VALERY

Sistema Administrativo usado en una Organización: Nombre de la Organización: Ofigrapa 2020, C.A., empresa comercial encargada del ramo de papelería en general. Sistema Administrativo usado: Valery. (Herramienta utilizada por la empresa en el procesamiento de datos). El software administrativo de gestión empresarial Valery, desarrollado por programadores venezolanos de la empresa Cybernetix servicios, C.A., es un novedoso sistema que le ayuda a controlar los procesos administrativos de Facturación, Control de Inventario y Cuentas por Cobrar así como los procesos de Compras y Cuentas por Pagar y le dará un resumen de las operaciones de su empresa a través de los reportes gerenciales. (Procesamiento de datos que realizan en la empresa). Valery representa la solución administrativa de la empresa Ofigrapa 2020 C.A. ya que los procesos administrativos que se ejecutan en la organización están automatizados y facilitan el procesamiento de información que es de vital importancia para toda empresa en la toma de decisiones. Aquí el computador y el software valery representan las herramientas principales en la resolución de problemas administrativos. Actualmente Valery cuenta con las versiones estándar, profesional, contabilidad y nómina. En la empresa ofigrapa 2020, C.A se utiliza la versión profesional cuyas características son: -Manejador de Base de Datos Relacional (SQL) Borland Interbase 6.X Distribución FIREBIRD -Trabaja en Redes Windows® -Imprime en todo tipos de impresoras de Tinta, LÁSER y matriciales. Valery® ---imprime rápido en impresoras matriciales ya que utiliza el modo de emulación DOS exclusivo de Valery®. -Funciona con Gavetas de Dinero y Visores de Precios. -Imprime Etiquetas de Código de Barras. -Lee Códigos de Barra desde Escáner "Interfase Teclado" -Exporta datos a formatos MS-EXCEL, PDF. -Envía Presupuestos, Notas de Entrega y Facturas por Correo Electrónico. -Es posible modificar todos los formatos pre-impresos. -Posibilidad de crear nuevos reportes. -Manejo de Impresoras Fiscales EPSON Y BMATECH. -Manejo de Transacciones de Ventas, Compras, Inventario y Bancos en Dos Monedas, Nacional y Extranjera, por ejemplo Bolívares y Dólares. - Módulo de Pedidos. - Manejo de Productos Importados a través del Expediente de Importación. - Manejo de Inventario por Capas. - Métodos de Inventario LIFO, FIFO, Promedio y último Costo. - Módulo de Devolución Automática. - Informe Gerencial. - Posibilidad de Manejar Múltiples Empresas en un Mismo Computador. Esta función requiere comprar una licencia por cada Empresa Adicional. FORTALEZAS DE VALERY Potente motor de Base de Datos Relacional : ¡Increíble! La misma tecnología que utilizan los bancos ahora disponible para la pequeña y mediana empresa a tráves de Valery® 2.x y sin necesidad de adquirir por separado o pagar adicional por el motor de base de datos relacional . Las bases de datos relacionales son la tecnología más utilizada en las grandes empresa y en internet. ¡Porqué pagar más! Mejor desempeño en redes : Trabajar en redes con Valery® es lo más rápido que usted podrá observar. La nueva tecnología de base de datos permite buscar y grabar información de manera muy rápida. Nuevos Reportes Gerenciales : Los nuevos reportes de Valery® han sido estandarizados para que su contador se sienta como pez en el agua, más fáciles de leer e interpretar. El nuevo editor de reporte es más fácil de utilizar, ahora podrá modificar y adaptar los formatos prediseñados más fácilmente. Nuevos Procesos Administrativos : En la Versión Estándar : Pagos Adelantados en cuentas por cobrar y pagar, ofertas y promociones programadas, múltiples depósitos, múltiples proveedores, etc. En la Versión Profesional : los mismos módulo de la versión estándar más pedidos y backorders, Facturación en lotes, Productos Importados, Planificación de Cobranzas, Intereses de Mora, Comisiones de Ventas Configurables e Informe Gerencial. Pantallas más intuitivas : Las pantallas de Ventas y Compras contienen información al instante, relevante a