intervenir en el trabajo de los empleados.  Se establecen demasiados niveles de administración.  Se aumentan los costos por la gran cantidad de niveles.  Existe una distancia excesiva entre el nivel inferior y el superior. Tramos de control amplios: Ventajas  Los superiores se encuentran obligados a delegar funciones.  Deben planearse y establecerse políticas claras en el manejo administrativo.  Se seleccionan cuidadosamente los subordinados. Desventajas  Se tiende a sobrecargar de trabajo a los administradores.  Se puede presentar perdida temporal del control superior.  Se requiere de una gran cantidad y un excepcionar manejo de la administración por parte de los gerentes. Problemas con los niveles organizacionales: • Tiende a reducir la cooperación interdepartamental. • Se muestra inadecuada cuando la tecnología y las circunstancias externas son cambiante e impredecible. • Dificulta la adaptación y flexibilidad a cambio externo. • Tiende hacer que las personas concentren sus esfuerzos en sus propias especialidades. • Existe el factor fatiga. • El hecho de tener varios turnos puede ocasionar diversos problemas. • Aumenta el problema del control de la alta dirección. • Requiere un administrador eficaz en relaciones humanas. Factores que determinan un tramo eficaz Para definir un eficiente y eficaz tramo de control se debe tener en cuenta factores como: 1. La capacitación del administrador debe estar de acuerdo al tipo de objetivos que se pretendan obtener. 2. La experiencia es de vital importancia, ya que esta puede asegurar en un momento determinado la aplicación de correctivos inmediatos. 3. El establecimiento de tareas y responsabilidades deben ser perfectamente expuestos a cada uno de los subordinados. 4. La complejidad de las tareas debe ser evaluada para la contratación del personal idóneo para su desarrollo. 5. El administrador debe ser uno de los que este más familiarizado con los sistemas de información dentro de la empresa. 6. En el tramo de control debe definirse claramente los objetivos y los fundamentos de la cultura organizacional. 7. Por ultimo debe fijarse el tipo de administración a la cual se quiere someter la empresa. Ambiente organizacional: El ambiente donde una persona desempeña su trabajo diariamente, el trato que el jefe puede tener con sus subordinados. Le relación entre v el personal de la empresa e incluso la relación con proveedores y clientes, todos estos elementos van conformado lo denominamos clima organizacional, este puede ser un vinculo o un obstáculo para el buen desempeño de la organización en su conjunto o de determinadas personan que se encuentran dentro o fuera de ella, puede ser un factor de distinción e influencia en el comportamiento de quienes la entregan. En suma, es la expresión personal de la “percepción” que los trabajadores y directivos se forman de la organización a la que pertenecen y que incide directamente en el desempeño de la organización.