clientes, proveedores e inventario de productos terminados, tales como: Limite de Crédito, Saldo Disponible, Días de Crédito, Aceptar Cheques. Intercambio de Información entre Aplicaciones: Valery® permite tener una aplicación en varias sucursales e intercambiar datos entre ellas, a través de cualquier medio de interconexión: redes, Internet, diskettes, etc. Compatibilidad con Aplicaciones Estándares : Valery® amplia su capacidad para exportar e importar datos desde y hacia otras aplicaciones del mercado, tales como MS-Word®, MS-Excel®, Lotus® 123, XML, HTML, etc. Disponibilidad de soporte técnico a nivel nacional INTERFAZ VALERY: A continuación se describe la interfaz gráfica de Valery. Carga de Datos Para poder utilizar Valery, es necesario realizar la carga inicial de datos, este proceso consiste en ingresar información en las fichas del sistema, ubicadas en la opción de Menú “Fichas”. Debe ingresar información referente a: Proveedores, Clientes, Vendedores, Inventario de Productos Terminados, Los Servicios que presta la Empresa, Usuarios del Sistema, etc. Este proceso es fundamental para poder emitir facturas de ventas, procesar facturas de compras y para cualquier operación que desee realizar con el sistema Valery. En esta pantalla se agregan los datos de clientes, necesariamente los datos de información fiscal como nombres, apellidos, cédula, RIF, NIT y dirección, igualmente aplica para el registro de proveedores. Aquí se agregan los datos de productos terminados, se le asigna un código, nombre de producto, precio y existencia, una vez incluído el producto, éste pasa a la lista de inventarios. Facturas de Venta Una vez que las fichas han sido cargadas al sistema, ya estamos listos para facturar. Existen dos maneras de facturarles a nuestros clientes: a través de la opción Factura de Venta o a través de la opción Punto de Venta. Los pagos pueden ser en efectivo, cheque, trajetas de débito, crédito, cesta tickets lo cual le da al cliente mayor facilidad para hacer sus transacciones. En la factura de venta se cargan los datos del cliente, si es un cliente nuevo el sistema le pide los datos para registrarlos, luego se cargan los productos que se van a vender se verifica su precio, existencia y se imprime el reporte de factura de venta. Factura de Compra: El procedimiento para la elaboración de las facturas de compras es similar al de las facturas de ventas con la diferencia que no se van a cargar en la pantallas al cliente sino al proveedor al cuál la empresa le va hacer el pedido. Las pantallas de compras son similares a las de ventas. Las Recepciones de Facturas de Compras se ven reflejadas en los siguiente reportes: Cabe destacar que los documentos de compras y ventas y presupuestos pueden ser enviados vía fax modem o correo electrónico, también puede exportar el documento a distintos formatos preestablecidos como lo son el HTML, Excel®, PDF, RTF, etc., para ser editados en otras aplicaciones existentes. Bancos: Otro proceso que se realiza en la empresa es la gestión de cuentas bancarias donde con la ayuda del sistema se obtienen reportes informátivos en cuanto a los saldos en cuentas, depósitos, cheques emitidos, así como las cuentas contables. Problemas en el manejo de información: Como todo sistema de información existen a veces algúnas limitantes que pueden verse como un problema en el manejo de información, entre los cuáles se pueden nombrar: • El sistema opera solo bajo ambiente windows 98 en adelante. • No hay una versión creada aún para Linux. • Utilizan sólo tres tipos de impresoras fiscales: la BMC, EPSON y BMATECH. • Ha presentado fallas en la red cuando opera con windows 2000 profesional. • Podría presentar problemas en la red si se utilizan más de 15 estaciones de trabajo, también cuando el servidor utiliza un sistema operativo superuir al de las demás estaciones. • Para llevar los distintos libros de contabilidad se utiliza la versión contable de valery y los datos deben ser exportados desde la versión administrativa hasta la versión contable.